В планировании деловых поездок и их организации всегда задействовано несколько лиц компании. Такая поездка начинается с выдачи денежных средств командированному сотруднику на выполнение в ходе неё поставленных задач, а заканчивается подготовкой отчетной документации по этим средствам.

В авансовом отчете по командировке отражаются все произведенные сотрудником, как подотчетным лицом, траты, в том числе оплата проезда до места назначения и обратно.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете?

Стандартно для оправдания расходов по командировке сотрудник прикладывает к авансовому отчету оригиналы всех проездных документов. Если авиабилет приобретается в кассе, то  прикладывается его бумажная версия, если онлайн — электронная, а именно маршрутная квитанция (об этом в части ниже). В любом из вариантов билет должен подтверждать договор между пассажиром и перевозчиком, имея все необходимые реквизиты:

  • собственный уникальный номер;
  • дату оформления;
  • информацию о пассажире;
  • данные о перевозчике;
  • номер рейса;
  • время и дату отправления;
  • стоимость;
  • пункт отправления.

Зачастую компании покупают и предоставляют билеты командированному сотруднику заранее, поэтому в авансовом отчете они проводятся как аванс — в блок по авансам / перерасходам вносится стоимость проездного документа с НДС и сумма выданного под отчет аванса.

Отметим, что информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице авансового отчета, где обязательно указываются их реквизиты и стоимость.

В бухгалтерском учете проводки проездных документов зависят от того, был ли куплен билет организацией или самим сотрудником.

Как вложить в авансовый отчет электронные авиабилеты?

В последнее время все чаще сотрудники предпочитают бронировать и приобретать проездные документы через интернет. Сегодня система электронной продажи билетов существует практически у всех авиа, ж/д и прочих перевозчиков, поэтому форма электронных билетов является стандартизированной по указу Минтранса РФ.

При покупке авиабилета через интернет пользователь получает на электронную почту маршрутную квитанцию.

Только в том случае, если маршрутная квитанция содержит все необходимые реквизиты, ее, предварительно распечатав на бумажном носителе, можно приложить к авансовому отчету. Туда же потребуется присовокупить и посадочный талон, который выдается в аэропорту при регистрации на рейс, — это подтвердит факт самого перелета подотчетного лица.Такое требование закреплено в письме Министерства финансов РФ №03-03-06/1/515.

Обратите внимание, что при утере электронного билета его с легкостью можно распечатать повторно, а вот посадочный талон будет необходимо заменить справкой, которую по запросу выдает авиа-перевозчик. Без этой справки принять к налоговому вычету покупку билетов в авансовом отчете невозможно.

Можно ли использовать для отчета по командировке авиабилеты на иностранном языке?

Если покупка авиабилетов проводилась на иностранном языке, в авансовый отчет нужно прикрепить перевод документа на русский язык. Выполнить его может сам командированный сотрудник, бухгалтер компании или специализированное бюро переводов. По сути, ключевой информацией являются только обязательные реквизиты перевозчика, пассажира, данные о рейсе и стоимость билета.

Если перевод билета на иностранный язык выполняет штатный бухгалтер, то для этого не требуется использовать специализированные словари — Федеральная налоговая служба составила письмо 26.04.2010 № ШС-37-3/656@, где расшифровала основные аббревиатуры и обозначения на английском языке, которые часто используеются в электронных билетах.

Как оформить электронный авансовый отчет по командировке?

Сегодня всё больше компаний стремятся к цифровизации, автоматизируя даже самые узкоспециализированные бизнес-процессы. Оформление командировки и далее отчета по ней не является исключением, в особенности, для компаний, где сотрудники часто отправляются в деловые поездки.

По данным компаний, которые уже внедрили и используют специализированные онлайн приложения от Hamilton Apps, им удается сокращать до 50% времени и 40% расходов на бизнес-процессе — ознакомиться с реальными историями можно в разделе Кейсы.

Стандартно оформление командировки в приложении Hamilton Командировки выглядит следующим образом:

По возвращении из командировки сотрудник создает авансовый отчет в приложении Hamilton Авансовый отчёт, в один клик подтягивает все данные из электронной командировки и заполняет необходимые расходы. Приложение автоматически рассчитывает суточные и сравнивает авторизованный бюджет на туристические услуги с фактическими расходами. Руководителю остается одобрить документ онлайн и подписать его ЭЦП, а бухгалтеру передать проводки в ERP — все бухгалтерские проводки приложение также сформирует автоматически.

Возможности приложений Hamilton Apps практически безграничны, они удобны в использовании как для подотчетных сотрудников, так и для бухгалтеров и руководителей компаний. Они легко интегрируются с другими корпоративными инструментами и ERP, такими как 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и т.д.