28 мая 2015 года Франко-российская торгово-промышленная палата CCI France Russie организовала очередное заседание комитета по налогообложению и финансовой отчетности. На этот раз темой обсуждения стали периферийные бизнес-процессы в компаниях, а именно командировки и авансовые отчеты.

В качестве спикеров выступили генеральный директор компании Hamilton Apps Виктория Лаптева, директор бухгалтерской службы компании Шнейдер Электрик Фирюза Шаймарданова и менеджер по закупкам компании Шнейдер Электрик Наталия Масюк.

В рамках заседания представители компаний рассказали о том, как сократить расходы и административные ресурсы на периферийные бизнес-процессы и одновременно усилить контроль соблюдения политик и правил, а также поделились с участниками мероприятия практическим опытом.

Заседание открыла компания Hamilton Apps. Виктория Лаптева рассказала об облачных решениях по командировкам и авансовым отчетам в виде онлайн приложений, которые позволяют полностью оптимизировать эти бизнес-процессы в компаниях.

«В результате использования данных решений компании добиваются общей экономии времени и ускорения бизнес-процесса минимум на 40% – отмечает Виктория. – Расходы компании также сокращаются от 10% до 30%. Это происходит благодаря порядку и прозрачности процесса, сотрудники начинают покупать опции по командировке вовремя, а значит по более низким ценам – общая эффективность повышается».

Особое внимание Виктория уделила сокращению времени работы бухгалтера с помощью облачного приложения: «Во-первых, бухгалтеру больше не нужно бить руками проводки и далее загружать их – теперь все это формируется в системе, где уже имеются необходимые аналитики. Во-вторых, система элиминирует большое количество ошибок, возникающих в процессе заполнения сотрудником форм или проставления кост-центров. И, в-третьих, между сотрудником и бухгалтером больше нет сложной коммуникации, так как все ошибки и статус заявки видны в приложении».

Проблематика, которая возникает в компаниях в процессе обработки авансовых отчетов и командировок была подробно рассмотрена Фирюзой Шаймардановой на примере компании Шнейдер Электрик.

Заседание CCI France Russie: Шнейдер Электрик о сокращении расходов

«Перед компанией стояла задача осуществления большого объема поездок при условии сохранения разумных расходов. При этом решение должно было соответствовать высокому уровню соблюдения законодательства, а также внутренних политик и правил компании», – рассказывает Фирюза.

Таким решением для компании Шнейдер Электрик стало приложение Hamilton, которое автоматически учитывает все лимиты и политики, делая бизнес-процесс максимально контролируемым, прозрачным и эффективным.

Об эффективности командировочного процесса относительно сроков рассмотрения заявки и ее одобрения также рассказала и Наталия Масюк: «Когда в компании Шнейдер Электрик проект Hamilton только запускался, на командировочный процесс уходило пять дней, теперь это занимает всего два дня. Выписка билетов также осуществляется в течение дня, а не два дня».

Спикеры заседания также отметили, что сотрудники стали более мобильными и независимыми друг от друга. Коммерсант может заполнять заявку или отчет, находясь в командировке, менеджер всегда уведомлен о текущей ситуации, а у бухгалтера появляется больше времени для работы на более эффективных участках.

Таким образом, процесс обработки авансовых отчетов и командировок в компаниях становится простым и быстрым, что позволяет всем сотрудникам чувствовать себя более комфортно, а в масштабах компании снижать как временные, так и материальные затраты.

Кликните здесь для просмотра полного видео-отчёта мероприятия.