Бухгалтерская отчетность систематизирует всю информацию о приходно-расходных операциях и состоянии баланса. Она позволяет в любой момент получить максимально полную и объективную картину о текущем финансовом состоянии организации.

Правительство позаботилось о том, чтобы эта информация хранилась максимально долго и безопасно, поэтому в 2013 году было введено требование о ведении отчетности в электронном виде. Оно затронуло практически все хозяйствующие субъекты, в том числе те, которые были переведены на упрощенную систему налогообложения.

Важно отметить, что, если штат превышает 100 сотрудников, отчетность должна вестись только в электронном виде.

С тех пор на рынке появилось немало специализированных продуктов, которые открыли возможность достаточно удобно работать с объемными базами данных. Однако даже сегодня не во всех организациях возможности цифровых систем используются в полной мере – это связано с не комплексным покрытием проблематики тем или иным продуктом, недостаточно качественной технической поддержкой, слабым уровнем подготовки специалистов и т.п.

Сдача отчетности в электронном виде существенно повышает эффективность работы бухгалтерского и финансового отделов, а также прочих сотрудников компании, задействованных в бизнес-процессе. Это позволяет оптимизировать процесс, высвобождая рабочее время его участников, повышая их производительность, устраняя даже минимальный риск срывов сроков подачи отчетности. Все электронные системы отчетности по умолчанию самостоятельно выполняют подсчеты, поэтому внести неверные данные или банально допустить ошибку в калькуляции также невозможно.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Например, для работы с авансовой отчетностью можно использовать бизнес-приложение Hamilton Авансовый отчет – оно предоставляет пользователям следующие преимущества:

  • мобильность – возможность получить доступ к программе с любого устройства и из любой локации;
  • интегрируемость – простота сочетания с уже работающими на предприятии ERP-системами;
  • гибкость настройки – под учетную политику организации, локальные налоговые практики, валюту и т.д.;
  • прозрачность – доступ к любым операциям, возможность отследить процесс оформления и согласования документов.

Приложение является специализированным – в нем могут работать все участники бизнес-процесса, имея под рукой весь необходимый набор функций, в том числе возможность подписания документации электронной цифровой подписью. Всё это позволяет комплексно автоматизировать процесс обработки авансовой отчетности в компании, сделав его максимально удобным и экономичным.

Список документов, разрешенных для подачи в электронном виде

С помощью электронных систем можно отправлять в контролирующие органы фактически любой отчет. При этом обязательно пользоваться именно электронной системой для отправки бухгалтерского баланса и отчета о финансовой работе.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронной подачи отчетности, достаточно иметь доступ в интернет и специализированный программный комплекс – например, 1С. Это особенно удобно для небольших компаний и частных предпринимателей, которые не пользуются услугами бухгалтера и работают с отчетностью самостоятельно.

Чтобы подавать отчеты удаленно, требуется перейти на одну из систем электронного документооборота. Для этого заявителю необходимо:

  • подать официальный запрос на пользование электронным документооборотом для предоставления отчетов в налоговые и финансовые службы РФ;
  • подписать договор и дополнительное соглашение с авторизованной компанией, предоставляющей услуги по подключению к системам электронного документооборота;
  • написать заявление в отделение налоговой службы по месту регистрации организации или получить в локальном сертификационном центре цифровой ключ или электронную цифровую подпись.

Электронная цифровая подпись предназначена для заверения документов, составленных в системах электронного документооборота. Она придает цифровому документу силу и защищает его от подделки и копирования, а также открывает сотруднику контролирующего органа всю информацию о документе – дате создания, авторстве, последних внесенных изменениях и т.д. Существует несколько видов электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Законодательство и бухгалтерская электронная отчетность

В п. 8 ст. 13 Федерального закона № 402-ФЗ закреплена возможность подачи только цифрового документа без необходимости предоставлять его дополнительно в бумажном виде. В 2013 году в силу вступили и другие важные изменения в Налоговом Кодексе – промежуточная отчетность теперь не является обязательной. Это значит, что отчеты предоставляются ежегодно всего 1 раз. К таким отчетам относятся:

  • изменения размера капитала;
  • целевое расходование средств, полученных налогоплательщиком;
  • движение финансовых потоков в деятельности индивидуального предпринимателя или предприятия.

Эти данные предоставляются не только в территориальные налоговые службы, но и в отдел государственной статистической службы раз в год. Чаще подаются отчеты о результатах финансовой работы и бухгалтерские балансы – для них установлен отдельный порядок и предельные сроки подачи.

Подача электронной отчетности в контролирующие органы выполняется через оператора электронного документооборота или сайт ФНС. Это позволяет гарантировать фиксацию времени подачи и получения документа, соответствие его установленной форме. Для этой же цели служит использование электронной цифровой подписи.

Подавать отчеты можно и не имея действующей системы электронного документооборота. В первую очередь стоит знать, что установленные формы отчетности размещаются на сайтах федеральных контролирующих органов – налоговой и статистики, Пенсионного фонда.