По данным международной статистики, бизнес-поездки для большинства компаний – статья расходов, занимающая третье место в общем рейтинге корпоративных затрат. Разумеется, любая организация стремится ее оптимизировать.
Как решает вопрос организации командировок большинство компаний?
В штате большинства крупных компаний предусмотрен специалист, ответственный за организацию деловых поездок сотрудников. Это может быть тревел-менеджер, специалист кадровой службы, секретарь, администратор: все зависит от масштабов организации и количества командировок. В обязанности данного специалиста входит не только сам процесс оформления командировок, но и контроль бюджета, и выбор контрагентов, предоставляющих услуги.
Тем не менее, бюджет, отведенный на бизнес-поездки за границу и по России, все равно остается мало прогнозируемым. Контролировать наличие билетов на авиаперелеты или номеров в гостиницах в режиме онлайн крайне сложно: их количество и цена постоянно меняются. Поэтому стоимость одной и той же поездки в разные дни может существенно различаться. Специалист не может получить гарантий того, что ему предоставили минимальные тарифы на перелет, бронирование гостиницы, трансфер и прочие услуги. Даже если компания сотрудничает с агентством, специализирующемся на организации бизнес-поездок, это не гарантирует абсолютной прозрачности цен: приходится доверять цифрам, указанным в отчетности фирмы-организатора.
Что такое системы онлайн-бронирования бизнес-поездок?
В развитых странах достаточно давно и успешно применяют систему онлайн-бронирования и организации корпоративных поездок. Данные системы позволяют сотрудникам самостоятельно подбирать и заказывать услуги, необходимые во время путешествия, начиная с бронирования авиабилетов и номера в отеле и заканчивая оформлением страховки и аренды автомобиля.
Российские компании пока только начинают осваивать эти прогрессивные сервисы. Качественных предложений на рынке IT-услуг в этом сегменте практически не существовало. Во-первых, не было спроса: бизнесу необходимо было морально «дозреть» до необходимости оптимизации тревел-бюджета. Во-вторых, существующие продукты не были адаптированы для России: не учитывали особенности нашего бизнеса и предложения контрагентов в сфере туризма.
Современные компании изыскивают новые прогрессивные методы оптимизации затрат. В этой связи системы онлайн-бронирования кажутся очень перспективным решением. Одним из таких решений является приложение Hamilton Командировки. Оно позволяет полностью перенести оформление командировки в онлайн формат, где все участники процесса легко и быстро работают и коммуницируют.
Вся информация по командированному сотруднику уже заполнена по умолчанию, ему остается лишь внести необходимые данные по планируемой поездке. Туристическое агентство, которое также работает в приложении, подберёт для него оптимальные опции по билетам и гостиницам, а также, по запросу, поможет оформить визу. Руководитель видит всю картину и одним кликом подтверждает командировку сотруднику.
Достоинства системы онлайн-бронирования
- Круглосуточный доступ к любым сервисам системы. Достаточно иметь устройство, подключенное к сети, чтобы забронировать услуги любого контрагента (гостиницу, билет на транспорт, трансфер и т.д.); войти в базу данных сотрудников компании; изменить настройки бронирования; открыть или закрыть доступ в систему сотруднику; проконтролировать процесс обработки запроса на услуги и т.д.
- Возможность отслеживать лучшие предложения контрагентов самостоятельно.
- Оптимизация хранения информации и как следствие, экономия времени и снижение вероятности ошибок. Достаточно ввести информацию о сотруднике в систему один раз, и при оформлении следующей поездки ее не надо будет дублировать. Вся информация о прошедших, текущих или планируемых поездках также сохраняется.
- Эффективное управление поездками. Гибкая система настроек обеспечивает строгое соблюдение корпоративного регламента командировок. Сотрудник не сможет заказать более дорогой билет или номер в гостинице, чем определено бюджетом. Перед глазами всегда комплексная картина по заказу услуг и оформлению поездки. Благодаря автоматизации процессов снижается роль человеческого фактора.
Неудивительно, что сегодня все больше компаний делают выбор в пользу таких сервисов. Следствием внедрения онлайн-системы бронирования является снижение тревел-бюджета компании в среднем на 20-30%. Кроме того, компания не будет нуждаться в штатном специалисте по организации командировок или услугах тревел-агента.
Вот реальный пример: используя приложение Hamilton Командировки, компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х.
