О компании

Glenmark Pharmaceuticals Ltd. — международная фармацевтическая компания, в
основе деятельности которой лежат научные исследования и разработка инновационных
лекарственных препаратов. Компания располагает 11 заводами мирового уровня на
четырех континентах и ведет свою деятельность более чем в 80 странах.

Глобально фокусом компании являются следующие терапевтические области:
онкология, дерматология и респираторные заболевания, включая аллергический ринит.
Компания представлена в сегменте воспроизведенных препаратов, специализированных
препаратов и в безрецептурном сегменте (ОТС). В России компания представлена как
ООО «Гленмарк Импэкс», офис которой расположен в городе Москве.

Особенности проекта

В рамках деятельности Glenmark в России компания ежегодно проводит огромное
количество медицинских конференций, обучающих семинаров, лекций и клинических
разборов для врачей различных специальностей, ведущих специалистов и экспертов
отрасли.

Масштабная организация подобных мероприятий привела к необходимости
совершенствования внутренних бизнес-процессов, особенно в части:

• Документального оформления командировок сотрудников;
• Контроля и оптимизации расходов;
• Автоматизации процесса работы с авансовыми отчетами;
• Аналитических отчетов в управлении командировочными и авансовыми
  расходами.

«В современных условиях эффективное управление авансовыми расходами и
командировками критически важно для поддержания высокого уровня организации
наших образовательных программ и обеспечения их бесперебойной работы», —
рассказывает представитель Glenmark.

Цели и задачи проекта

В рамках проведенного аудита Hamilton Apps выделил для себя основные
проблемы Заказчика:

• Отсутствие автоматизации процессов оформления командировок и работы с
  авансовыми отчетами;
• Сложности в контроле расходов, включая все особенности проводимых
  мероприятий (регион проведения мероприятия, тип мероприятия, должность
  сотрудника, количество выступлений и т.п.);
• Проблемы с аналитикой и отсутствие корректно настроенных отчетов;
• Высокие операционные издержки на поддержание ручных процессов и
  дополнительные трудозатраты персонала;
• Ограничения в масштабировании бизнеса из-за невозможности быстрого
  реагирования на рост количества мероприятий и отсутствия гибкости в процессах.

«Все эти вызовы существенно влияли на эффективность организации мероприятий
и требовали комплексного решения для обеспечения бесперебойной работы
компании нашего Заказчика», — рассказывает Юлия Брагинская, управляющий
директор Hamilton Apps.

В качестве основного продукта Заказчик выбрал два основных приложения Hamilton
Apps:

• Hamilton Авансовый отчёт;
• Hamilton Командировки.

В качестве дополнительного продукта Hamilton Apps индивидуально разработал
четыре модуля под главные запросы Заказчика:

1. Модуль по работе с договорами. Представляет собой комплексную систему,
разработанную для автоматизации процесса подготовки, согласования и
подписания договоров с сотрудниками, участвующими в научно-образовательных
мероприятиях для специалистов здравоохранения В качестве ключевых
особенностей модуля можно выделить:

• Шаблоны документов с возможностью настройки под каждое конкретное
  мероприятие;
• Автоматическое заполнение стандартных полей на основе данных о
  мероприятии;
• Настройка параметров договора под тип каждого мероприятия.

2. Модуль по работе с приложениями. Представляет собой многофункциональный
блок, позволяющий детально фиксировать деятельность сотрудников,
участвующих в мероприятиях. Основными возможностями модуля являются:

• Комплексная система учета всех услуг и задач сотрудников;
• Интегрированный блок для работы с внутренними и партнерскими
  событиями;
• Каталог услуг с возможностью детализации по каждому направлению
  работы.

3. Модуль по работе с закрывающими документами. Представляет собой
автоматизированный процесс, обеспечивающий полный цикл обработки
документации по завершенным мероприятиям сотрудников. Ключевыми
функциями модуля являются:

• Автоматизированная проверка всех необходимых документов;
• Автоматическое сопоставление данных с первичной документацией;
• Осуществление проверки соответствия расходов утвержденным лимитам по
  уровню сотрудников, типу мероприятия и т.п.

4. Модуль по работе с расчетной ведомостью. Представляет собой интегрированное
решение для комплексного анализа и обработки финансовых данных,
объединяющее информацию из трех модулей системы, разработанных
индивидуально под потребности Заказчика. Основными преимуществами модуля
являются:

• Автоматическое формирование расчетных ведомостей на основе данных из
  договоров, приложений и актов;
• Автоматическая выгрузка персонализированных печатных форм;
• Предоставление расширенной статистики по типам расходов из данных,
  заполненных в предыдущих модулях.

Результаты проекта

Ключевыми преимуществами внедрения приложения Hamilton Apps являются:

• Многоуровневая аналитика по всем типам документов и кастомизированные
  формы отчетности под конкретные потребности клиента;
• Интеграция с ERP-системой Заказчика и автоматическая выгрузка данных в
  корпоративную систему учета.

«Уникальное решение для автоматизации бизнес-процессов было создано нашей
командой как эксклюзивная разработка под конкретные потребности нашего Заказчика.
Это первый в своем роде проект, объединяющий четыре инновационных модуля в единую
систему управления командировками и авансовыми отчетами, — рассказывает Юлия
Брагинская, — Исключительность разработки заключается в том, что каждый модуль
был создан с нуля, учитывая все особенности и требования Заказчика. Мы не просто
адаптировали приложения Hamilton Apps — мы создали принципиально новый
продукт, который не имеет аналогов на рынке».

Внедрение современного приложения позволило достичь значительных показателей
эффективности:

• Оптимизация рабочего времени сотрудников на 65%;
• Время согласования документов сократилось на 70%;
• Затраты на печать и доставку документов снизились на 75%;
• Мгновенный доступ ко всем необходимым данным (подтвержденный показатель
  доступности работы приложений — 99,9% времени);
• Обеспечение информационной безопасности — 100%.

Hamilton Apps стал катализатором позитивных изменений, позволив компании
Glenmark в России выйти на качественно новый уровень управления бизнес-
процессами и взаимодействия с сотрудниками.