Если деятельность компании напрямую связана с частыми деловыми поездками сотрудников, внутренние положения о командировках и специальные средства автоматизации для их подготовки – это необходимая мера, которая продемонстрирует свое удобство и востребованность множество раз. Калькуляция расходов на деловую поездку может осуществляться вручную или в специальной программе.
Как рассчитывается бюджет командировки
Все ключевые нюансы, касающиеся деловой поездки, прописываются в заявлении: цель, направление, количество дней. Расчет средств, которые требуется выдать сотруднику, на основе этих данных выполняет ответственное лицо.
При калькуляции командировочных учитываются следующие параметры:
- Количество отработанных дней. По законодательству продолжительность деловой поездки может быть любой – от нескольких часов до месяца и более. Чтобы рассчитать бюджет командировки, бухгалтеру необходимо учесть количество рабочих дней за вычетом больничных, отпуска, выходных и праздничных дней.
- Фактический заработок. Во внимание принимаются все положенные по закону выплаты за исключением больничных, командировочных, отпускных и материальной помощи.
- Среднедневной заработок и сумма командировочных.
- Размер суточных.
А вот для вычисления общего бюджета требуется принять во внимание не только командировочные.
В эту сумму входят:
- оплата транспортных расходов (авиа/железнодорожные билеты, топливо, если сотрудник передвигается на собственном автомобиле);
- стоимость проживания;
- другие затраты (телефонные переговоры, банковские и почтовые услуги и т.д.).
Помимо вышеперечисленных это могут быть платные услуги по месту размещения и другие расходы. Предельные размеры компенсации расходов на командировку от государственных учреждений закрепляются в законодательстве (ст. 168 ТК РФ). Хотя еще некоторое время назад все траты, включенные в сумму командировочных, закреплялись в учетной политике организации.
Если поездка выпадает на выходной день, бюджет командировки рассчитывается с повышающим коэффициентом. В частности усредненная дневная оплата увеличивается вдвое. Или же день оплачивается в однократном размере, но по согласованию предоставляется выходной.
Личные затраты в командировке покрывают суточные. Размер их устанавливается внутренним локальным актом компании, законодательство же закрепляет предельные размеры суточных, не облагаемые налогом: 700 рублей в день для внутренних командировок, 2500 рублей в день – для заграничных поездок.
Если компания использует специализированное приложение для оптимизации бизнес-поездок, например Hamilton Командировки, товсе дни поездки, включая личные, а также размер суточных рассчитаются автоматически в соответствии с внутренней политикой организации.
В течение 3 дней с момента возвращения из командировки сотрудник подготавливает и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. В нем он отражает совершенные в деловой поездке траты и подкрепляет их соответствующими первичными документами. Отчитываться о трате суточных не требуется.
Авансовый отчет может составляться по форме №АО-1 или в свободной форме. В авансовом отчете необходимо отразить, был ли перерасход средств или же часть аванса осталась на руках у сотрудника. В первом случае организация компенсирует расходы, во втором сотрудник возвращает неизрасходованный остаток в кассу.
«Программы-помощники»
И для оформления командировки, и для подготовки авансовых отчетов существуют специальные приложения. Если это приложения от Hamilton Apps, то они уже синхронизированы между собой, и все данные из командировки автоматически подтягиваются в авансовый отчёт.
На практике такие приложения оказываются полезны и руководителям, и рядовым сотрудникам. Первые получают возможность прозрачно отслеживать весь процесс и контролировать расходы, вторые – упрощенную процедуру оформления и составления отчета, хранения первичных документов и максимальное удобство.
Специальные приложения обеспечивают максимальный комфорт работы за счет своей гибкости, интегрируемости, мобильности. Работать с ними можно где угодно и с любого устройства (от смартфона до персонального компьютера). Они легко настраиваются по особенности локальной политики организации и требования законодательства, сохраняют все первичные документы, собирают статистику и данные для анализа расходов. Такие приложения активно используются на предприятиях среднего и крупного бизнеса для оптимизации бизнес-процессов.
