Если при заполнении авансового отчета сотрудник обнаружил, что утеряны чеки, необходимо предпринять определенные действия в зависимости от типа документа и ситуации.
Что делать, если утерян кассовый чек для авансового отчета?
Вариант 1. Обратиться к продавцу с просьбой восстановить чек
Поскольку при использовании онлайн-контрольно‑кассовой техники (ККТ) информация о расчетах хранится в фискальном накопителе и у оператора фискальных данных (ОФД), продавец может получить дубликат чека. Для этого нужно написать заявление на имя директора организации-продавца, указав дату и время покупки, сумму и наименование приобретенных товаров.
Вариант 2. Использовать электронные чеки
Если чек был получен в электронном виде, например, на электронную почту или через приложение, его можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Электронный чек имеет юридическую силу бумажного документа.
Вариант 3. Проверить приложение ФНС «Мои чеки онлайн»
Если оплата была произведена картой, этот сервис может отобразить чек.
Вариант 4. Использовать косвенные документы
Например, если покупка была сделана в интернет-магазине, можно приложить снимок экрана с заказом с сайта или подтверждение оплаты от банка.
Общие рекомендации при утере чека
1. Написать объяснительную записку
Сотрудник должен подробно описать обстоятельства утраты документа, указав дату, место, сумму и другие детали.
2. Проверить локальные документы организации
Порядок действий при утере документов может быть прописан в положении о командировках, учетной политике или других внутренних документах.
3. Рассмотреть решение о возмещении расходов
Руководитель организации вправе либо потребовать вернуть деньги, либо принять авансовый отчет, несмотря на отсутствие документов.
4. Избегать подобных ситуаций в будущем
Рекомендуется сохранять электронные копии чеков и билетов, использовать электронные формы документов, уточнять у продавцов возможность отправки чеков на электронную почту или телефон.
Важно учитывать, что отсутствие подтверждающих документов может повлечь риски при налоговом учете и проверках.
