Новая эра авансовых отчетов: автоматизация и облачная ЭЦП.

«Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» — бывшее дочернее предприятие компании Nissan, владевшее российским автосборочным заводом в Санкт-Петербурге. Весной 2022 года завод был остановлен, в октябре 2022 года перешёл в госсобственность и передан ФГУП «НАМИ». По состоянию на конец 2020 года, на предприятии выпускались три модели Nissan. Также «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» задействовал мощности завода Renault в Москве. Компания занималась производством, импортом и экспортом автомобилей и запчастей. Продукция компании реализовалась через официальных дилеров.

В современном мире, где скорость и эффективность становятся ключевыми факторами успеха, компания Заказчика столкнулась с вызовом, который стал настоящим испытанием для ее внутренних процессов. Огромное количество бумажных документов, авансовых отчетов и представительских расходов создавало хаос и замедляло работу. Каждый шаг требовал ручного вмешательства, что приводило к ошибкам, задержкам и недовольству сотрудников.

«Мы не остановились перед трудностями. Мы понимаем, что будущее — за цифровыми технологиями. Поэтому в рамках компании было принято смелое решение перейти на электронный документооборот. Это означало не просто замену бумаги на экраны, а полный пересмотр подходов к работе», — рассказывает представитель компании Заказчика.

Мир не стоит на месте, поэтому бизнес-приложение Hamilton Apps должно постоянно развиваться, повышая качество использования и расширяя функциональные возможности. Последней инновацией и своеобразным прорывом на российском рынке стало использование облачной ЭЦП в авансовых отчетах. Этот прорывной шаг требовал системного подхода к реализации поставленной задачи.

Перед нашей командой экспертов были поставлены следующие цели и задачи:

• Внедрение облачной ЭЦП для автоматизации авансовых отчетов;
• Переход на частичный электронный документооборот;
• Повышение эффективности и прозрачности бизнес-процессов;
• Обеспечение юридической значимости электронных документов;
• Сокращение времени на обработку документов;
• Исключение ошибок при заполнении отчетов сотрудниками;
• Снижение затрат на бумажный документооборот и пересылку документов.

В 2017 году впервые в России такой проект был запущен командой Hamilton Apps совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших в мире автомобилестроительных компаний — Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус.

Финансовый менеджер Алёна Гатина рассказала, каково быть первопроходцем: «Мы первые, кто смог применить облачную ЭЦП в системе, интегрированной с нашим приложением по управлению авансовыми отчетами от Hamilton Apps. В особенности хочется отметить гибкость самого приложения и оперативность внедрения различных настроек под бизнес-процесс нашей компании. Первый шаг к безбумажному документообороту уже сделан. Потенциально у нас есть еще разработки, которые в будущем позволят всем сотрудникам уйти от дублирования электронного процесса бумагами».

Процесс обработки авансовых отчетов стал реальностью, благодаря чему компания Заказчика стала оформлять авансовые отчеты в приложении в любое время и с любого устройства, и тем самым сотрудники свели время обработки документа до минимума, полностью исключили всевозможные ошибки при заполнении, а также избавились от кучи бумаг и сократили ресурсы на постоянные пересылки документов.

Теперь документы подписывались с помощью электронной цифровой подписи, что делало процессы прозрачными, быстрыми и безопасными.

Этот шаг стал началом новой эры для компании Заказчика. Она не только упростила свои внутренние процессы, но и создала фундамент для дальнейшего роста и развития. Теперь каждый документ, каждая подпись — это не просто формальность, а часть системы, которая работает на благо компании и ее сотрудников.