О компании
Bonduelle – французская компания, мировой лидер в сфере переработки овощей,
чья продукция представлена более чем в 100 странах мира. Группа Bonduelle имеет 128
тысяч гектаров полей и 56 производственных площадок. Количество сотрудников в
Группе превышает 10 тысяч.
С 1994 года Bonduelle осуществляет продажи консервированных и замороженных
овощей для розничной торговли и ресторанов на территории РФ. Бондюэль в России
имеет более 11 тысяч гектаров собственных полей и 3 завода. В компании работают более
500 постоянных сотрудников.
Особенности проекта
По данным на 2017 год в Бондюэль ежемесячно проводилось около 70
командировок и 300 авансовых отчетов.
О том, почему в компании возникла необходимость в комплексной автоматизации
процесса управления командировками и авансовой отчетностью, а также, как этот проект
реализовывался, рассказал руководитель ИТ отдела Бондюэль в России Александр
Фаризанов.
«У нас была маленькая самописная программка, работала она весьма условно —
каждый сотрудник устанавливал ее себе на компьютер, формировал в ней отчет,
далее сгенерированный файлик отсылался по электронной почте сотруднику
бухгалтерии, который для проверки должен был закачать его к себе в программу,
была какая-то полу-автоматизация. Работала эта программка постоянно с
ошибками, сотрудникам нужно было что-то самостоятельно донастраивать,
согласований в ней никаких не было» — рассказывает Александр.
«Количество итерацией для проведения одного авансового отчета было достаточно
большим — в случае, если все правильно заполнено, их было три; в случае не
состыковок, начинались долгие пересылки туда-обратно».
Все бумаги сотрудники компании Бондюэль должны были физически отправлять
на проверку в бухгалтерию, расположенную в других городах. Печатные формы они
составляли самостоятельно по шаблону в Word, а коммуникацию с бухгалтерией вели по
электронной почте. Работая в таком формате, сотрудники допускали большое количество
ошибок в документации, что влекло за собой их множественные пересылки туда-обратно
и задержки по выплатам. По итогу компания ежемесячно несла лишние расходы на
бизнес-процессе, в том числе эквивалентные рабочим часам всех задействованных в нем
участников.
Цели и задачи проекта
«Мы начали искать решение в виде портала для пользователей с возможностью
онлайн одобрения и подключения тревел-агентства, — рассказывает Александр. —
Процесс командировки и отчета по ней также были абсолютно не связаны, то есть
отдельно пишешь письмо по почте в тревел-агентство, и после этого уже отдельно
отчитываешься. Бухгалтерия не всегда могла сопоставить и закрыть затраты на
билеты с конкретной командировкой, и очень часто всё это не билось. Мы довольно
долго смотрели разные программы от глобальных до простых, пытались найти что-
то облачное — не требующее инсталляций, потом мы пообщались с Hamilton Apps, и
их решение оказалось, как раз, тем, что нам и нужно. В то время в Европе все
подразделения Бондюэль тоже использовали свои полу-автоматизированные
программы, что спровоцировало глобальный проект по внедрению решения для
авансовых отчетов. Мы рассматривали вариант взять европейское решение, но оно
никак не поддерживало русский язык, а нам нужна была полная локализация — и
тогда штаб-квартира одобрила нам локальный проект Hamilton Apps».
Проект Hamilton Apps в компании Бондюэль стартовал в конце 2017 года с
автоматизации авансовых отчетов. Подготовка к проекту заняла около 6-ти месяцев,
запуск и пилотирование — 3 месяца.
«У нас накопились несданные авансовые отчеты, которые нужно было быстрее
обработать, поэтому мы начали с их автоматизации, и они первые пошли в пилот, а
уже потом мы подключили агентство и начали работу с ним. Настройка бизнес-
процесса прошла довольно быстро, задержки были с нашей стороны в момент
тестирования и согласования, — рассказывает Александр. — В плане проектного
менеджмента нас хорошо направляли коллеги из Hamilton Apps. С нашей стороны в
проекте были задействованы руководитель финансовой группы и главный
бухгалтер, так как авансовые отчеты — это их головная боль, они являются
основными заинтересованными лицами бизнес-процесса. Я выполнял роль
технического специалиста, вёл коммуникацию с ИТ-поставщиком и давал
экспертное мнение по настройке системы».
Результаты проекта
Летом 2018 года в рамках большой внутренней конференции приложение Hamilton
Apps было представлено всем сотрудникам Бондюэль в России.
