Цифровая трансформация Cinalab: как автоматизация авансовых отчетов изменила бизнес-процессы.

Уже более 100 лет компания гарантирует безупречное партнерство своим клиентам, ежедневно помогая им достигать лучших результатов, и осуществляет свою деятельность с учетом интересов здоровья, безопасности и сохранения окружающей среды.

Передовые мировые практики, многолетний опыт работы и уникальная научно-технологическая база позволяют компании задавать неизменно высокие стандарты производства химических средств и определять вектор развития отрасли.

Безусловным приоритетом работы является разработка индивидуальных химических и технологических решений и реализация комплексного подхода с учетом потребностей клиентов в индустриальном секторе, в сфере индустрии гостеприимства, пищевых производств и здравоохранения.

Продукция и комплексные решения Cinalab — это основа уверенности клиентов сегодня в безупречных результатах бизнеса завтра.

Под брендом Cinalab осуществляет свою деятельность несколько компаний, каждая из которых имеет собственную автономную структуру управления и отчётности. В результате процесс управления авансовыми отчётами стал сложным и неэффективным, требующим значительных временных затрат и постоянного ручного вмешательства.

Компания нашего Заказчика столкнулась со следующими существенными сложностями:

1. Длительные сроки обработки авансовых отчетов включали в себя затяжные процессы подачи и проверки отчетов, существенные временные затраты на обработку каждого документа и, как следствие, накопление большого количества необработанных заявок.
2. Рутинная нагрузка на сотрудников, возникающая из-за избыточного количества повторяющихся операций, приводила к длительной ручной обработке данных и постоянной монотонной работе с бумажными носителями.
3. Сложности в согласовании возникали из-за затрудненной коммуникации между отделами и отсутствием прозрачности в процессах. Как следствие — возникало длительное ожидание одобрения заявок на выплаты по авансовым отчетам.
4. Организационные проблемы включали в себя несогласованность рабочих процессов, сложности в отслеживании статуса отчетов и высокие риски потери важных документов.
5. Административная неэффективность включала в себя высокие трудозатраты на контроль бизнес-процессов, частые ошибки при ручном вводе данных и сложности в формировании авансовой отчетности.

Эти проблемы существенно снижали эффективность работы компании и требовали срочного решения для оптимизации бизнес-процессов.

«Многолетняя работа с традиционной системой авансовой отчётности превратилась для компании в лабиринт проблем: бесконечные очереди в обработке документов, изнурительная рутина для сотрудников, непрозрачные процессы согласования и постоянный риск потери документов создавали серьёзный барьер для развития бизнеса», поделился представитель компании.

Тщательно проанализировав все бизнес-процессы компании Заказчика, эксперты Hamilton Apps поставили перед собой главную цель — создание эффективной системы управления авансовыми отчетами, которая позволит:

• Автоматизировать процессы обработки авансовых отчетов на всех этапах;
• Оптимизировать временные затраты на работу сотрудников с авансовыми отчетами;
• Повысить прозрачность этапов согласования;
• Минимизировать риски потери важных документов.

В рамках модернизации бизнес-процессов компании было внедрено облачное решение Hamilton Авансовый отчет. Это было одним из первых важных шагов на пути к цифровой трансформации бизнеса, позволивших повысить эффективность работы с авансовыми отчетами и оптимизировать рабочие процессы компании.

Комплексная реализация внедрения Hamilton Авансовый отчет потребовала проведения обширного спектра работ, направленных на полную интеграцию системы в бизнес-процессы компании.

Многоуровневый подход к внедрению включал:

1. Вход в систему по SSO.
2. Разработку и создание гибкой и многоуровневой матрицы согласования, учитывающей особенности бизнес-процессов компании.
3. Интеграцию с ERP-системой клиента для автоматического постирования проводок.
4. Интеграцию с банком Заказчика для автоматической загрузки банковский выписок и предоставления возможности сотрудникам отчитываться за понесенные расходы по корпоративной карте. В рамках сотрудничества эксперты Hamilton Apps провели работу с банком и добились максимально привлекательных условий банковского обслуживания.
5. Возможность подписания документов ПЭП и УКЭП в зависимости от должности подписанта.
6. Создание и настройку необходимых печатных форм по форматам, предоставленных Заказчиком.
7. Создание и настройку кастомизированных статистических отчетов.
8. Уникальный расчет суточных с учетом питания сотрудников.
9. Внедрение роли ассистента для создания авансовых отчетов за сотрудников компании и настройку дополнительных расширенных прав пользователей.
10. Возможность настройки делегирования ролей на время отсутствия сотрудников.
11. Создание служебных записок на определенные виды расходов.

 «Глубокое погружение в структуру компании Заказчика позволило нашим экспертам создать действительно уникальное решение. Главная цель — построение эффективной системы управления авансовыми отчётами — была достигнута в полном объёме. В процессе работы мы уделили особое внимание индивидуализации решения, адаптировав все функции под уникальные потребности компании. От разработки гибкой матрицы согласования до интеграции с банковской системой — каждый этап был продуман до мелочей», — рассказывает Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

«Будучи компанией с более чем столетней историей, мы стремимся к совершенству во всём, что делаем. Поэтому решение о модернизации системы авансовой отчётности стало важным шагом в развитии нашего бизнеса в России. Ранее мы сталкивались с серьёзными трудностями в управлении финансовыми потоками: долгие согласования, рутинные операции и риски потери документов замедляли работу. Но сегодня я с уверенностью могу сказать, что эти проблемы остались в прошлом. Хочу отметить профессионализм команды Hamilton Apps, которая не только внедрила систему, но и учла все особенности нашего бизнеса. Теперь мы можем с полной уверенностью смотреть в будущее, зная, что наши бизнес-процессы работают эффективно и соответствуют высоким стандартам группы компаний, объединенных брендом Cinalab. Этот проект стал важным этапом в цифровой трансформации нашей компании и подтвердил правильность выбранного пути развития», — комментирует представитель группы компаний, объединенных брендом Cinalab.

Внедрение облачного решения Hamilton Авансовый отчет позволило группе   компаний, объединенных брендом Cinalab, достичь впечатляющих результатов в оптимизации бизнес-процессов:

• Сократилось количество потерянных документов до 0%;
• Снизилась нагрузка на бухгалтерию на 50%;
• Сократилось время на выполнение рутинных операций на 60%;
• Повысилась точность авансовой отчетности до 100%.

Эти впечатляющие результаты подтверждают высокую эффективность решения Hamilton Apps и его значимый вклад в развитие современных бизнес-процессов компании. Внедрение системы позволило не только оптимизировать работу с документами, но и создать прочную основу для дальнейшего роста и развития бизнеса.