О компании

Уже более 100 лет компания гарантирует безупречное партнерство своим
клиентам, ежедневно помогая им достигать лучших результатов, и осуществляет свою
деятельность с учетом интересов здоровья, безопасности и сохранения окружающей
среды.

Передовые мировые практики, многолетний опыт работы и уникальная научно-
технологическая база позволяют компании задавать неизменно высокие стандарты
производства химических средств и определять вектор развития отрасли.

Безусловным приоритетом работы является разработка индивидуальных
химических и технологических решений и реализация комплексного подхода с учетом
потребностей клиентов в индустриальном секторе, в сфере индустрии гостеприимства,
пищевых производств и здравоохранения.

Продукция и комплексные решения Cinalab — это основа уверенности клиентов
сегодня в безупречных результатах бизнеса завтра.

Особенности проекта

Под брендом Cinalab осуществляет свою деятельность несколько компаний, каждая
из которых имеет собственную автономную структуру управления и отчётности. В
результате процесс управления авансовыми отчётами стал сложным и неэффективным,
требующим значительных временных затрат и постоянного ручного вмешательства.

Компания нашего Заказчика столкнулась со следующими существенными
сложностями:

1. Длительные сроки обработки авансовых отчетов включали в себя затяжные
процессы подачи и проверки отчетов, существенные временные затраты на
обработку каждого документа и, как следствие, накопление большого количества
необработанных заявок.

2. Рутинная нагрузка на сотрудников, возникающая из-за избыточного количества
повторяющихся операций, приводила к длительной ручной обработке данных и
постоянной монотонной работе с бумажными носителями.

3. Сложности в согласовании возникали из-за затрудненной коммуникации между
отделами и отсутствием прозрачности в процессах. Как следствие — возникало
длительное ожидание одобрения заявок на выплаты по авансовым отчетам.

4. Организационные проблемы включали в себя несогласованность рабочих
процессов, сложности в отслеживании статуса отчетов и высокие риски потери
важных документов.

5. Административная неэффективность включала в себя высокие трудозатраты на
контроль бизнес-процессов, частые ошибки при ручном вводе данных и сложности
в формировании авансовой отчетности.

Эти проблемы существенно снижали эффективность работы компании и требовали
срочного решения для оптимизации бизнес-процессов.

«Многолетняя работа с традиционной системой авансовой отчётности превратилась
для компании в лабиринт проблем: бесконечные очереди в обработке документов,
изнурительная рутина для сотрудников, непрозрачные процессы согласования и
постоянный риск потери документов создавали серьёзный барьер для развития
бизнеса», поделился представитель компании.

Цели и задачи проекта

Тщательно проанализировав все бизнес-процессы компании Заказчика, эксперты
Hamilton Apps поставили перед собой главную цель — создание эффективной
системы управления авансовыми отчетами, которая позволит:

• Автоматизировать процессы обработки авансовых отчетов на всех этапах;
• Оптимизировать временные затраты на работу сотрудников с авансовыми
  отчетами;
• Повысить прозрачность этапов согласования;
• Минимизировать риски потери важных документов.

В рамках модернизации бизнес-процессов компании было внедрено облачное
решение Hamilton Авансовый отчет. Это было одним из первых важных шагов на пути к
цифровой трансформации бизнеса, позволивших повысить эффективность работы с
авансовыми отчетами и оптимизировать рабочие процессы компании.

Комплексная реализация внедрения Hamilton Авансовый отчет потребовала
проведения обширного спектра работ, направленных на полную интеграцию системы в
бизнес-процессы компании.

Многоуровневый подход к внедрению включал:

1. Вход в систему по SSO.

2. Разработку и создание гибкой и многоуровневой матрицы согласования,
учитывающей особенности бизнес-процессов компании.

3. Интеграцию с ERP-системой клиента для автоматического постирования проводок.

4. Интеграцию с банком Заказчика для автоматической загрузки банковский выписок
и предоставления возможности сотрудникам отчитываться за понесенные расходы
по корпоративной карте. В рамках сотрудничества эксперты Hamilton Apps
провели работу с банком и добились максимально привлекательных условий
банковского обслуживания.

5. Возможность подписания документов ПЭП и УКЭП в зависимости от должности
подписанта.

6. Создание и настройку необходимых печатных форм по форматам,
предоставленных Заказчиком.

7. Создание и настройку кастомизированных статистических отчетов.

8. Уникальный расчет суточных с учетом питания сотрудников.

9. Внедрение роли ассистента для создания авансовых отчетов за сотрудников
компании и настройку дополнительных расширенных прав пользователей.

10. Возможность настройки делегирования ролей на время отсутствия сотрудников.

11. Создание служебных записок на определенные виды расходов.

«Глубокое погружение в структуру компании Заказчика позволило нашим
экспертам создать действительно уникальное решение. Главная цель — построение
эффективной системы управления авансовыми отчётами — была достигнута в
полном объёме. В процессе работы мы уделили особое внимание индивидуализации
решения, адаптировав все функции под уникальные потребности компании. От
разработки гибкой матрицы согласования до интеграции с банковской системой —
каждый этап был продуман до мелочей», — рассказывает Юлия Брагинская,
управляющий директор Hamilton Apps.

Результаты проекта

«Будучи компанией с более чем столетней историей, мы стремимся к совершенству
во всём, что делаем. Поэтому решение о модернизации системы авансовой
отчётности стало важным шагом в развитии нашего бизнеса в России. Ранее мы
сталкивались с серьёзными трудностями в управлении финансовыми потоками:
долгие согласования, рутинные операции и риски потери документов замедляли
работу. Но сегодня я с уверенностью могу сказать, что эти проблемы остались в
прошлом. Хочу отметить профессионализм команды Hamilton Apps, которая не
только внедрила систему, но и учла все особенности нашего бизнеса. Теперь мы
можем с полной уверенностью смотреть в будущее, зная, что наши бизнес-процессы
работают эффективно и соответствуют высоким стандартам группы компаний,
объединенных брендом Cinalab. Этот проект стал важным этапом в цифровой
трансформации нашей компании и подтвердил правильность выбранного пути
развития», — комментирует представитель группы компаний, объединенных
брендом Cinalab.

Внедрение облачного решения Hamilton Авансовый отчет позволило группе
компаний, объединенных брендом Cinalab, достичь впечатляющих результатов в
оптимизации бизнес-процессов:

• Сократилось количество потерянных документов до 0%;
• Снизилась нагрузка на бухгалтерию на 50%;
• Сократилось время на выполнение рутинных операций на 60%;
• Повысилась точность авансовой отчетности до 100%.

Эти впечатляющие результаты подтверждают высокую эффективность решения
Hamilton Apps и его значимый вклад в развитие современных бизнес-процессов
компании. Внедрение системы позволило не только оптимизировать работу с
документами, но и создать прочную основу для дальнейшего роста и развития
бизнеса.