Перед вами стоит задача повысить эффективность работы компании? Необходимость в переменах не терпит ошибочных шагов? В таком случае анализ и оптимизация бизнес-процессов – то, с чего следует начать. Почему?
Стереотипные операции и рядовые задачи занимают существенную долю в деятельности любой компании. Сегодня существуют инструменты, призванные не только описать, но и стандартизировать данные процессы, что в свою очередь позволит привести их решение к общему знаменателю, сократив время на обработку задач, высвободив человеческие и финансовые ресурсы для работы над более важными проектами.
Какие задачи решает оптимизация бизнес-процессов в организации?
Если выделить задачи в отдельный список, он будет выглядеть следующим образом:
- учет, хранение и контроль информации;
- сокращение времени, затрачиваемого на решение стандартных рядовых задач;
- исключение риска ошибки из-за «человеческого фактора;
- повышение прозрачности управления сотрудниками;
- сокращение дублирующихся задач;
- возможность формирования отчетов по результатам деятельности компании за любой период времени;
- анализ информации о расходах компании для долгосрочного планирования бюджета.
Специальные средства автоматизации на практике оказываются удобными для руководителей и рядовых сотрудников. Управляющее звено получает возможность более гибко контролировать организацию, повышая качество предоставляемых услуг и/или товаров, высвобождая ресурсы для успешного развития. Рядовые сотрудники получают возможность слаженно и четко выполнять поставленные задачи, а также доступ в любой момент к необходимой информации, что в итоге положительно сказывается на производительности труда.
Оптимизация бизнес-процессов проходит в несколько этапов:
- постановка целей;
- описание шаблонных процессов;
- разработка технического задания;
- реинжиниринг бизнес-процессов;
- составление должностных инструкций;
- обучение персонала;
- тестирование системы.
Процесс может охватывать как основные, так и дополнительные бизнес-процессы. К первым относят те, которые напрямую влияют на результат деятельности предприятия. То есть работа с клиентами, продажи товаров и т.д. Дополнительные бизнес-процессы не определяют успешность продаж или обслуживания напрямую, однако играют существенную роль во внутренней схеме работы компании. К ним относятся документооборот, бухгалтерский и складской учет, управление предприятием и т.д.
Пример – процесс обработки авансовой отчетности и командировок. Его автоматизация позволяет избавить сотрудников от массы дублирующихся операций и постоянных ошибок в документации, обеспечив комфорт взаимодействуя всех участников процесса. Для руководителя такая автоматизация даёт полную прозрачность и удобство контроля. В итоге компания начинает экономить до 40% расходов и до 50% времени.
Оптимизация бизнес-процессов в организации может проводиться фрагментарно или комплексно. В первом случае в компании внедряют отдельные модули для того, чтобы упростить наиболее сложные участки работы. Зачастую это все тот же бухгалтерский учет, учет товаров. При комплексном подходе аппаратно-программный комплекс «накатывается» постепенно, охватывая все сферы внутренней жизни компании.
Сегодня на рынке представлены как уже готовые системы, так и авторские разработки, которые создаются для решения проблем конкретного предприятия и под определенные запросы. И те, и другие имеют право на жизнь. К преимуществам готовых решений следует отнести их универсальность, гибкость, многофункциональность. Индивидуальные решения нередко обходятся дороже, при этом способны решить даже узкоспециализированные задачи вашей компании.
С какими проблемами оптимизации бизнес-процессов можно столкнуться?
Сложности могут возникнуть на любом участке пути. К наиболее распространенным относятся:
- проблемы ввода бизнес-процесса в автоматизированную систему;
- неготовность персонала (психологическая и техническая);
- отсутствие желаемого результата.
Для того, чтобы внедрение не просто прошло гладко, но и помогло достичь поставленной цели, следует внимательно подойти к поставке задач. При оптимизации бизнес-процессов предприятия необходимо учитывать, какие именно цели поможет достичь использование специальных инструментов, как это отразится на деятельности предприятия, какими суммами можно оперировать.
