Как Вило Рус приучили сотрудников своевременно составлять заявки на командировку?

Холдинг Wilo относится к числу крупнейших производителей насосов в мире: 8 заводов в пяти странах мира, 36 представительств в 32-х странах и 3 864 сотрудника. Российское представительство Wilo (Вило Рус) включает в себя 30 филиалов.

В 2014-м году в компании критичным стал вопрос наведения порядка во внутренних бизнес-процессах — авансовой отчетности и командировках. О решении этой задачи вместе с командой Hamilton Apps рассказал проектный менеджер Вило Рус Павел Гаращенко.

«Проект Hamilton Apps был инициирован нашим финансовым департаментом с целью повышения эффективности процесса обработки авансовых отчётов и командировок».

«Мы задались целью сделать работу сотрудников удобнее, например, исключить ситуации, при которых сотрудник сдает авансовый отчет, а через месяц его спрашивают о деталях: чеке или месте поездки — о которых он, естественно, уже и не помнит. Это вылилось в опрос сотрудников по претензиям к финансовому департаменту, по результатам которого появилась идея некой системы, которая бы автоматизировала данный процесс» — рассказывает Павел.

«До внедрения решения наши сотрудники, заполняя авансовый отчёт, постоянно сталкивались с проблемами, которые отнимают кучу рабочего времени».

Частые многочисленные ошибки, сложная коммуникация между участниками бизнес-процесса, отсутствие возможности отследить статус документов – это лишь малая часть неудобств, с которыми сталкивались сотрудники Вило Рус при заполнении авансового отчёта.

По словам Павла бухгалтеры Вило Рус получали авансовый отчет в Excel, делали множества проводок вручную, занимались поиском кодов, регионов, кост-центров сотрудников, но теперь всё это зашито и автоматизировано в приложении.

«На старте проекта мы с командой Hamilton Apps поставили перед собой цель – внедрить его за 2 месяца».

«Это было весьма амбициозно, но по прошествии запланированного времени наши сотрудники уже начали работать в приложении. Что нам особенно нравилось в работе с Hamilton Apps — так это их ответственность. Мы сделали проектный план и точно знали, к какому числу приложение должно быть готово для демонстрации сотрудникам Вило Рус. Несмотря на то, что проектная работа началась под Новый год, мы всегда шли по плану. Ключ к успеху – правильное планирование» — делится Павел.

Вместе с внедрением приложения в компании было анонсировано новое положение о командировках, полностью регламентирующее весь бизнес-процесс.

«Теперь все сотрудники знают, что отправить заявку на командировку руководителю необходимо за 12 дней до поездки. Это не просто внедрение приложения – это наведение порядка в бизнес-процессе, а наведение порядка — это всегда ограничение свободы. Если раньше можно было распечатать и подписать документы после командировки, то сейчас приложение не даст этого сделать» — рассказывает Павел.

«Люди всегда сопротивляются новому. Первые два месяца было достаточно сложно и напряженно».

По словам Павла когда сотрудники Вило Рус только начинали работать в приложении, им было сложно отвыкнуть от прежнего бизнес-процесса и привыкнуть к новому интерфейсу и вводу данных в режиме онлайн. Но когда они сделали свою первую заявку на командировку, то поняли, что процесс стал в разы проще. Всему нужно время.

В рамках проекта команда Hamilton Apps проводила обучение более 150-ти сотрудников Вило Рус не только в Москве, но и по всей России.

«Нас особенно радовало, что Hamilton Apps делали все, для того чтобы наши сотрудники получали удовольствие от приложения и процесса в целом, даже если это выходило за рамки проекта» — делится Павел.

Сегодня сотрудники Вило Рус ежедневно работают в приложении Hamilton Apps и отмечают, что бумажной работы стало в разы меньше, экономия времени уже заметна, и в целом процесс работы с командировками и авансовой отчетностью стал намного проще и удобнее.