В 2011 году впервые был принят Федеральный Закон «Об электронной подписи». Он закрепил за электронной подписью (ЭП) ту же юридическую силу, что и у стандартной, проставленной владельцем на бумажном документе. Согласно этому закону, электронные подписи подразделяются на два основных вида: простая и усиленная, причем усиленная имеет две степени – квалифицированная и неквалифицированная.

Сегодня электронная подпись в различных ее видах востребована индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами, внедряющими электронный документооборот и активно стремящимися оптимизировать существующие бизнес-процессы. В некоторых случаях использование ЭП также оправдано и физическими лицами.

Чем усиленная электронная подпись отличается от простой?

Если простая ЭП формируется по системе «логин-пароль» (для нее необходимы коды, пароли и другие источники удостоверения личности владельца), то усиленная создается с помощью средств криптографического шифрования. Усиленная электронная подпись позволяет идентифицировать владельца документа, защитить документ от просмотра и изменений посторонними лицами, а также определить, кем и когда в документ вносились какие-либо изменения.

Отметим, что простая ЭП для визирования документов, направляемых в контролирующие органы по телекоммуникационным каналам связи, более не используется – теперь ее полностью заменяет усиленная ЭП. Эти изменения вступили в силу 1 января 2014 года.

В чем разница между усиленной квалифицированной (КЭП) и усиленной неквалифицированной (НЭП) электронной подписью?

Основное отличие КЭП от НЭП состоит в процедуре сертифицирования: для первой используются сертификаты только удостоверяющих центров, авторизованных Минкомсвязи РФ. Квалифицированная ЭП обязательно сопровождается бумажным либо электронным квалифицированным сертификатом в соответствии с приказом ФСБ России №795 от 27.11.2011 года. Программное обеспечение для взаимодействия с этой подписью сертифицируется также службой безопасности РФ.

Для неквалифицированной ЭП могут использоваться сертификаты неаттестованных центров. Согласно Федеральному Закону №63 от 06.04.2011, сертификат ключа проверки ЭП может не создаваться при её соответствии остальным признакам и возможности использования без сертификата проверки.

Для использования НЭП необходимы электронные ключи: закрытый и открытый. Первый сохраняется на персональном компьютере владельца или устройстве с пин-кодом – с его помощью создаются электронные подписи для визирования электронной документации. Второй ключ открыт другой стороне электронного документооборота и служит для проверки неподдельности «автографа» и возможности определить, вносились ли в документ изменения.

Квалифицированная ЭП, как и неквалифицированная, используется с двумя ключами, однако является наиболее защищенным инструментом идентификации абонента в электронном документообороте.

Где используются КЭП и НЭП?

Усиленная электронная подпись необходима для заверения первичных документов предприятия согласно письму Министерства Финансов РФ № 03-02-08/63607 от 10.12.2014. Кроме того, она используется для подписи документов, отправляемых в Пенсионный фонд России, внебюджетные фонды.

Подписываться усиленной ЭП обязали отдельные финансовые учреждения: ломбарды, микрофинансовые организации, кооперативы потребительского кредитования. Предоставлять отчеты с усиленной квалифицированной электронной подписью в том числе обязаны страховые компании, клиринговые агентства и некоторые другие кооперативы.

Кстати, с 2017 года ЭЦП стала доступной и на авансовых отчётах в приложении Hamilton Авансовый отчет. Это значит, что еще один шаг к безбумажному документообороту сделан – подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ

Неквалифицированная электронная подпись используется при отправке физлицами отчетных документов в контролирующие налоговые органы через персональный кабинет налогоплательщика.

Индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам НЭП необходима для:

  • налаживания внутреннего электронного документооборота, либо обмена документами с подтвержденными контрагентами (чтобы НЭП была равноценна бумажной подписи, необходимо действующее соглашение);
  • участия в государственных закупках в качестве поставщика товаров/услуг: НЭП можно подписывать запросы, предложения и заявки (для подписания окончательных решений необходимо воспользоваться КЭП).

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)?

Выдачу КЭП производит удостоверяющий центр (УЦ), уполномоченный Министерством связи и массовых коммуникаций РФ. Для её получения требуется подать заявку в ближайший территориальный УЦ. При себе необходимо иметь паспорт, руководителю организации – учредительные документы. В случае, если интересы компании предоставляют несколько лиц, потребуется также доверенность на право действовать от третьего лица.

На месте составляется заявление согласно образцу и производится оплата услуг, стоимость которых может колебаться в зависимости от пакета опций. Далее на руки выдаются ключи и соответствующий сертификат, который может быть предоставлен на электронном или бумажном носителе.

Как получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП)?

Для физических лиц законом предусмотрена возможность самостоятельного оформления НЭП – это можно бесплатно сделать в персональном кабинете налогоплательщика. Однако использовать подпись в этом случае можно только при отправке электронных документов контролирующим налоговым органам через персональный кабинет.

Чтобы получить усиленную неквалифицированную электронную подпись, пользователю необходимо в персональном кабинете зайти в раздел «Профили», затем – в «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Действует такая подпись в течение одного года, впоследствии необходима повторная выдача НЭП, так как сертификат предыдущей является недействительным.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели для получения НЭП либо заказывают оформление в территориальных удостоверяющих центрах, либо пользуются услугами специалистов по программированию. Выдать усиленную квалифицированную подпись могут только аттестованные удостоверяющие центры, неквалифицированную – в том числе и неаттестованные, при этом стоимость ЭП отличается незначительно.

Чтобы получить усиленную подпись, при обращении в УЦ индивидуальному предпринимателю или представителю юридического лица необходимо иметь при себе паспорт, учредительные документы, при необходимости – доверенность на право совершать действия от имени третьего лица. На месте пишется заявление по установленному образцу, затем на руки выдаются электронные ключи (закрытый – на отдельном носителе).

Чтобы свободно пользоваться электронной подписью, требуется специальное программное обеспечение, которое устанавливается и настраивается на персональном компьютере абонента.