О компании

Холдинг Випсервис основан в 1995 году. Это крупнейший российский консолидатор по
продаже авиационных и железнодорожных билетов и проездных документов. При
посредничестве Холдинга ежегодно путешествует более 13 миллионов пассажиров.
Холдинг сегодня — это более 10 видов бизнеса: субагентская сеть, организация деловых
поездок, билетное онлайн-агентство, разработка ИТ-систем, агрегаторы транспортного и
гостиничного контента, служба консьерж-сервиса. В качестве оператора Випсервис
управляет двумя гостиничными проектами.

На сегодняшний день представительства и бизнесы Холдинга Випсервис располагаются в
10 городах РФ и СНГ, а штат насчитывает более 1200 сотрудников. В 2018 году компания
открыла свой первый офис в Европе (Германия) и начала масштабную стратегию
глобализации.

Особенности проекта

Разветвленная структура и большое количество сотрудников требуют эффективных
инструментов для управления внутренними процессами, особенно в таких областях, как
обработка расходов, авансовых отчетов и управление отпусками.

В результате стремительного развития Холдинга Випсервис и расширения штата
сотрудников значительно возрос объем документооборота, связанного с расходами,
авансовыми отчетами и отпусками.

Обработка информации вручную занимала значительное количество времени у
сотрудников бухгалтерии и отдела кадров, что повышало вероятность возникновения
ошибок и задержек по предоставлению отчётных документов.

Каждый день сотрудники Випсервис сталкивались с серьезными трудностями в работе с
документами и финансами.

Перед командой Hamilton Apps стояла непростая задача — решить комплекс
накопившихся проблем в бизнес-процессах Холдинга.

1. Трудоемкий процесс обработки документов: Каждый документ требовал
ручного ввода данных, многократных согласований в бумажном виде и
тщательной проверки. Это отнимало огромное количество времени и сил как у
сотрудников бухгалтерии, так и у рядовых работников.

2. Задержки в обработке запросов: Сотрудники сталкивались с существенными
неудобствами из-за длительного согласования документов. Заявки на возмещение
расходов, авансовые отчеты и заявления на отпуск требовали множества подписей
и могли находиться в работе продолжительное время. Такой процесс создавал
определенные сложности как для работников, так и для руководства Холдинга.

3. Сложности с контролем расходов: Отсутствие единой системы учета
существенно усложняло контроль расходов. Финансовому отделу приходилось
собирать информацию из разных источников фрагментарно, что создавало
трудности при анализе эффективности затрат и принятии оперативных
управленческих решений на уровне всего Холдинга.

4. Риск ошибок: Работа с бумажными носителями и ручной ввод данных
приводили к многочисленным ошибкам в процессах учёта. Это проявлялось в
различных формах: от некорректного внесения числовых данных до утери
документов. В результате сотрудникам приходилось тратить дополнительное
время на исправление возникших неточностей и проведение повторных проверок.

5. Неэффективное управление временем сотрудников: Сотрудники тратили
рабочие часы на рутинные операции: заполнение бумажных форм, ожидание
подписей, перепроверку данных. Это существенно снижало их продуктивность и
мешало сосредоточиться на более важных задачах.

Цели и задачи проекта

Проведя тщательный анализ бизнес-процессов Холдинга Випсервис, команда Hamilton
Apps определила стратегические приоритеты внедрения системы управления
корпоративными расходами. На основании выявленных потребностей и особенностей
работы многопрофильного Холдинга были сформулированы ключевые цели,
направленные на оптимизацию всех аспектов управленческой деятельности:

• Автоматизация процессов обработки запросов на командировки,
  общехозяйственные и представительские расходы, авансовых отчетов и заявлений
  на отсутствие;
• Сокращение времени обработки всех типов запросов и авансовых отчетов;
• Уменьшение количества ошибок и повышение точности данных;
• Повышение эффективности контроля за расходами сотрудников;
• Оптимизация работы бухгалтерии и HR;
• Обеспечение единой системы управления запросами на расход любого типа и
  авансовыми отчетами для всех компаний Холдинга.

В ходе реализации проекта отдел по внедрению внедрил все три бизнес-приложения
Hamilton Apps в работу Холдинга Випсервис: «Запросы на расход», «Авансовые отчеты» и
«Запросы на отсутствие». Это позволило оптимизировать ключевые бизнес-процессы,
благодаря следующему функционалу:

• Автоматическое формирование запросов на командировки, общехозяйственные и
  представительские расходы для сотрудников всех компаний Холдинга;
• Автоматическое формирование авансовых отчетов для сотрудников всех компаний
  Холдинга.
• Автоматическое формирование заявлений на отпуск без сохранения заработной
  платы, на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, на отсутствие на рабочем
  месте (невыходы по болезни) и на удаленную работу;
• Автоматическое создание всех необходимых печатных форм, исключая
  необходимость ручного заполнения бумажных документов;
• Созданы различные виды статистических отчетов для руководителей и
  бухгалтеров, обеспечивающие прозрачный и полный контроль над расходами и
  отсутствием сотрудников;
• Автоматическое формирование проводок согласно плану счетов клиента и
  формирование импорт-файла в ERP-систему клиента.

Результаты проекта

Внедрение приложений Hamilton Apps открыло новую эру в управлении бизнес-
процессами Холдинга Випсервис.

Как рассказывает Юлия Александровна Брагинская, управляющий директор
Hamilton Apps: «Благодаря глубокой автоматизации нам удалось впечатляюще
сократить время обработки любых запросов и авансовых отчетов на 70%. Это помогло
освободить значительное количество времени, которое ранее уходило на рутинные
операции с документами, и теперь сотрудники могут сфокусироваться на выполнении
своих ключевых профессиональных задач.

Точность данных достигает беспрецедентного уровня — количество ошибок
снизилось на 95%. Автоматизация процессов эффективно исключает человеческий
фактор, гарантируя высокую достоверность всей информации».

По мнению главного бухгалтера Випсервис: «Система предоставляет
руководителям и бухгалтерам полный контроль над расходами, формируя прозрачную
картину финансовых потоков. Это позволяет нам принимать управленческие
решения быстро и эффективно, основываясь на актуальных данных».

«Теперь особое внимание уделяется комфорту сотрудников — процессы оформления
и согласования становятся максимально простыми, а возмещение расходов
осуществляется оперативно. Все это значительно повышает уровень
удовлетворенности персонала». — высказал свое мнение о внедрении приложений
Hamilton Apps директор по персоналу Холдинга Випсервис.

Важным преимуществом внедрения приложений Hamilton Apps является единая система
для всех компаний Холдинга, обеспечивающая прозрачность процессов оформления
запросов и авансовых отчетов. Это создает стандартизированную среду для управления
бизнес-процессами на всех уровнях организации.

Благодаря внедрению приложений Hamilton Apps, Холдинг Випсервис значительно
оптимизировал свои внутренние процессы, повысил эффективность работы и снизил
операционные затраты. Данное решение помогло направить все ресурсы на рост
и достижение поставленных стратегических задач.