MSD Pharmaceuticals

Merck Sharp & Dohme (MSD) является дочерней компанией фармацевтического гиганта Merck & Co., Inc. стоимостью 48 млрд. долларов, штат которого насчитывает 86 000 сотрудников в более чем 140 странах. На начальном этапе развития компания MSD Pharmaceuticals насчитывала тысячи сотрудников, распределенных по многочисленных дочерним предприятиям, организациям и офисам, и при этом ее финансовые операции были основаны на затратных – в плане времени и ресурсов – ручных бизнес-процессах с использованием бумажных документов.

Команда МСД Фармасьютикалс поделилась своим бизнес-кейсом.

«Нам было необходимо в кратчайшие сроки снизить расходы на командировки и авансовые отчёты, и при этом не потерять общую производительность».

Перед нами стояла крайне сложная задача – внедрить бизнес-процессы, которые бы обеспечили повышение производительности бэк-офиса, снижение командировочных расходов, достижение соответствия внутренним политикам группы, законодательству и местным нормативным требованиям – и сделать это всего за 6 месяцев. Кроме того, от решения требовалось, чтобы оно оказывало минимальное влияние на информационные и прочие ресурсы компании, а пользователи могли начать работу с ним немедленно.

«Мы искали не просто SaaS-решение, мы искали поставщика, который всегда находится в курсе законодательных и иных требований к бизнес-процессам».

Hamilton Apps являются лидерами российского рынка в сфере SaaS-решений по управлению командировками и авансовыми отчетами. Они обеспечивают полное соответствие бизнес-процессов всем требованиям законодательства, а также политикам компаний. Для фармацевтической отрасли это условие особенно важно, у Hamilton Apps уже был подтверждённый опыт работы в этой отрасли, поэтому мы выбрали именно их.

«Благодаря облачным приложениям Hamilton управление заявками на расходы, а также управление командировками и их одобрение стали полностью автоматизированными».

Простой процесс начинается, когда работник создает заявку на расходы, которая затем проходит ряд безбумажных проверок и одобрений, после чего обрабатывается бухгалтерией, которая имеет доступ к функциям составления отчетов и статистики для формирования аналитических данных.

Бизнес-процесс упростился в разы. Теперь мы всего лишь пересматриваем его два раза в год и по необходимости вносим изменения: в правилах соответствий, организационные, слияний и поглощений и т.д. Кстати, гибкий workflow от Hamilton Apps позволяет вносить изменения легко и быстро.

«Внедрение решения Hamilton Apps представляло для нашей компании низкий финансовый риск, но экономия была достигнута значительная и не заставила себя долго ждать».

В результате повышения производительности, перераспределения человеческих ресурсов на выполнение других задач и снижения расходов экономия была достигнута сразу же после внедрения решения.

Из множества преимуществ, хотелось бы выделить следующие:

  • Полное соответствие политикам МСД Фармасьютикалс, местному налоговому законодательству и закону Сарбейнза-Оксли.
  • Ежемесячная экономия более 60% в бэк-офисе.
  • Снижение ежемесячных расходов более чем на 20% благодаря полному контролю расходов.