Авансовый отчет относится к обязательным бухгалтерским документам, которые в первую очередь изучаются во время налоговых проверок. Он необходим для подтверждения целевого расходования средств организации, которые сотрудник получает на приобретение товаров или услуг, а также на расходы во время командировки.

Подотчетный сотрудник получает на руки аванс по распоряжению руководителя организации. Руководитель составляет приказ, в котором прописывает подотчетных лиц, суммы и цели, на которые выдается аванс. Выдача денежных средств возможна только после того, как сотрудник «закрывает» предыдущий авансовый отчет, то есть возвращает в кассу неизрасходованные деньги и отчитывается о совершенных расходах.

Средства выдаются исключительно сотруднику организации, передавать их третьим лицам запрещено.

Требования к авансовому отчету

Предоставить документ подотчетный сотрудник обязан в срок, который установлен приказом руководителя организации, законодательно с момента возвращения из командировки должно пройти не более 3-х дней. Датой окончания деловой поездки в этом случае считается число, проставленное в проездном документе или отмеченное в путевом листе автомобиля.

Основные требования к авансовому отчету закреплены в следующих законодательных актах:

• Постановление Госкомстата России N 55;
• указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У;
• п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от Решения Совета директоров ЦБ РФ N 40;
• ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Оформление авансового отчета

Следуя требованиям и рекомендациям законодательства, документ предоставляется:

1. По унифицированной форме АО-1 или в свободной форме. Несмотря на то, что форма АО-1 сегодня уже не является обязательной, чаще всего компании используют именно её.
2. В электронном или письменном виде – подробнее о первом можно прочитать материале Оптимизация электронного отчета.
3. С обязательным приложением оправдательных документов, доказывающих обоснованность совершенных расходов.

Унифицированная форма АО-1 выглядит как двухсторонний бланк, который первым заполняет подотчетный сотрудник. На лицевой стороне указываются:

• ФИО подотчетного лица;
• табельный номер;
• должность;
• данные первичного документа, подтверждающего передачу аванса;
• сведения о предыдущем авансе.

На оборотной стороне прописываются все данные, посвященные совершенным расходам. В каждой строке должны быть указаны:

• наименование расхода;
• дата его совершения;
• сумма;
• информация о платежных/подтверждающих документах.

Процесс заполнения авансового отчета можно в разы упростить, используя современные инструменты. Например, в приложении Hamilton Авансовый отчет почти все поля уже заполнены по умолчанию, сотруднику остается прикрепить фото подтверждающих документов и одним кликом отправить АО на утверждение бухгалтеру и руководителю.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Главные правила составления авансового отчета или как не допускать в нем ошибок

При проверке бухгалтерской документации наиболее часто ошибки обнаруживаются в приложениях. Это документы, которые оправдывают совершенные расходы. В этом качестве могут выступать:

• товарные и кассовые чеки;
• электронные чеки;
• проездные документы.

В 2019 году в силу вступают многочисленные изменения в налоговом законодательстве. Часть из них напрямую касается прилагаемых к отчету подтверждений. В частности, с 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности на бумаге упраздняются. Теперь их заменяют онлайн-чеки или бланки строгой отчетности, пропущенные через онлайн-кассу. Подробнее об этом можно почитать в материале Подотчёт с 1 июля 2019.

В качестве проездных документов могут использоваться:

• билет на самолет и посадочный талон с отметкой;
• билет на поезд с отметкой (для электронного билета также обязательно должна присутствовать отметка о регистрации);
• электронный чек на такси.

В электронном отчете важно приложить подтверждающие документы, которые будут содержать все необходимые реквизиты продавца товаров или услуг. Если документ не будет соответствовать требованиям законодательства, принять такие расходы как целевые на нужды организации не получится. Поэтому и бухгалтер, и подотчетный сотрудник должны внимательно проверять соответствие приложений установленным правилам.

Что касается ошибок в заполнении авансового отчета, то при использовании инструментов, о которых мы писали ранее, они исключаются, так как большая часть действий участников бизнес-процесса автоматизируется. Такие инструменты будут полезны как небольшим компаниям, деятельность которых связана с частыми командировками сотрудников или другими типами расходов, так и многофилиальным организациям, подразделения которых разбросаны по всей стране или даже миру. Для последних экономия в денежном эквиваленте будет особенно ощутима.