Бухгалтерская документация позволяет составить полное и актуальное представление о состоянии хозяйственной деятельности компании. В ее основу ложится первичная отчетность. Именно она фиксирует любые факты осуществления хозяйственной деятельности. Поэтому очень важно заполнять ее корректно, следуя установленным правилам, чтобы впоследствии исключить всевозможные ошибки.
Какие документы входят в перечень «первички»?
Полный список документов прописан в Федеральном Законе 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Прежде всего эти документы требуется для налоговой службы как подтверждение факта осуществления хозяйственного действия и правильного расчета налогооблагаемой базы.
Вся «первичка» должна сохраняться в бухгалтерских архивах по меньшей мере 4 года. В течение этого срока налоговая служба может в любой момент запросить их для проверки как вашей компании, так и вашего контрагента. Также первичная документация используется во время досудебных и судебных разбирательств.
«Первичка» составляется в момент проведения хозяйственной операции и подписывается в момент ее свершения. Как правило, составлением первичной документации занимается продавец товара/услуги. Однако сохранять эти документы требуется вне зависимости от того, являетесь ли вы компанией-поставщиком или ее контрагентом.
Список документов для разных типов сделок отличается. Однако для любого типа хозяйственной операции обязательно оформляются:
- договор;
- счет на оплату;
- кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчетности;
- накладная;
- акт о выполненных работах или поставленных товарах.
Любая сделка состоит из трех этапов: предварительная договоренность, осуществление оплаты, передача товара/оказание услуги. Соответственно, каждый этап оформляется документально.
Как заполняются документы первичной бухгалтерской отчетности?
Все в том же 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 прописано, как именно следует заполнять такую важную для организации документацию. Согласно Федеральному Закону, в каждом документы должны содержаться:
- наименование и дата составления документа;
- наименование организации с полными реквизитами;
- определение факта сделки;
- количественное содержание сделки и ее выражение в денежном эквиваленте;
- ФИО и должности сотрудников, ответственных за выполнение операции.
Внесение первичных документов в бухгалтерские регистры
Все первичные документы регистрируются, а сведения о них заносятся в регистры бухгалтерского учета. Несмотря на то, что строгие требования к первичке прописаны в Федеральном Законе, форму бухгалтерского учета определяет руководитель организации — она закрепляется в её уставе.
Вне зависимости от выбранной формы бухгалтерской отчетности для первичной отчетности самое важное – точность и своевременность вносимой информации. Именно на ее основе в последующем строится бухгалтерская отчетность организации. Первичку также запрашивает при проведении проверок налоговая служба.
Особенности первичной и сводной бухгалтерской отчетности
Существует разделение по степени обобщенности данных. Индивидуально первичную отчетность подготавливает компания по результатам собственной хозяйственной деятельности.
Сводную отчетность составляют вышестоящие инстанции, осуществляющие контроль и проверки хозяйствующих субъектов.
Существует также понятие консолидированной отчетности, которое подразумевает сбор отчетной информации от двух или более хозяйствующих субъектов, которые являются контрагентами или состоят в иных финансово-хозяйственных отношениях.
Вся эта отчетность используется для представления наиболее полной и актуальной информации о состоянии дел хозяйственных субъектов в определенных отраслях экономики.
Сегодня этот процесс во много раз упрощается благодаря использованию цифровых технологий. Они помогают достичь сразу нескольких целей:
- оперативно обрабатывать первичную документацию;
- удобно отправлять отчетность в контролирующие органы;
- исключать человеческий фактор при вычислении финансовых показателей.
Еще один важный момент – это хранение такой документации. Это особенно актуально при работе с авансовой отчетностью, так как те же чеки, подтверждающие целевое использование средств сотрудника на нужды компании, часто теряются. Современные инструменты исключают такие риски.
Так, например, в приложении Hamilton Авансовый отчет все фото и сканы документов всегда сохраняются в электронный архив, что даёт возможность бухгалтеру или руководителю в любой момент и без лишнего труда их найти.
Именно поэтому цифровые инструменты для работы с первичной отчетностью сегодня используются на предприятиях любого масштаба. Использование таких инструментов выгодно и удобно как для вышестоящих инстанций и контролирующих органов (налоговая служба, Росстат, Пенсионный фонд РФ), так и внутри компании по ряду причин:
- работы сотрудников бухгалтерского отдела в разы ускоряется;
- качество контроля за ведением и хранением первичной документации повышается;
- база для последующего анализа и выведения статистики легко формируется.
