О компании

История компании нашего Заказчика связана с наследием крупных российских фабрик. Их традиции и опыт сотрудников легли в основу работы современного производства, где сейчас выпускается вся продукция компании.

История возникновения компании уходит в далекий XIX век. Намного позднее, в конце XX века FMCG-компания начала работать на российском рынке. В XXI веке произошло новое знаковое событие в истории компании — весь бизнес был полностью передан локальным инвесторам, сменил свое название и продолжил свое стремительное развитие на российском рынке.

Особенности проекта

Масштаб компании Заказчика требовал обработки огромного количества авансовых отчетов. Каждый месяц бухгалтерия сталкивалась с потоком до 900 авансовых отчетов, причем все они были на бумаге. Это превращалось в лавину чеков, квитанций и отчетов, которые часто терялись, дублировались и путали сотрудников.

Сотрудники, перегруженные рутиной, забывали вовремя сдавать авансовые отчеты, а бухгалтеры вынуждены были отправлять некорректно оформленные документы на доработку. Это затягивало процесс согласования, сотрудники длительное время ожидали начисления денежных средств по отчетам, в компании росло недовольство. Бухгалтеры ежедневно тратили часы рабочего времени на проверку предоставляемых авансовых отчетов и исправление ошибок, вместо того чтобы заниматься стратегическими задачами.

Система явно нуждалась в обновлении, чтобы освободить время и ресурсы для более важных целей.

«В современном бизнесе эффективность и скорость обработки данных — ключевые факторы успеха. Наша компания столкнулась с проблемой: устаревшая бумажная система обработки авансовых отчетов не справлялась с объемом задач. Мы приняли решение о модернизации системы, чтобы освободить ресурсы для стратегических целей и повысить удовлетворенность персонала. Это означало для нас не просто обновление — это был шаг к более эффективному и современному бизнесу», рассказывает представитель компании Заказчика.

Цели и задачи проекта

«Перед нашими экспертами стояла амбициозная задача — интегрировать Hamilton Авансовые отчеты в существующие бизнес-процессы компании Заказчика максимально эффективно и уложиться в сжатые сроки. Важно отметить, что реализация данного проекта — это не простое внедрение готового коробочного решения. Каждый этап настройки выполнялся индивидуально, с учетом уникальных требований и особенностей бизнеса клиента. Такой персонализированный подход позволил создать гибкую систему, идеально вписывающуюся в корпоративную среду и отвечающую всем потребностям Заказчика», рассказывает Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

Ключевой задачей проекта стало создание эффективной системы разделения пользователей по юридическим лицам компании.

Для достижения этой цели были реализованы следующие важные компоненты

• Комплексная структура разграничения пользователей по юридическим лицам;
• Индивидуальная настройка кост-центров для каждой организации;
• Точная привязка сотрудников к соответствующим кост-центрам.

Кастомизированная настройка по работе с бухгалтерскими проводками полностью изменила подход к данной проблеме

Благодаря данной автоматизации бухгалтерия перестала тратить время на их формирование — все происходит автоматически

Когда сотрудник вносит информацию о своих расходах и подтверждает корректность их заполнения, на основании внесенных данных формируются бухгалтерские проводки. Если сотруднику необходимо внести корректировки — он вносит изменения и подтверждает их, после этого проводки обновляются и перезаписываются. Все цепочки счетов продуманы до мелочей, а автоматизация процессов полностью исключает возможность ошибок. Такой подход не только освободил бухгалтеров от рутинной работы, но и сделал процесс учета расходов максимально надежным и безошибочным.

Оптимизация работы бухгалтерии на этом не остановилась

Кроме интеграции с 1С, в приложении Hamilton Apps была реализована полезная функция массового утверждения отчетов — бухгалтер может утверждать отчеты по одному, несколько или даже все разом, что заметно облегчает его работу.

Для максимального комфорта сотрудников была реализована удобная интеграция с Диадок

Особое внимание уделили безопасности документооборота: для бухгалтеров настроили работу с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), а сотрудникам и руководителям настроили простую электронную подпись (ПЭП).

Для удобства работы банковской группы были созданы специальные разделы, отображающие все возвраты по покупкам (минусовые транзакции)

При этом такие отмененные операции перестали попадать в авансовый отчет — они не стали отображаться в списке учитываться при расчетах. Это сделало работу с отчетами максимально прозрачной и исключило случайные ошибки при подсчетах.

Для удобства работы сотрудников была внедрена функция автоматической проверки даты командировок

Данный функционал полностью исключил ситуации, когда сотрудники случайно подгружали в систему документы на одни и те же дни, что значительно упростило работу с командировочными расходами.

Особое внимание было уделено автоматизации обмена данными, благодаря которой система самостоятельно определяет характер работы каждого сотрудника (разъездной или стационарный) на основе получаемых мастер-данных.

Персонализированный подход к каждому пользователю проявился в следующих аспектах

• Индивидуальная настройка видимости различных типов авансовых отчетов;
• Автоматическое определение структуры отчета (включая поля, пункты и маршруты согласования);
• Адаптация под конкретные потребности и особенности работы каждого сотрудника.

Управление представительскими расходами в компании Заказчика стало настроено максимально эффективно благодаря продуманной системе автоматизации

Система обеспечила:

• Автоматическую подгрузку всех участников из предварительно загруженных списков;
• Исключение ошибок при вводе данных благодаря работе с загруженным перечнем;
• Удобный выбор представителей из готового списка.

В рамках оптимизации рабочих процессов в компании Заказчика была реализована гибкая система управления правами доступа для ассистентов, позволившая

• Обеспечить возможность заполнения авансовых отчетов как на себя, так и на других сотрудников;
• Организовать четкую структуру взаимодействия между сотрудниками.

«Мы активно работаем над развитием нашей экосистемы и планируем внедрить в бизнес-процессы Заказчика ряд важных улучшений. В первую очередь мы сосредоточимся на автоматизации процесса согласования: система будет самостоятельно определять оптимальный маршрут в зависимости от кост-центра и зон ответственности сотрудников. Это позволит значительно ускорить процесс обработки отчетов и сделать его максимально эффективным.

Кроме того, в наших планах — расширение функционала за счет новых внешних интеграций и усовершенствование существующих опций. Мы стремимся создать максимально гибкую и удобную систему, которая будет отвечать всем потребностям бизнеса и помогать в решении повседневных задач», поделилась стратегическими планами Юлия Брагинская.

Результаты проекта

«Внедрение Hamilton Авансовые отчеты стало для нашей компании значимым шагом в направлении цифровой трансформации бизнес-процессов. Эксперты Hamilton Apps продемонстрировали высокий уровень профессионализма и глубокое понимание специфики нашего бизнеса, что позволило достичь впечатляющих результатов. В результате реализации проекта мы получили комплексное решение, которое существенно оптимизировало наши каждодневные рабочие процессы. Планируемые улучшения, включая автоматизацию маршрутов согласования и расширение интеграционных возможностей, открывают нам новые горизонты для повышения эффективности работы компании», поделился представитель Заказчика.

Благодаря внедрению Hamilton Авансовые отчеты, все ключевые показатели компании Заказчика продемонстрировали положительную динамику

• Упрощение процесса согласования документов — на 37%;
• Существенная оптимизация работы бухгалтерии — на 49%;
• Повышение прозрачности финансовых операций — на 82%;
• Минимизация количества рутинных операций — на 100%.

Реализация данного проекта доказала, что современные технологии способны существенно улучшить бизнес-процессы компании и повысить эффективность работы всех подразделений.