Бухгалтерский учет – одна из самых объемных ветвей документооборота предприятия
При этом внедрять в нее средства автоматизации, способные несколько сократить объем работ и упростить задачу сотрудников, стали относительно недавно. Переход некоторых функций от человека к программе сделал задачу более простой, сократил вероятность ошибок, которые могли привести к серьезным последствиям.
Какие это функции?
- Вычисление налогов и сборов, подбивание итогового баланса.
- Формирование сводных отчетов.
- Сбор и хранение информации.
- Автоматическое заполнение бланков.
Перекладывание подобных технических задач со специалиста на средства автоматизации бухгалтерии предприятия способствует разгрузке сотрудников, однако не отменяет важности принятых ими решений. Наоборот, именно специалист вносит первичные документы в базу, отвечает за принятие решений на основе аналитики, курирует проведение всех операций.
Какие преимущества дает автоматизация бухгалтерии
- Высокоскоростная обработка большого количества информации.
- Сбор и хранение первичной документации.
- Аналитические и статистические выкладки в наглядном виде: графики, диаграммы, таблицы.
- Автоматизированное внесение реквизитов без ошибок.
- Сокращение объема бумажных документов.
- Моментальный обмен финансовой и другой информацией между сотрудниками, подчиненными и руководителями, отделами и филиалами.
- Отсутствие ошибок в расчетах.
- Налаживание электронного документооборота между компанией и контролирующими органами.
- Полная прозрачность хозяйственной деятельности предприятия.
- Оперативное реагирование на внесение корректировок в регулирующие деятельность законодательные акты.
Для кого важна автоматизация систем учета
В своей деятельности не использовать возможности компьютеров по желанию могут индивидуальные предприятия, которые имеют право сдавать отчетность в бумажном варианте. В остальных случаях законодательство предписывает внедрять в организации электронный документооборот. Его введение во много раз сокращает количество бумажных документов, используемых внутри компании и при внешних взаимодействиях.
Системы автоматизации бухгалтерского учета необходимы и руководителям предприятий, и сотрудникам
Руководители получают возможность полностью контролировать хозяйственную деятельность предприятия, отслеживать расходы и доходы, что необходимо для долгосрочного планирования. Наглядная форма предоставления статистической информации положительно влияет на качество принимаемых решений. А благодаря мгновенному обновлению информации можно чутко держать руку на пульсе потребностей компании, а также исключать возможность недобросовестного подхода к работе со стороны подчиненных.
Для сотрудников автоматизация системы бухгалтерского учета на предприятии повышает качество и скорость работы. Рутинные операции по внесению реквизитов и вычислениям сводятся к минимуму, тогда как максимум времени остается для принятия важных решений, проведения анализа, повышения квалификации.
Хорошим примером является приложение по автоматизации авансовой отчетности, в котором как раз и задействованы сотрудники, бухгалтера и руководители.
Использование таких инструментов на предприятии повышает качество и скорость работы всех подразделений, минимизирует вероятность ошибки, которая может закрасться в расчеты по вине человеческого фактора. Электронный документооборот при высокой степени защищенности обеспечивает максимальную скорость подачи документов в контролирующие органы.
Этапы автоматизации
Для того, чтобы процесс внедрения системы прошел гладко, а результат достиг желаемого, внедрение происходит в несколько этапов.
- Сбор и анализ информации. Необходим детальный анализ потребностей компании, особенностей учетной политики организации, процесса сбора и аккумуляции информации, а также должностных обязанностей сотрудников, прямо или косвенно связанных с бухгалтерским учетом.
- Составление технического задания. Формирование технического задания требует особенно тщательного подхода, так как даже малые ошибки или неточности, закравшиеся в него, потребует немалого времени для исправления.
- Выбор продукта. Во внимание принимается стоимость решения, сложность, требования к техническому оснащению предприятия и необходимость переподготовки персонала.
