Заграничная командировка — это служебная поездка работника за пределы территории Российской Федерации, осуществляемая по распоряжению работодателя для выполнения конкретного служебного задания.
После заграничной командировки все подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык. Это требование продиктовано нормами бухгалтерского учета и налогообложения.
Кто может выполнить перевод подтверждающих документов?
Переводом подтверждающих документов вправе заниматься:
- Профессиональный переводчик — для этого компания может обратиться в специализированную организацию либо привлечь частного специалиста.
- Сотрудник компании, владеющий иностранным языком и официально уполномоченный на выполнение данной задачи. Это может быть сотрудник бухгалтерии, отдела кадров или иной специалист, на которого возложены данные обязанности.
Как правильно оформить перевод подтверждающих документов?
Перевод следует выполнять построчно и оформлять на отдельном листе. В самих иностранных документах не допускается ничего дописывать или исправлять. К оригиналам прикладываются отдельные листы с переводом, которые в обязательном порядке должны быть подписаны переводчиком.
При этом важно обратить внимание, что некоторые элементы не требуют перевода:
- Зарегистрированные товарные знаки (например, название авиакомпании в авиабилете);
- Фрагменты текста, которые не имеют существенного значения для подтверждения расходов (условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и т. п.);
- Закодированная информация в электронных авиабилетах.
Какие подтверждающие документы подлежат переводу?
К авансовому отчету необходимо приложить переводы следующих документов:
- Проездные билеты;
- Посадочные талоны, маршрутные квитанции или справку от перевозчика в случае утери посадочного талона;
- Счета за проживание в гостинице;
- Кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и банкоматов;
- Копии страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы (если они содержат записи на иностранном языке);
- Другие документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (например, счета за мобильную связь, транспортировку багажа, обмен валюты).
В какие сроки необходимо сдавать авансовый отчет?
Сотрудник обязан представить авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если возвращение из командировки пришлось на выходной или праздничный день, срок отсчитывается с первого рабочего дня после него. Важно обратить внимание, что все расходы по заграничной командировке в авансовом отчете указываются в валюте и в рублях.
Какие особенности предусмотрены для пользователей Hamilton Apps?
В приложении доступно два варианта настройки курса валют:
- Указание единой даты курса валют для всех расходов в рамках одного авансового отчета (например, дата заполнения авансового отчета);
- Установка индивидуальной даты для каждого расхода (например, дата фактического расхода).
Курс валют автоматически подтягивается по данным ЦБ РФ, а также Национального банка республики Казахстан и Центрального банка Республики Узбекистан.
