О компании

История компании нашего Заказчика началась с открытия городской аптеки. Несколькими годами позднее маленькая аптека переросла в крупную собственную компанию, выпускающую линию собственных продуктов.

За прошедшие десятилетия в мире многое изменилось, но суть компании Заказчика осталась прежней — а именно ее ценности, которые основаны на человечности, близости и ответственности. Они определяют доверительные и долгосрочные отношения компании с медицинскими и фармацевтическими работниками и являются уникальным преимуществом на мировом рынке. По сей день одной из сильных сторон компании Заказчика является то, что, несмотря на рост, компания остается семейной.

Особенности проекта

В российском представительстве компании остро стояла задача автоматизации процесса работы с авансовыми отчетами.

Сложность заключалась в организационной структуре: несколько отделов продаж, каждый со своим штатом сотрудников, уникальными одобряющими лицами и индивидуальными цепочками согласования.

Эта разнородность порождала системные и организационные проблемы:

• Сотрудники нередко оказывались в ситуации неопределенности — было непросто сориентироваться, к кому именно и в каком случае обращаться за согласованием;
• Регулярно возникали ошибки при направлении документов на согласование;
• Бумаги «застревали» у неподходящих ответственных лиц, после чего возвращались авторам;
• Приходилось многократно переделывать и заново отправлять документы уже по корректному маршруту.

В результате процесс согласования неоправданно затягивался, а сотрудники тратили драгоценное время на поиск правильных инстанций вместо того, чтобы заниматься основной работой.

Цели и задачи проекта

«Мы знаем, как утомляют бесконечные пересылки документов и поиск нужных согласующих. Наша цель — это не просто внедрение экосистемы Hamilton Apps, а перезагрузка бизнес‑процессов компании. Результат не заставит себя ждать — сотрудники будут сосредоточены на задачах, а не на рутинных задачах», — поделилась планами Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

Главной целью проекта стало создание четкой и прозрачной системы работы с авансовыми отчетами и внедрение приложения Hamilton Авансовые отчеты в бизнес-процессы Заказчика.

Задача осложнялась тем, что в компании действуют два самостоятельных отдела продаж со своей структурой и регламентами. Для каждого из них требовалось выстроить индивидуальные, безупречно работающие маршруты согласования.

Эксперты Hamilton Apps реализовали интеллектуальную матрицу согласования — своеобразный «навигатор» для документов.

Теперь, когда сотрудник формирует запрос, система автоматически:

• Анализирует все ключевые параметры;
• Сверяет их с заданными критериями;
• Направляет документ по строго определенному маршруту.

В основе логики матрицы — учет уникальных особенностей процессов:

• Персональные списки согласующих лиц для разных категорий сотрудников;
• Индивидуальные цепочки согласования;
• Дифференцированные лимиты расходов.

Особая функциональность: при превышении установленного лимита система автоматически включает в маршрут дополнительного согласующего. Это обеспечивает дополнительный контроль без потери оперативности.

Для обеспечения оперативности и прозрачности процесса согласования в системе предусмотрен мощный инструмент аналитической отчетности — статистический отчет.

При помощи данного отчета бухгалтер может:

• Формировать развернутую аналитику за любой необходимый период;
• Проводить детализированный анализ в разрезе статей расходов;
• Гибко настраивать структуру отчета — выбирать и компоновать нужные столбцы с данными под конкретные задачи.

Такой функционал позволяет получать полную картину финансовых операций, оперативно выявлять отклонения и принимать обоснованные управленческие решения на основе актуальных данных.

Дополнительно была внедрена гибкая система лимитов на представительские расходы, которая учитывает два ключевых фактора:

1. Характер мероприятия (завтрак, обед или ужин) — для каждого типа событий предусмотрены дифференцированные суммы, отражающие реальную стоимость формата.
2. Уровень должности сотрудника — лимиты масштабируются в зависимости от позиции: чем выше статус, тем больше финансовые возможности для представительских расходов.

Такая градация позволяет:

• Сохранять баланс между свободой действий и контролем бюджета;
• Учитывать специфику деловых мероприятий;
• Обеспечивать справедливое распределение ресурсов с учетом роли сотрудника в компании.

В результате внедрения таких настроек система становится не просто инструментом контроля, а умным помощником, который помогает оптимизировать расходы без ущерба для эффективности бизнес‑коммуникаций.

Помимо лимитов на представительские расходы, была реализована комплексная система финансового контроля, охватывающую ключевые направления:

• Подарки деловым партнерам;
• Проведение фармкружков;
• Организация встреч с представителями фармацевтических компаний.

Особая ценность системы — геозависимая настройка лимитов:

• Москва и Московская область — повышенные лимиты, соответствующие стоимостному уровню региона;
• Санкт‑Петербург и Ленинградская область — лимиты на среднем уровне;
• Остальные регионы России — оптимизированные лимиты с учетом локальной экономической ситуации.

Дополнительно была проведена полная адаптация документооборота:

• Разработка всех печатных форм в строгом соответствии с требованиями заказчика;
• Интеграция электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Также были разработаны и внедрены персональные статистические отчеты, полностью адаптированные под задачи Заказчика.

Особого внимания заслуживает отчет о расходах KPI — мощный аналитический инструмент, который:

• Отслеживает действия каждого сотрудника в режиме реального времени;
• Собирает детальную информацию по действиям сотрудников всей компании в авансовом отчете.

Ключевая функция отчета — контроль соблюдения SLA (соглашение об уровне сервиса).

С его помощью можно:

• Отслеживать скорость работы согласующих сотрудников;
• Выявлять «узкие места» в процессах согласования;
• Точно определять этапы, на которых возникают задержки;
• Анализировать причины замедления рабочих процессов.

Эта система аналитики была создана не для формального контроля, а для реального повышения эффективности работы:

• Помогает оптимизировать временные затраты;
• Способствует укреплению трудовой дисциплины;
• Дает прозрачную картину использования ресурсов;
• Позволяет принимать управленческие решения на основе точных данных.

Результаты проекта

«Благодаря внедрению экосистемы Hamilton Apps мы получили прозрачную и эффективную систему работы с авансовыми отчетами, которая идеально встроилась в наши бизнес‑процессы — даже с учетом сложной структуры двух отделов продаж. Особенно ценна продуманность функционала: интеллектуальная матрица согласования, гибкая система лимитов и мощные аналитические отчеты. Теперь наши процессы стали быстрее и прозрачнее!», — поделился результатами представитель компании Заказчика.

Благодаря внедрению Hamilton Авансовые отчеты в бизнес-процессы Заказчика, все ключевые показатели компании продемонстрировали потрясающие результаты:

• Оптимизация контроля расходов — на 26%;
• Сокращение времени обработки документов — на 42%;
• Улучшение аналитики — на 54%;
• Автоматизация документооборота — на 71%;
• Устранение неопределенности в процессах согласования — на 96%.

В результате реализации данного проекта получилась целостная, прозрачная и защищенная система, где каждый финансовый процесс контролируется, а каждый документ имеет юридическую силу.