ЭДО

Бумажный документооборот традиционно используется внутри предприятий для обмена корреспонденцией между субъектами бизнеса и контролирующими органами. Постепенно его сменяет цифровой, располагающий всеми преимуществами современных технологий – высокой скоростью, уровнем безопасности, доступностью и эффективностью. Разберемся подробнее, какими возможностями обладает цифровая технология и почему ее стоит предпочесть традиционной бумаге.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА[/vc_button]

Какие функции выполняет электронный документооборот

Это зависит от того, какие именно задачи требуется решить при внедрении электронного документооборота (ЭДО) на предприятии. Как правило, основными функциями являются:

• формирование цифровой копии документа;
• создание и быстрый поиск атрибутных карточек;
• использование готового шаблона текста с подстановкой в него переменных;
• подготовка электронного документа на фирменном бланке компании;
• сохранение цифровой версии в различных форматах;
• учет и ведение журналов, анализ документов;
• согласование и утверждение документов;
• централизованная рассылка.

Система может внедряться практически в любую отрасль деятельности компании. Кадровый и бухгалтерский учет, складское и архивное дело, безопасность, управление – автоматизация документооборота играет свою роль в успешном контроле и налаживании бизнес-процессов, улучшении качества и производительности труда.

Какие преимущества несет документооборот ЭДО для предприятия

• Создание цифрового файла и регистрация его в системе единоразовы и не требуют копирования.
• Одновременное выполнение нескольких операций с документом сокращает время на его обработку.
• Единая база документации исключает ее дублирование в нескольких экземплярах.
• Практически мгновенный поиск документа по карточке.
• Формирование отчетности и базы для анализа.

Если же говорить предметно, то после внедрения на предприятии электронного документооборота обработка каждого документа сокращается минимум на 1,5 часа в день. Дополнительно стоит приплюсовать к этому и стоимость канцелярских принадлежностей – бумаги, ручек, корректоров и т.д. А поиск бумажных документов в архивах занимает массу времени, тогда как электронный находится в базе за несколько секунд, причем рядовым сотрудником.

Еще одно преимущество, которое стоит выделить отдельной строкой, это бессрочное хранение информации. Картотека сотрудников, конфиденциальная информация и многое другое при должной организации сохраняются в течение десятилетий.

Электронный документооборот внутри и снаружи компании

Закон никак не ограничивает использование автоматизированных систем для ведения делопроизводства на предприятиях и в некотором смысле даже поощряет: в 1994 году была внедрена электронная цифровая подпись как средство идентификации пользователей.

Для использования электронных документов и внешнего электронного документооборота соответствующий пункт прописывается в учетной политике организации. Он дает право составлять «первичку» в цифровом виде и заверять ее соответствующей подписью. Если электронный документооборот планируется применять и для внешнего обмена документацией, необходимо заключить договор с контрагентом.

Электронная цифровая подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной. Квалифицированная подпись приравнивает электронный документ к бумажному, обладая высокой степенью защиты.

Системы ЭДО становятся неотъемлемой частью автоматизации бизнес-процессов. Обойтись без них невозможно, тогда как их внедрение позволяет существенно повысить управляемость предприятием, делая прозрачным совершение многих операций. Документооборот ЭДО на практике оказывается удобным за счет своей масштабируемости и простоты интеграции. Его внедрение на предприятии состоит из нескольких этапов – от определения целей и составление технического задания до обучения персонала. Однако если все задействованные в процессе стороны нацелены на результат, успех гарантирован.