Упрощенно бизнес-процесс можно представить как алгоритм действий, который его участники совершают для достижения определенного результата. Этот результат имеет ценность для компании – сам по себе или как элемент другого алгоритма.

Бизнес-процессы могут быть:

  • управляющими – направленными на функционирование системы в целом: разработка и реализация стратегии компании, корпоративное управление;
  • операционными – создающими основной поток доходов: производство, продажи, маркетинг;
  • поддерживающими – то есть обслуживающими основной бизнес: бухучет, техподдержка, подбор персонала.

Все они пересекаются между собой. Например, командировка как часть продаж относится к операционным бизнес-процессам, однако её учёт – к поддерживающим. В итоге этот процесс становится периферийным, но не менее важным в единой системе, особенно если сотрудники компании имеют разъездной характер работы. Поэтому не стоит пренебрегать и его оптимизацией, которая по итогу поможет компании сэкономить до 50% времени и до 40% расходов.

Читайте, как компания Шнейдер Электрик сократила время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х?

Из каких этапов состоит командировочный процесс?

Рассмотрим этапы командировки от и до:

  • подготовка служебного задания и приказа на командировку с последующим утверждением;
  • бронирование билетов, гостиниц и прочих необходимых опций по поездке;
  • выдача аванса командированному сотруднику;
  • составление и утверждение авансового отчета по командировке с последующей выплатой компенсации (по необходимости).

Стандартно в этом процессе может быть задействовано четыре стороны: сотрудник, менеджер, туристическое агентство и бухгалтер. Казалось бы, всё просто, но на деле эти лица совершают массу действий внутри процесса, постоянно взаимодействуя между собой.

  1. Сотруднику нужно заполнить множество документов, не потерять подтверждающие и упаковать всё это в единый пакет.
  2. Менеджеру нужно проконтролировать, не превысил ли бюджет на командировку существующего лимита и все ли политики компании соблюдены.
  3. Бухгалтеру нужно внимательно проверить всю документацию, при возникновении ошибок – вернуть ее сотруднику и снова проверить, а также выплатить в срок аванс и компенсацию.
  4. А еще есть туристическое агентство, к которому лучше обращаться заблаговременно для бронирования опций по выгодным тарифам и которое важно контролировать при выставлении счетов.

Периферийный командировочный процесс уже делится на два этапа – подготовка к поездке и отчетность по ней – и в итоге оказывается сложным, неконтролируемым и непрозрачным. Всё это в сумме выливается в лишние временные и денежные затраты для компании.

Как оптимизировать командировочный процесс?

Большое количество звеньев в цепочке подготовки командировки и отчета по ней автоматически увеличивает риск задержек, простоев, потери важных документов и – как итог – финансовых потерь. В век цифровизации лучшее решение – автоматизация, однако к ней нужна серьезная подготовка.

Чтобы упростить любой бизнес-процесс, его требуется разложить на отдельные составляющие, прописать их, при необходимости грамотно реорганизовать, а уже после автоматизировать. Это становится комплексным проектом для компании, однако в результате получается отлаженный до мелочей бизнес-процесс, работающий как часовой механизм – в едином ритме и без сбоев, потери рабочего времени и простоя сотрудников.

В автоматизации любых бизнес-процессов – в том числе организации деловых поездок – помогают современные ИТ-решения. Это удобные инструменты, которые активно способствуют диджитализации бизнеса, переносят сложные процессы в простое электронное поле, удобное и для руководителей, и для финансовых специалистов, и для подотчетных лиц. Такие инструменты должны легко синхронизироваться с уже существующими ERP и другими внутренними системами компании, чтобы расширять их функционал, усиливая общий эффект и не мешая привычному ходу работы.

Как работает приложение Hamilton Командировки?

В приложении Hamilton Командировки все участники бизнес-процесса работают онлайн, причем большая часть их действий уже автоматизирована.

Сотрудник заполняет заявку на командировку с любого мобильного устройства и в зависимости от политики компании выбирает опции по ней самостоятельно – через online booking tool или представителя корпоративного турагентства. Это позволяет бронировать билеты и гостиницы по самым выгодным тарифам и легко контролировать корпоративное турагентство.

Менеджер в один клик утверждает заявку на командировку сотрудника и бюджет по ней. Приложение даст знать, если лимиты сотрудника по бюджету превышены, и менеджер сможет легко вернуть заявку для внесения изменений. Это позволяет руководителям находиться в курсе всех расходов и не пропускать дорогостоящие для компании поездки.

Так как приложение исключает ошибки в документации сотрудника, самостоятельно формирует бухгалтерские проводки и автоматически сверяет электронный счет турагентства с утвержденным бюджетом на командировку, бухгалтеру остается лишь просмотреть документы и отправить на выплату. Приложение также автоматически готовит развернутую отчетность по расходам и аналитику для налогового учета.

Вот так сложный командировочный бизнес-процесс становится простым, быстрым и прозрачным, а главное – экономически выгодным для компании.