Завершая месяц, посвященный теме электронного документооборота, давайте подведем итоги, почему это решение становится все более популярным и необходимым для бизнеса.

• Экономия бумаги и вклад в экологию

Переход на ЭДО позволяет значительно сократить использование бумаги, что не только экономит ресурсы компании, но и способствует сохранению лесов и снижению углеродного следа. Это важный шаг к устойчивому развитию и заботе о планете.

• Экономия денег

ЭДО помогает сократить расходы на печать, хранение и транспортировку документов. Компании, перешедшие на электронный документооборот, отмечают существенную экономию средств, которые можно направить на развитие бизнеса.

• Искусственный интеллект в ЭДО

Искусственный интеллект становится ключевым инструментом в ЭДО. Он автоматизирует рутинные задачи, такие как проверка подписей, создание отчетов и уведомлений, что ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок.

• Будущее ЭДО

ЭДО продолжает развиваться, легко интегрируясь с различными ERP-системами и современными технологиями. Это позволяет компаниям оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие с партнерами.

• Скорость согласования

Электронные документы обрабатываются мгновенно, что исключает задержки, связанные с физической пересылкой бумаг. Это особенно важно для компаний, где скорость принятия решений критична.

Если вы еще не перешли на ЭДО, сейчас самое время начать и внедрить в свою каждодневную работу экосистему Hamilton Apps для управления авансовой отчетностью и командировками! Это не только удобно и выгодно, но и отвечает современным требованиям бизнеса.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Облако, Работа с документами, Технологии, Хамилтон Аппс

После изучения истории и основ электронного документооборота, электронной цифровой подписи и ее хранения, настало время обсудить, где именно хранятся документы, подписанные в приложении Hamilton Apps.

Наша экосистема включает в себя электронный архив, который обеспечивает удобное и безопасное хранение документов. Этот архив интегрирован с модулем управления Workflow Engine и базой данных. В каждом модуле автоматически выполняются архивирование, индексирование документов и обработка журналов.

Электронный архив обладает рядом преимуществ, которые делают его удобным и эффективным инструментом для хранения и управления документами:

1. Экономия пространства. Электронный архив не требует физического места для хранения документов, что особенно важно для крупных организаций.
2. Быстрый доступ. Документы можно найти за считанные секунды благодаря удобной системе поиска.
3. Безопасность. Электронные архивы защищены от несанкционированного доступа, потери и повреждения данных. Резервное копирование и шифрование обеспечивают сохранность информации.
4. Масштабируемость. Система легко адаптируется под растущий объем документов компании.

Эти преимущества делают электронный архив незаменимым инструментом для современных организаций, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы.

Наши эксперты создали собственную облачную инфраструктуру и разместили серверы в современных центрах обработки данных, расположенных на территории России. Эти дата-центры обеспечивают высокий уровень защиты данных и соответствуют всем требованиям закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Мы уделяем особое внимание безопасности и конфиденциальности, чтобы наши клиенты могли быть уверены в защите своих данных.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Облако, Работа с документами, Технологии, Хамилтон Аппс

Простая электронная подпись (ПЭП) — это самый доступный вид электронной подписи, который подтверждает личность пользователя через коды, SMS-сообщения, логины и пароли.

Как получить ПЭП?

Физические лица могут оформить простую электронную подпись (ПЭП) несколькими способами:

• Через личный кабинет на сайте банка;
• В мобильном приложении финансового учреждения.

Для подтверждения личности на портале Госуслуг доступны два варианта:

• Личное посещение центра обслуживания с документами из регистрационной анкеты;
• Получение идентификационного кода через Почту России.

Создание ПЭП возможно с помощью специального дополнения — плагина «КриптоПро Office Signature» в Microsoft Office. Заверенная ПЭП на токене оформляется в удостоверяющем центре.

Для оформления ПЭП физическим лицам, записанную на токен, потребуется следующий набор документов:

• Действующий паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Заполненное заявление на получение ЭП;
• Носитель информации (токен).

Для оформления ПЭП юридическим лицам необходимо оплатить услугу в удостоверяющем центре и предоставить полный пакет документов:

• Заявление на выпуск ЭП;
• Паспорт ответственного лица;
• СНИЛС владельца подписи;
• ИНН организации.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это защищённый вид электронной подписи, который создаётся с помощью криптографических методов.

Как получить УНЭП?

Оформить УНЭП для физических лиц можно двумя способами:

• Через личный кабинет на сайте ФНС после предварительной авторизации через портал «Госуслуги»;
• Через мобильное приложение «Госключ» при наличии подтвержденной учетной записи на «Госуслугах» и актуального номера телефона в профиле.

Оформить УНЭП для юридических лиц можно следующим способом:

• В специализированных удостоверяющих центрах при условии предоставления полного пакета документов и носителя электронного ключа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это высший стандарт цифровой безопасности в мире электронных документов.

Как получить УКЭП?

Оформить УКЭП физическим лицам можно двумя способами:

• Через мобильное приложение «Госключ»;
• В специализированных центрах — аккредитованных удостоверяющих организациях, где можно оформить ЭП при личном присутствии.

Оформить УКЭП юридическим лицам можно:

• В ФНС;
• У доверенных лиц ФНС;
• В коммерческих удостоверяющих центрах.

Как получить ЭП?

Для хранения электронной подписи существует два способа:

1. В системе Windows. Данный способ подходит для работы на одном компьютере, на котором установлен пароль.
2. На USB-токене. Данный способ требует ввода пин-кода. С USB-токеном можно работать на любом компьютере и его брать с собой.

Важно: не храните на одном токене подписи разных людей — используйте отдельный носитель для каждого владельца.

Правильно выбранная и надёжно хранящаяся электронная подпись — это гарантия безопасности ваших документов и успешного ведения дел в цифровом пространстве.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Работа с документами, Хамилтон Аппс