2 июня 2016 года Франко-российская торгово-промышленная палата CCI France Russie организовала очередное заседание комитета по финансам, безопасности и инвестициям. На этот раз темой обсуждения стали передовые технологические решения для повышения эффективности процессов бэк-офиса.

В качестве спикеров выступили директор по развитию бизнеса компании Hamilton Apps Евгения Бурмистрова и заместитель главного бухгалтера компании АШАН Россия Людмила Лобашева.

В рамках заседания представители компаний поделились практическим кейсом по внедрению системы электронных авансовых отчетов и командировок, рассказали о том, как зарождался проект, каких результатов уже удалось достичь, и что стоит в планах на ближайшее будущее.

Открытием заседания стал обзор облачного приложения Hamilton, позволяющего полностью автоматизировать процесс обработки авансовых отчетов и командировок в компаниях. Евгения Бурмистрова ознакомила участников заседания с функциональными возможностями и преимуществами приложения.

«Мы работаем в сфере облачных технологий – это означает, что наши приложения доступны с любого мобильного устройства: смартфона, который есть сейчас у всех, планшета. Доступ осуществляется через Интернет, то есть приложение доступно 24/7 из любой точки мира – рассказывает Евгения. – Мы осуществляем также интеграцию с различными программами: CRM-системами, бизнес-приложениями, которые вы используете в компаниях для хранения данных, любыми ERP-системами, куда все данные, соответственно, потом перетекают и многими многими другими».

Особое внимание также было уделено проблематике, с которой сталкивается большинство компаний до внедрения проекта. Людмила Лобашева подробно рассказала о том, что привело компанию Auchan Russia к использованию такого решения.

«Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас много филиалов, много подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто как валидирует, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании» – рассказывает Людмила.

Перед началом проекта в 2014м году затраты на командировки в компании АШАН составили 344 млн. руб., что является огромной статьей расходов, которую в таких масштабах крайне тяжело анализировать и контролировать. Кроме того, компания тратила огромное количество времени на оформление отчетов, административную работу и сложную внутреннюю коммуникацию.

Таким образом, в рамках реализации проекта автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании АШАН главной целью было систематизировать бизнес-процесс, сделав его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако, по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания: «На уровне бухгалтерии получилось сократить четырёх человек. В отделе бронирования сидело 3 человека, сейчас сидит один. В принципе скромный результат, но после него случился интересный момент».

После внедрения системы и раздачи доступа сотрудникам, удалось обеспечить 100% правильного оформления отчета о расходах,  перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, обеспечить своевременную сверку и оплату счетов турагентства, а также обработку отчета сотрудниками в любой удаленности. Всё это уже позволило компании АШАН упразднить 55 человек на уровне магазинов.

«Когда мы подходили к этому проекту у нас были более скромные ожидания, – признаётся Людмила, – а в итоге в общей сложности на сегодняшний день получилось сократить более 60ти человек».

Несмотря на то, что главные задачи совместного проекта Hamilton Apps и АШАН Россия были успешно выполнены, непрерывные работы над улучшением системы и повышением её качества продолжаются. В ближайшее время планируется внедрить ряд новых функциональных возможностей, которые позволят сделать процессы бэк-офиса еще более простыми и эффективными.

Кликните здесь для просмотра полного видео-отчёта мероприятия.