Для многих компаний деловые поездки – привычная статья расходов. В них сотрудники решают задачи, направленные на развитие бизнеса: налаживают отношения с партнерами и клиентами, исследуют новые пути сбыта и продвижения продукции, участвуют в специализированных мероприятиях или проходят повышение квалификации.

В зависимости от размера компании и количества таких поездок статья расходов на них может стать весьма внушительной – вот почему важно вовремя оптимизировать этот бизнес-процесс. Давайте разберемся, как правильно выстроить процесс управления деловыми поездками, сделав его максимально выгодным для компании.

Что такое система управления деловыми поездками?

Сегодня руководителям предоставлено множество возможностей для эффективного управления бизнес-процессами, в том числе деловыми поездками. Локальная ИТ-разработка, приобретение в собственность готового программного продукта или аренда облачного приложения – всё это автоматизированные системы управления бизнес-процессами, использование которых направлено на их оптимизацию.

Зачастую первые два варианта требуют куда больше временных и денежных ресурсов, чем последний – именно поэтому схема Software as a Service (инструмент как сервис) начинает пользоваться всё большей популярностью. Это значит, что компания не покупает готовую ИТ-разработку, а берет ее в аренду, тем самым экономя на расширении ИТ-инфраструктуры и администрировании. При этом компания получает возможность пользоваться полным функционалом инструмента и при необходимости легко и быстро настраивать его под свои нужды.

Для примера системы управления деловыми поездками возьмем облачное приложение Hamilton Командировки. Так как в этом приложении в онлайн-режиме из любой локации работают все участники бизнес-процесса, сам процесс становится комфортным, легко контролируемым и полностью прозрачным. Создание заявки на командировку, бронирование опций по поездке, проверка лимитов, утверждение бюджетов и даже написание авансового отчета по возвращении происходят в одной системе. Причем в любой момент руководитель может получить детализированную информацию по каждой конкретной командировке и выгрузить всю необходимую отчетность.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Когда командировочный процесс грамотно выстроен шаг за шагом, а большая часть функций его участников автоматизирована, компания начинает существенно экономить на бизнес-процессе время и деньги. Читайте, как компания Шнейдер Электрик сократила время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х.

На практике приложение Hamilton Командировки полезно как для крупных предприятий с разветвленной филиальной сетью, так и для небольших компаний, деятельность которых напрямую связана с деловыми поездками не только за рубеж, но и на территории России.

Перечислим 5 ключевых преимуществ этого приложения:

  1. Мобильность. Так как приложение облачное, в нем можно работать со смартфона, планшета, ноутбука, персонального компьютера где и когда угодно – дома, в командировке, на рабочем месте или в пути.
  2. Удобное бронирование. В приложении опции по поездке можно забронировать самостоятельно онлайн (online booking tool – см. ниже), через авторизованное ответственное лицо в компании или корпоративное туристическое агентство.
  3. Автоматический Compliance. Приложение самостоятельно проверяет каждый запрос на командировку в соответствии с Travel-политикой компании и сигнализирует, если лимит превышен.
  4. Автоматическая подготовка документации. Приложение автоматически создает приказ на командировку и прочие документы по поездке в соответствии с Travel-политикой компании.
  5. Отчетность. Приложение формирует обширную отчётность для анализа и оптимизации расходов по поездкам сотрудников компании.

Online booking tool (OBT) – это онлайн-система, которая осуществляет поиск, бронирование и оформление опций по деловой поездке. С помощью этой системы сотрудник может самостоятельно забронировать билеты, проживание и прочие услуги по командировке.

Чем на практике полезна система управления деловыми поездками?

В первую очередь система является отличным помощником в планировании деловых поездок. Естественно, что спонтанные поездки – это суровая необходимость соблюдения интересов компании. Но если сотруднику о поездке известно заранее, он может сразу создать заявку в системе и забронировать необходимые опции, что позволит ему не только составить удобный трудовой график, но и сэкономить на проезде и проживании до 30% – перевозчики и отели часто делают скидки при предварительном бронировании мест.

Если оплачивать билеты и ваучеры на проживание с карты физического лица, никаких возвратов не предусмотрено. А если бронировать эти опции в программе для оформления командировок, средства будут списываться со счета организации, а для юридических лиц предусмотрен возврат НДС, что является еще одной возможностью сэкономить.

Если оформление командировки происходит в ручном режиме, за ним тянется цепочка из множества действий: подготовка и подписание приказа, направление тревел-агентству запроса на поиск подходящих билетов и гостиниц, утверждение подходящего варианта у руководителя. Если в командировку направляется не один сотрудник, а целая группа, да еще из разных отделов, количество действий в цепочке увеличивается в разы, а вместе с этим увеличивается и время их выполнения. Автоматизация командировок упрощает этот процесс: во-первых, цепочка грамотно выстроена, во-вторых, большую часть действий в ней выполняет сама система.

Самостоятельный подбор билетов и жилья за оптимальную цену может занять массу времени, плюс к этому всегда присутствует возможность упустить что-то из виду вследствие человеческого фактора. К системе управления командировками может быть подключено корпоративное Travel-агентство, в него также легко интегрируются и Travel-системы. Более продвинутые системы интегрированы с платформой OBT (Online booking tool), что позволяет сотруднику видеть все билеты и гостиницы на подходящие даты в очень широком ценовом диапазоне. Эта функция позволяет взглянуть на соседние даты для сравнения цен, чтобы забронировать опцию по самой привлекательной цене.

Еще один важный момент: система управления деловыми поездками включает в себя функцию автоматической сверки с Travel-политикой компании. Travel-политика или свод правил для организации командировок должен присутствовать в каждой компании, деятельность которой связана с регулярными деловыми поездками. В этом документе прописываются сроки подачи заявки на поездку, оформления визы, бронирования билетов и жилья, а также ценовые лимиты. Тревел-политика прямо регулирует все вопросы, связанные с командировками сотрудников, и, если организация поездки происходит в соответствии с этими правилами, руководитель может быть спокоен.