Если деятельность предприятия напрямую связана с постоянными деловыми поездками сотрудников, остро встает вопрос о снабжении транспорта горюче-смазочными материалами. И оптимально отработанной для этого схемой является внедрение на предприятии топливных карт.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Что представляет собой топливная карта

Топливная карта – это микропроцессорный ключ, который используется для снабжения организации горюче-смазочными материалами (ГСМ). Этот ключ необходим не только как расчетное средство, но и как инструмент для строгого учета израсходованных ГСМ.

Виды топливных карт

  • Безлимитные. Владелец смарт-карты может использовать внесенное на карту количество литров бензина в любом количестве в пределах отведенного отрезка времени.
  • С ограничением. Устанавливается определенный лимит по расходу топлива за ограниченный промежуток времени.

Также топливные карты делятся по типу:

  • Литровые. Предприятие закупает определенный объем топлива, которое отпускается владельцу смарт-карты вне зависимости от стоимости ГСМ на настоящий момент.
  • Денежные. Баланс смарт-карты пополняется, и при отпуске топлива оно рассчитывается по актуальной на настоящий момент стоимости.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете: пошаговая инструкция

Для покупателя смарт-карта может предоставляться на следующих условиях:

  • поставщиком ГСМ безвозмездно;
  • на условиях временного пользования;
  • за средства покупателя.

Учет топливных карт на предприятии зависит от установленного на нем налогового режима. В случае, если поставщик горюче-смазочных материалов предоставляет смарт-карту безвозмездно, организация не получает никакой выгоды, поэтому отображать это нет необходимости. Смарт-карта закрепляется за определенным юридическим лицом, которое не имеет возможности ее реализовать или обменять.

Если карта была выдана во временное пользование, покупатель перечисляет на счет поставщика залог. По завершении срока действия карта возвращается поставщику ГСМ, все это время она числится у него на балансе, а у покупателя отображается при забалансовом учете.

При покупке карты в налоговом учете расход средств отображается по дебетовым счетам 60, 20, 26, 44, 19, 68 и 015. Не следует использовать счета 71 и 10, так как они не удовлетворяют требованиям операции и ее предмета. Приобретение смарт-карты отображается в расходах на обычную деятельность организации.

Как не допустить ошибок при учете топливных карт на предприятии

Чтобы избежать возможных ошибок, следует учитывать налогообложения организации.

УСН

При безвозмездном предоставлении карты отображать ее в налоговом учете не нужно никак. Если карта используется под залог, проводки выполняются так же, как при ОСНО. Если карта покупается в собственное пользование, ее можно учитывать в расходах при исчислении единого налога.

Если налог рассчитывается как разница между доходами и расходами, можно сократить налогооблагаемую базу следующими действиями:

  • документально подтвердить издержки;
  • использовать топливо для нужд предприятия при получении выгоды;
  • обосновать понесенные затраты.

ЕНВД

При такой системе налогообложения учет корпоративных топливных карт никак не влияет на расчет налогового платежа, так как налог рассчитывается на существующий доход.

Существует совмещенная система налогообложения ЕНВД и ОСНО. При таком налогообложении затраты на приобретение или временное пользование смарт-картой делятся в зависимости от того, для какого вида деятельности они применяются. НДС также подлежит разделению, а невозмещаемая его часть относится к расходной статье предприятия.

Учет топливных карт производится единовременно без распределения их по датам покупки топлива. Издержки при покупке горюче-смазочных материалов можно списать для уменьшения налогооблагаемой базы, однако для этого требуются подтверждающие факт их расхода документы, в частности – путевой лист автомобиля, так как кассовый чек при покупке ГСМ по смарт-карте подтверждает только факт покупки топлива, но не его расхода на нужды предприятия.