О компании

Schneider Electric — французская энергомашиностроительная компания,
производитель оборудования для энергетических подкомплексов промышленных
предприятий, объектов гражданского и жилищного строительства, центров обработки
данных. В России Шнейдер Электрик является ведущим разработчиком и поставщиком
комплексных энергоэффективных решений и одним из крупнейших электротехнических
предприятий.

В 2011-м году компания поставила перед собой задачу — сократить расходы и
административные ресурсы на командировки сотрудников и одновременно усилить
контроль соблюдения ими внутренних политик и правил. Главный бухгалтер компании
Шнейдер Электрик Фирюза Шаймарданова и менеджер по закупкам Наталия Масюк
поделились практическим опытом решения этой задачи.

Особенности проекта

Шнейдер Электрик интенсивно развиваются на российском рынке, что
способствует росту внутренних и внешних коммуникаций. Вместе с этим постоянно
увеличивается количество командировок сотрудников и расходов на них.

Полную версию истории успеха Schneider Electric можно посмотреть в видео по
ссылке

«Перед компанией стояла задача обслуживать новый объем поездок без увеличения
трудозатрат и при условии сохранения разумных расходов. Мы искали решение,
которое бы соответствовало высокому уровню соблюдения законодательства, а
также внутренних политик и правил компании», — рассказывает Фирюза.

До внедрения ИТ-решения Шнейдер Электрик совместно с Hamilton Apps сделали
подробный анализ командировочного процесса в компании.

«Было очень много ручных операций: все заявки на командировку, одобрения,
авансовые отчёты были автоматизированы минимально, всё делалось на бумаге. В
компании также были определённые требования к размеру командировочных
расходов, но соблюдать их, когда всё подписывается на бумаге, было очень сложно.
Контроль осуществлялся на момент, когда авансовый отчёт или счёт от агентства
предоставлялись в бухгалтерию, то есть уже после того, как командировка
совершена, и расходы понесены», — делится Фирюза.

Главный бухгалтер компании Шнейдер Электрик также отметила, что работа с
командировками и авансовыми отчетами не только отнимала много времени у всех
участников бизнес-процесса, но и доставляла им массу неудобств.

«Для того чтобы печатные формы и документы соответствовали требованиям
законодательства, бухгалтерам постоянно приходилось делать определенные
корректировки. Также вручную делалась сверка полученного счёта от travel-
агентства с суммой, заявленной в авансовом отчёте — всё выверялось, находилась
какая-то разница, и дальше шла сложная коммуникация с сотрудником. Отсюда
появлялись задержки в оплате счетов, агентство было недовольно, сотрудники
жаловались на долгое возмещение, документы терялись, руководителям
приходилось по несколько раз одобрять один и тот же авансовый отчёт, а
бухгалтерам проверять один и тот же документ», — рассказывает Фирюза.

Перед тем как перейти к автоматизации, Шнейдер Электрик предстояло
пересмотреть еще несколько частей бизнес-процесса и выстроить его максимально
оптимальным для компании образом.

Цели и задачи проекта

«Нам было необходимо выбрать travel-агентство — поставщика на всей территории
Российской Федерации, модифицировать систему, которая уже существовала в
компании, сократить и оптимизировать перечень отелей на территории РФ,
организовав тендер, а также заключить трёхсторонние договора с крупнейшими
авиакомпаниями-перевозчиками», — рассказывает Наталия Масюк.

С внедрением приложения Hamilton Apps командировочный бизнес-процесс в
компании Шнейдер Электрик был полностью пересмотрен от заведения заявки на
командировку до обработки авансового отчёта по ней.

«Процесс стал прозрачным. Менеджер может видеть, сколько составит бюджет
командировки в момент её одобрения — одобряет он её электронно. Менеджер видит
все детали командировки: кто едет, куда, с какой целью, в какой гостинице
остановится, какую авиакомпанию использует, какие дистанции между поездками; и
далее принимает решение об её утверждении или отклонении, имея возможность
задать какие-то уточняющие вопросы или дать рекомендации сотруднику – то есть
вся коммуникация происходит в этом приложении и происходит очень быстро», —
делится Наталия Масюк.

Результаты проекта

«Приложение имеет очень простой и удобный интерфейс. Вся информация по моим
персональным данным сохранена. Есть справочники, которые имеют совместимость
с нашей ERP-системой для того, чтобы потом всё это плавно ложилось на счета
бухгалтерского учёта. Очень быстро происходит коммуникация с агентством: тебе
приходят предложения, ты выбираешь, дальше это отправляется менеджеру. Всё
происходит в электронном виде, бумаги по офису не ходят, и всё достаточно просто и
понятно, — рассказывает Фирюза, — Все сотрудники компании имеют доступ к
ресурсу, необязательно находиться в офисе. Если у вас есть любой гаджет, который
позволяет войти в интернет, то вы можете оформить командировку или авансовый
отчёт. Все наши требования по нормам на командировки и вся наша политика по
поездкам зашиты в это приложение. Не надо помнить, какие нормы у нас
существуют, какие правила в компании по поездкам, какой размер суточных, какой
класс гостиниц в том или ином регионе и так далее — всё есть в приложении. Если
есть превышение, менеджер или сотрудник сразу видят это».

Теперь сотрудникам компании Шнейдер Электрик также доступны и различные
аналитические и статистические отчёты. Благодаря этой функции, руководство компании
может оценивать, какие расходы сотрудники совершают, и на основании этого
формировать новые нормы по расходам на командировки, общаться с поставщиками и
принимать какие-то бизнес-решения относительно самого процесса.

Сотрудники компании Шнейдер Электрик также поделились результатами
использования приложения Hamilton Apps: «Результатом была эффективность
порядка 3х дней. Когда проект запускался, на весь командировочный процесс
уходило примерно 5,1 дня, по окончанию проекта весь процесс занимает 2,1 дня.
Выписка билетов турагентством теперь делается в течение 1-го дня, а не 2,5 дня, а
оптимальное предложение от агентства мы получаем за треть дня. Мы сократили
многочисленные ручные операции, отсутствует двойная проверка, автоматически
создаются отчёты и все командировочные документы, что сохраняет время не
только у бухгалтера, но и у сотрудника».

Автоматизация обработки командировок и авансовых отчетов сделала бизнес-
процесс максимально контролируемым, прозрачным и эффективным, что позволило
компании Шнейдер Электрик сокращать от 11% до 30% расходов.

Сегодня приложение Hamilton Командировки и Авансовые отчёты использует
полторы тысячи сотрудников компании Шнейдер Электрик, тысяча из которых
путешествует по несколько раз в неделю. Бизнес-процесс стал в разы проще и быстрее,
что позволяет всем сотрудникам чувствовать себя более комфортно, а компании в целом
снижать как временные, так и материальные затраты.