Процесс перехода компаний на электронный документооборот запущен уже давно. Немалые шаги в этом направлении предприняты и со стороны государства, и со стороны подконтрольных организаций и частных предпринимателей. Первое вводит требования, предоставляя новые возможности, вторые стремятся приспособиться, оптимизируя бизнес-процессы. На практике бухгалтерская отчетность в электронном виде действительно очень удобна, так как:

  • экономит время специалистов, избавляя от поездок в контролирующие органы и ожидания в очередях;
  • сокращает вероятность элементарных ошибок и повторных корректировок;
  • в целом оптимизирует процесс составления и подачи документов.

С 2019 года электронная форма бухгалтерской отчетности стала обязательной для организаций. Это правило действует для предприятий, штат сотрудников которых насчитывает более 100 человек. Те организации, которые осуществляют свою деятельность давно, отчитываются за прошедший год, созданные недавно – за первый месяц, реорганизованные – также за первый месяц.

В 2020 году переход планируется осуществить и для индивидуальных предпринимателей – это закреплено в Федеральном законе от 28.11.2018 № 444-ФЗ. В законодательстве есть и другие нововведения. Например, если ранее отчетность подавалась в Федеральную налоговую службу и Росстат, то теперь подавать документы требуется только в ФНС. Это позволяет избежать дублирования информации и эффекта «сломанного телефона», упрощая задачи подотчетных организаций. О других особенностях системы рассказываем ниже.

Предоставление бухгалтерской отчетности в электронном виде

Развернутая структурированная информация обо всех приходно-расходных операциях организации позволяет составить впечатление о ее финансовом состоянии. Бухгалтерская отчетность представляет собой систематизированные таблицы и сводки о прошедших периодах.

Возможность подачи отчетности в электронных системах ввели еще в 2002 году. На данный момент обязательной ежегодной подаче подлежат бухгалтерский баланс и отчет о результатах финансовой деятельности.

Также в электронном виде ежегодно можно подавать информацию об изменениях размера капитала физического или юридического лица, целевом использовании выделенных средств и распределении финансовых потоков.

Для создания и отправки бухгалтерской отчетности существуют современные системы электронного документооборота. В них используются стандартизированные формы для ввода информации, что позволяет уменьшить риск возникновения ошибок, ускорить бизнес-процесс и оптимизировать подсчеты. Кроме того, при отправке таких форм в контролирующие органы все данные автоматически разносятся по разным счетам, что позволяет исключить необходимость ввода данных несколько раз и упрощает их проверку.

Системы электронного документооборота (СЭД) подключаются через оператора. Для этого требуется подать запрос в территориальный центр, подписать договор и дополнительное соглашение с авторизованной компанией-оператором. Для работы в СЭД требуется также получить электронную подпись (ЭП) – простую, усиленную неквалифицированную или квалифицированную. Высшую степень защиты дает последняя – она открывает широкие возможности для бизнеса не только в сфере документооборота, но и в тендерах, при работе с ЕГАИС. Выдает цифровую подпись отделение налоговой службы по месту регистрации организации.

Как оптимизировать предоставление бухгалтерской отчетности в электронном виде

Предоставлять нужную информацию в налоговую службу можно двумя способами:

  • через официальный сайт;
  • через оператора электронного документооборота.

И в первом, и во втором случае бухгалтер должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись: она приравнивается к визе, проставляемой на бумаге. Такая подпись обеспечивает высокий уровень защиты сведений, а также позволяет специалистам контролирующего органа получить максимум необходимой информации – о дате внесения данных, дате изменений и т.д. Через оператора электронного документооборота можно подавать отчетность без дублирования на бумажных носителях и с подтверждением доставки.

Для упрощения составления бухгалтерской отёчности используются специальные программные средства. Наиболее популярным в России является 1С: Бухгалтерия. Однако для узкоспециализированных бизнес-процессов в компании лучше использовать соответствующие онлайн-инструменты, которые легко синхронизируются с 1С и прочими ERP.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Например, для комфортной обработки авансовой отчетности можно использовать приложение Hamilton Авансовый отчет. Оно позволяет перенести этот бизнес-процесс в онлайн-среду, где легко работают и взаимодействуют все его участники. Для бухгалтера это приложение удобно тем, что оно берет на себя большой участок работы, исключает риск возникновения ошибок в документах и их многократную перепроверку, автоматически формирует проводки, хранит все необходимые данные в электронном формате.

Приложение также позволяет бухгалтеру быстро общаться с другими участниками процесса онлайн, а на выходе получать всю необходимую аналитику и отчетность. Приложение гибко настраивается под особенности учетной политики компании и локальные бизнес-практики, доступно с любого устройства и имеет высокий уровень защиты. Hamilton Авансовый отчет автоматизирует обработку авансовой отчетности комплексно, что позволяет не просто экономить время всех участников бизнес-процесса, но и оптимизировать расходы компании.

Внедрение электронного формата подачи бухгалтерской отчетности стало важным шагом для контролирующих органов и предприятий. Современные системы высвобождают больше рабочего времени специалистов, позволяя концентрироваться на решении более сложных задач и переводя подачу отчетности в разряд элементарных рутинных дел.