«Внедрение новой системы все сотрудники восприняли позитивно и радостно — у
них много командировок и авансовых отчетов, прежняя система была неудобна
никому, а новая существенно облегчила им жизнь, — делится Александр. —
Приложение Hamilton Apps простое и понятное, пользователь имеет минимум
вариаций в действиях. Мы провели 3 обучающих вебинара, коллеги из Hamilton
Apps подготовили для нас хорошую инструкцию, которая загружена у нас прямо в
приложении. Первые два месяца поступали письма и звонки от пользователей,
сейчас вопросов по работе в системе нет, и даже новые сотрудники разбираются в
ней сами».
Проект Hamilton Apps помог Бондюэль централизовать бухгалтерию компании и
стандартизировать внутренние документы, в том числе тревел-политику.
«Вся бухгалтерия компании теперь находится в Краснодаре, все документы также
физически уходят туда, но для их проверки больше не нужно ждать оригинал, так
как в приложении есть скан. Бухгалтерия переписывается с сотрудником в разделе
«вопрос-ответ», поэтому теперь 99% печатных форм к ним приходят верные —
сотрудник сделал отчет, бухгалтер что надо сразу подкорректировал, а приложение
уже само на основании всех данных сформировало эти печатные формы, —
рассказывает Александр. — Суточные теперь также рассчитываются
автоматически, поэтому неточность расчетов вследствие человеческого фактора
исключена. Ну и бухгалтерам облегчение — раньше они эти расходы заносили
руками в ERP, а сейчас там уже есть все проводки — приложение само их разбивает
по нужным счетам расходов и генерирует импорт-файл, который потом в нашу ERP
подкачивается, и проводки автоматически создаются. Всё стало проще, быстрее и
прозрачнее. Раньше, чтобы получить выплату, бухгалтерия ждала пока бумага
придет, сейчас в приложении уже все загружено и проверено. Мы решили сами для
себя, что больше нет необходимости ждать — сотрудник получает аванс, а бумага
уже потом доезжает. А с ЭЦП бумага вообще не нужна будет!»
На данный момент в рамках проекта Hamilton Apps в Бондюэль ведутся работы по
настройке электронного подписания документов прямо в приложении, что в будущем
поможет компании сократить временные и денежные расходы на пересылке бумаги.
Сегодня в Бондюэль количество авансовых отчетов в месяц может достигать 500 штук,
каждый отчет состоит, как минимум, из 3-4 листов бумаги, а на их пересылку уходит
около 200 тысяч рублей. Если сократить количество бумаги хотя бы на 10%, то
ежемесячная экономия уже составит 20 тысяч рублей, что в год выливается в
существенную сумму.
После внедрения приложения Hamilton Apps Бондюэль получил порядка 600 часов
экономии рабочего времени сотрудников в год.
Ранее составление одного авансового отчета у сотрудника компании Бондюэль
занимало около часа суммарного времени, сейчас — порядка 10 минут. Процесс выплаты
после отправки этого отчета затягивался до месяца, сейчас сотрудник получает свой аванс
в течение недели. У бухгалтера на обработку одного авансового отчета уходило до 30
минут, сейчас — максимум 10 минут.
«Hamilton Apps работают как услуга — мы не покупали никаких лицензий и
серверов, у нас есть минимальный тариф, а все что сверху оплачивается за
количество отчетов. Мы платим фактически за объем потребляемой услуги, что
также экономит расходы компании в месяц, весь рынок сейчас идет к этому», —
объясняет Александр.
В заключении Александр Фаризанов поделился, на что стоит обращать особое внимание
при подготовке к такому проекту и выборе ИТ-поставщика.
«Самый главный совет — на старте полностью определить для себя, что требуется
— не на уровне идеи «мы хотим автоматизировать», а — для чего, что и каким
образом. У нас по мере автоматизации появлялись «хотелки» от бухгалтерии по
отчетам или печатным формам — такое бывает часто, но лучше сразу по максимуму
определиться с тем, что необходимо. При выборе поставщика обращайте внимание
на его профессионализм – это тяжело оценить заранее, но это крайне важно. Hamilton
Apps провели нас через этот проект, они подсказывали нам, что и как лучше
сделать, они знали сам бизнес-процесс лучше, чем мы, так как у них есть
экспертиза».
Проект Hamilton Apps в Бондюэль уже имеет дальнейший план развития и
расширения, ведь сама компания в России постоянно растет, а вместе с этим
увеличивается и её объем командировок и авансовых отчетов.
