При возвращении из командировки сотруднику необходимо корректно и безошибочно заполнить авансовый отчет. Как это сделать? Пошагово разбираемся в этом вопросе вместе с вами!

Задача № 1: Собрать все подтверждающие документы

• Проездные документы (билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции);
• Документы на проживание (чеки, ваучеры, договоры);
• Кассовые чеки с QR-кодом;
• Банковские выписки (при оплате корпоративной картой);
• Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.

Задача № 2: Проверить сроки подачи отчета

• Три рабочих дня — максимальный срок сдачи отчета после возвращения из командировки;
• При возвращении из деловой поездки в выходной день или при уходе на больничный срок отсчитывается с первого рабочего дня.

Задача № 3: Правильно заполнить авансовый отчет

• На лицевой стороне АО указать общие сведения: наименование организации, дата составления отчета, ФИО подотчетного лица, должность (кроме договоров ГПХ), структурное подразделение и назначение аванса (командировка, общехозяйственные или представительские расходы и т.п.);
• В табличной части АО указать: остаток / перерасход с предыдущего АО, способ получения денежных средств (наличные / карта), сумма полученных средств, сумма израсходованных средств, остаток / перерасход, количество приложенных документов;
• На оборотной стороне АО указать перечень расходов: дата и номер документа, наименование расхода, сумма в рублях, итоговая сумма.

Задача № 4: Приложить документы и передать отчет в бухгалтерию

• Пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они указаны в отчете.
• Приложить оригиналы (или сканы — для электронного формата);
• Передать отчет в бухгалтерию и получить расписку (нижнюю часть документа с подписью бухгалтера).

Задача №5: Обратить внимание на важные особенности

• Суточные расходы не требуют подтверждающих документов;
• Все траты должны быть служебными;
• Электронные чеки необходимо распечатать;
• Иностранные документы должны быть переведены на русский язык.

Как все это оптимизировать? Подготовить авансовый отчет в облачном приложении Hamilton Авансовые отчеты.

• Большая часть информации уже заполнена за сотрудника по умолчанию;
• Поля, в которые необходимо внести недостающие данные, автоматически подсвечиваются красным цветом;
• Для подтверждения расходов сотруднику необходимо лишь сфотографировать свои чеки и прикрепить их онлайн;
• Для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».

Кстати, в Hamilton Авансовые отчеты есть возможность настройки ограничений по расходам в соответствии с политикой компании. Ограниченный перечень доступных типов расходов может быть представлен в виде удобного списка, что позволяет:

• Исключить ошибки при классификации расходов;
• Ускорить процесс внесения данных;
• Обеспечить единообразие в бухгалтерском учете.

Такой подход к организации выбора не только упрощает работу пользователей, но и повышает качество финансового учета, сводя к минимуму вероятность некорректного распределения средств по статьям расходов.