Алексей Кушкин, коммерческий директор Хамилтон Аппс и спикер Пятнадцатой конференции «Автоматизация корпоративных бизнес-процессов», рассказал в интервью CFO Russia про автоматизацию процессов управления запросами на расходы и авансовые отчеты
С какими основными сложностями, на ваш взгляд, сталкиваются компании в процессах управления запросами на расходы и авансовые отчеты?
Когда деятельность компании неразрывно связана с регулярными деловыми поездками, ее сотрудники вынуждены часто оформлять авансовые отчеты для подтверждения целевого расходования командировочных средств. Помимо сотрудника в процессе оформления одного авансового отчета всегда задействованы бухгалтер и руководитель. Это усложняет цепочку с учетом проверок, утверждений и коммуникаций. Именно поэтому сегодня всё больше компаний стремятся перевести этот бизнес-процесс из бумажного в цифровой – современные системы автоматизации в разы упрощ ают отчетность и сокращ ают время работы с ней.
Сегодня бумажный документооборот повсеместно переводится на электронный (ЭДО), причем не только в крупных предприятиях, но и в небольших компаниях. Это обусловлено весомыми преимущ ествами автоматизации как популярного бухгалтерского учета, так и прочих административно-хозяйственных процессов.
Даже такой узкоспециализированный бизнес-процесс, как управление авансовой
отчетностью, может экономить рабочее время сотрудников и расходы на бизнес-процесс компании, если его автоматизировать.
Что представляют собой облачные приложения Hamilton Apps и какие функции включают в себя?
Облачное приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет сотруднику с любого мобильного устройства из любой удобной для него локации за считанные минуты полностью подготовить авансовый отчет, приложив фото всех подтверждающих документов, и отправить его на проверку в бухгалтерию. В приложении можно отчитаться по любому виду расхода – командировка, общ ехозяйственные расходы, представительские и т.п.
Приложение Hamilton Авансовый отчет – это не просто электронное создание авансовых отчетов, это комплексное решения для лёгкого и быстрого управления расходами сотрудников. Помимо этого, приложение исключает всевозможные ошибки, дублирующ ие операции, риск утери документации и неэффективное использование рабочего времени.
Сотрудники всегда своевременно сдают правильно оформленные авансовые отчеты и также своевременно получают по ним компенсации.
Облачное приложение Hamilton Запрос на расход позволяет управлять всеми типами расходов в компании, включая командировки и служебные поездки. А приложение Hamilton Запрос на отсутствие позволяет управлять табелем рабочего времени сотрудников, запросами на отсутствие или отгул, а также управлять
планом отпусков.
Какие преимущества компания может получить, используя такую платформу?
Приложения Hamilton можно адаптировать в соответствии с техническим заданием каждой отдельной компании. Все доступы, роли и права участников бизнес-процесса можно настроить индивидуально так же, как и все внутренние политики, правила и лимиты компании. В сравнении с использованием готовых коробочных решений такой подход показывает на практике наибольшую эффективность. Ведь он позволяет учитывать все потребности и особенности бизнес-процесса.
Приложения не требует дополнительной установки, для входа необходимо пройти по ссылке и ввести логин и пароль. Далее каждый участник бизнес-процесса получает в пользование продуманный дружелюбный интерфейс. Несмотря на это, используя приложения Hamilton, у компании есть полная техническая и пользовательская поддержка.
Приложения полностью локализованы относительно действующ их законодательных норм и оперативно обновляются при любых изменениях. При этом все персональные данные пользователей полностью защ ищ ены, так как обрабатываются и хранятся исключительно на территории РФ в соответствии с ФЗ No152.
