Формула успеха крупнейшей косметической компании: как автоматизация помогла достичь впечатляющих результатов в управлении бизнесом.

Наш Заказчик — фармацевтическая и косметическая компания, являющаяся частью бренда дерматологического подразделения частной европейской фармацевтической компании, известной во всем мире не только своими медикаментами, но и марками дермокосметики.

Ежегодно бизнес-активность компании достигала новых высот, что привело к рекордному росту мобильности сотрудников, торговых представителей, медицинских представителей и советников компании.

Ежедневно сотни командировок и тысячи километров пробега более ста служебных автомобилей требовали эффективного управления:

• Традиционный подход к организации поездок исчерпал свои возможности;
• Ручные процессы занимали значительное время HR и административных служб;
• Контроль расходов на транспорт становился все более сложным;
• Согласование поездок затягивалось, создавая неудобства всем сотрудникам.

Эксперты Hamilton Apps провели всесторонний аудит бизнес-процессов компании и выявили ключевые точки роста. Детальное исследование показало, что существующая система управления требует кардинальных изменений.

Автоматизация финансовой отчетности требовала комплексного подхода:

1. Автоматизация авансовых отчетов;
2. Автоматизация общехозяйственных расходов;
3. Автоматизация представительских расходов;
4. Автоматизация командировочных расходов;
5. Автоматизация транспортных расходов.

«Каждый элемент стратегического направления для внедрения приложения “Hamilton Авансовые отчеты” — это не просто автоматизация, а шаг к созданию современной, гибкой и эффективной системы управления бизнесом», — отмечает Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

Команда разработчиков Hamilton Apps не остановилась на внедрении базового модуля «Hamilton Авансовые расходы». Наши эксперты разработали и успешно интегрировали в текущие бизнес-процессы Заказчика новые функциональные возможности:

• Умная цифровая система калькуляции топливных расходов, учитывающая маршрут движения и технические характеристики транспортного средства;
• Автоматизированное электронное управление сметами и их согласование;
• Персонализированная система документооборота с гибкой настройкой электронных печатных форм под уникальные требования Заказчика.

Для эффективного управления нестандартными расходами была разработана комплексная система дополнительных согласований, включающая автоматизированный документооборот со служебными записками, которые подписываются простой электронной подписью (ПЭП). Это обеспечивает полный контроль и прозрачность всех финансовых операций вне стандартного регламента.

Комплексная автоматизация бизнес-процессов позволила компании:

• Снизить административную нагрузку на сотрудников;
• Повысить точность финансовой отчетности;
• Оптимизировать расходы на все виды затрат;
• Обеспечить прозрачность финансовых операций;
• Ускорить процессы принятия решений.

«Внедрение «Hamilton Авансовые отчеты» стало настоящим прорывом для нашего бизнеса! Раньше мы тратили огромное количество времени на ручное оформление документов и согласование командировок. Теперь все процессы стали прозрачными и эффективными. Особенно хочу отметить работу с транспортным парком — умная система расчёта топлива и маршрутов значительно оптимизировала наши расходы. Автоматизация авансовых отчётов и других финансовых операций позволила нашим сотрудникам сосредоточиться на основной работе. Мы получили именно то, что искали — современную, гибкую и надёжную систему управления бизнес-процессами. Команда Hamilton Apps проделала отличную работу, учтя все наши пожелания и особенности бизнеса», — делится впечатлениями представитель компании Заказчика.

Благодаря внедрению комплексной системы автоматизации «Hamilton Авансовые отчеты», компания достигла впечатляющих результатов:

• Экономия бюджета на административные процессы составила 35%;
• Скорость заполнения документов увеличилась на 40%;
• Скорость согласования служебных записок и смет увеличилась на 55%;
• Снижение нагрузки на административный персонал составило 60%;
• Сокращение ошибок при расчетах уменьшилось на 85%.

Успешная реализация проекта стала важным шагом в развитии компании Заказчика. Внедренная система не только решила текущие задачи по оптимизации бизнес-процессов, но и создала прочную основу для дальнейшего роста и развития компании на международном рынке.

Проект доказал, что современные технологии Hamilton Apps по автоматизации авансовых и общехозяйственных расходов способны значительно повысить эффективность работы даже крупных международных косметических компаний.