О компании

Компания Заказчика — одна из ведущих в России компаний-производителей пищевой продукции, которая чтит свои традиции на протяжении более 265 лет. Сегодня компания Заказчика является одним из лидеров FMCG сектора по снижению негативного воздействия на окружающую среду.

Компания работает на территории России с 2015 года и представлена заводами и упаковочными линиями по всей России и центральным офисом в Москве.

Особенности проекта

Приоритетом нашего Заказчика являются партнерские отношения с поставщиками по всему миру, которые разделяют ценности компании в области устойчивого развития и социальной ответственности. Масштаб бизнеса и ежемесячная активность компании впечатляют: более 400 сотрудников постоянно находятся в разъездах и формируют порядка 600 авансовых отчётов.

После прекращения поддержки SAP Concur в России компания Заказчика столкнулась со следующими сложностями:

1. Отсутствие технической поддержки системы;
2. Риски в работе с критически важным бизнес-процессом;
3. Необходимость срочного перехода на альтернативное решение;
4. Потеря доступа к обновлениям и новым функциям;
5. Возможные проблемы с безопасностью данных.

После тщательного анализа российского рынка программного обеспечения компания Заказчика выбрала Hamilton Apps как оптимальное решение для автоматизации бизнес-процессов.

Преимущества перехода на экосистему Hamilton Apps:

• Полная локализация решения;
• Соответствие требованиям российского законодательства;
• Надежная техническая поддержка;
• Современный функционал для автоматизации бизнес-процессов;
• Возможность масштабирования системы под растущие потребности компании.

 «Масштаб нашего бизнеса всегда требовал особого внимания к процессам, связанным с управлением и автоматизацией командировочных, авансовых и общехозяйственных расходов. Когда мы столкнулись с уходом SAP Concur с российского рынка, стало очевидно — нам необходимо найти надёжное решение, которое обеспечит бесперебойную работу всех бизнес-процессов и сохранит высокий уровень безопасности данных. После тщательного анализа рынка и оценки различных решений, мы остановили свой выбор на Hamilton Apps, ведь это решение полностью отвечает нашим требованиям», поделился представитель компании.

Цели и задачи проекта

После тщательного изучения всех аспектов деятельности нашего Заказчика мы разработали комплексную стратегию внедрения облачного приложения Hamilton Apps, которая на всех этапах будет учитывать уникальные особенности и потребности компании и эффективно закрывать все существующие потребности.

По итогам в процессы работы Заказчика были внедрены:

• Hamilton Авансовые отчеты;
• Hamilton Запросы на расход.

Ключевыми компонентами внедрения экосистемы Hamilton Apps стали:

1. Интеграционные возможности с банковской системой для формирования выписок по корпоративным банковским картам и отражение подробной информации по расходам.
2. Автоматический расчет суточных и реализация различных логик в соответствии с политиками компании. Градация суточных в командировках на территории России по регионам, областям, городам. Снижение норм суточных при наличии включенных завтраков в отелях и гостиницах. Настройка суточных лимитов в командировках за рубеж.
3. Настройка электронной цифровой подписи для безопасного и юридически значимого документооборота для рядовых сотрудников, подотчетных лиц, бухгалтеров, работников отдела кадров и руководителей (ПЭП и УКЭП).
4. Аналитический инструментарий с расширенными возможностями формирования статистического отчета, отчета руководителя и отчета по устареванию позиций по любым типам расхода (для осуществления контроля всех транзакций по корпоративным картам).
5. Встроенный производственный календарь с функционалом «Выбор компенсации за работу в праздничные и выходные дни».
6. Персонализированные шаблоны печатных форм для стандартизации документооборота.
7. Гибкие настройки курса валют как на дату заполнения отчета, так и на дату совершения транзакции.
8. Гибкая настройка ролей персонального ассистента с индивидуальными правами доступа для каждого конкретного сотрудника с учётом его должностных обязанностей.
9. Всесторонняя возможность редактирования и отмены действий с авансовыми отчетами и запросами на расход на любом этапе их жизненного цикла — от создания до архивации.
10. Бесшовная интеграция, обеспечивающая автоматическую выгрузку авансовых отчетов непосредственно в ERP-систему клиента.
11. Бесшовная интеграция, обеспечивающая автоматическую выгрузку командировок в кадровую систему клиента.

 «Результатом комплексного внедрения облачного приложения Hamilton Apps стало создание современной, масштабируемой системы управления корпоративными расходами, полностью адаптированной под уникальные потребности Заказчика, — резюмировала Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps, — Ключевым стратегическим направлением дальнейшего развития нашей экосистемы является интеграция со сторонней OBT-системой. Это позволит создать по-настоящему удобную среду для нашего Заказчика, обеспечив работу в режиме единого окна».

Результаты проекта

«Внедрение облачного приложения для управления авансовой отчетностью и командировками Hamilton Apps стало для нас успешным и результативным опытом цифровой трансформации бизнес-процессов. Проект позволил нам оперативно перейти на современное российское решение взамен ушедшего с рынка зарубежного продукта и сохранить непрерывность бизнес-процессов без простоев и сбоев. Полученный опыт сотрудничества стал важным стратегическим шагом и подтвердил правильность выбранного направления цифровой трансформации», с благодарностью отметил представитель компании Заказчика.

Благодаря переходу с зарубежного программного обеспечения на российскую экосистему Hamilton Apps компания Заказчика достигла следующих результатов:

• Повышение удовлетворенности сотрудников благодаря интуитивно понятному интерфейсу приложения — на 21%;
• Сокращение операционных расходов на поддержку системы по сравнению с предыдущим решением — на 27%;
• Усиление контроля и прозрачности бизнес-процессов благодаря более детальной аналитике — на 37%;
• Оперативность решения возникающих вопросов за счет работы службы технической поддержки — на 54%
• Своевременное внедрение необходимых обновлений в соответствии с действующим законодательством — на 100%.

Таким образом, проект внедрения облачного приложения Hamilton Apps успешно достиг поставленных целей, значительно повысив эффективность управления корпоративными расходами и документооборотом в компании и подтвердил правильность выбранного направления цифровой трансформации компании Заказчика.