Бумажный документооборот традиционно используется внутри предприятий для обмена корреспонденцией между субъектами бизнеса и контролирующими органами
Постепенно его сменяет цифровой, располагающий всеми преимуществами современных технологий – высокой скоростью, уровнем безопасности, доступностью и эффективностью. Разберемся подробнее, какими возможностями обладает цифровая технология и почему ее стоит предпочесть традиционной бумаге.
Какие функции выполняет электронный документооборот
Это зависит от того, какие именно задачи требуется решить при внедрении электронного документооборота (ЭДО) на предприятии.
Как правило, основными функциями являются:
- формирование цифровой копии документа;
- создание и быстрый поиск атрибутных карточек;
- использование готового шаблона текста с подстановкой в него переменных;
- подготовка электронного документа на фирменном бланке компании;
- сохранение цифровой версии в различных форматах;
- учет и ведение журналов, анализ документов;
- согласование и утверждение документов;
- централизованная рассылка.
Система может внедряться практически в любую отрасль деятельности компании. Кадровый и бухгалтерский учет, складское и архивное дело, безопасность, управление – автоматизация документооборота играет свою роль в успешном контроле и налаживании бизнес-процессов, улучшении качества и производительности труда.
Какие преимущества несет документооборот ЭДО для предприятия
- Создание цифрового файла и регистрация его в системе единоразовы и не требуют копирования.
- Одновременное выполнение нескольких операций с документом сокращает время на его обработку.
- Единая база документации исключает ее дублирование в нескольких экземплярах.
- Практически мгновенный поиск документа по карточке.
- Формирование отчетности и базы для анализа.
Если же говорить предметно, то после внедрения на предприятии электронного документооборота обработка каждого документа сокращается минимум на 1,5 часа в день. Дополнительно стоит приплюсовать к этому и стоимость канцелярских принадлежностей – бумаги, ручек, корректоров и т.д. А поиск бумажных документов в архивах занимает массу времени, тогда как электронный находится в базе за несколько секунд, причем рядовым сотрудником.
Еще одно преимущество, которое стоит выделить отдельной строкой, это бессрочное хранение информации. Картотека сотрудников, конфиденциальная информация и многое другое при должной организации сохраняются в течение десятилетий.
Электронный документооборот внутри и снаружи компании
Закон никак не ограничивает использование автоматизированных систем для ведения делопроизводства на предприятиях и в некотором смысле даже поощряет: в 1994 году была внедрена электронная цифровая подпись как средство идентификации пользователей.
Для использования электронных документов и внешнего электронного документооборота соответствующий пункт прописывается в учетной политике организации. Он дает право составлять «первичку» в цифровом виде и заверять ее соответствующей подписью. Если электронный документооборот планируется применять и для внешнего обмена документацией, необходимо заключить договор с контрагентом.
Электронная цифровая подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной. Квалифицированная подпись приравнивает электронный документ к бумажному, обладая высокой степенью защиты.
Системы ЭДО становятся неотъемлемой частью автоматизации бизнес-процессов. Обойтись без них невозможно, тогда как их внедрение позволяет существенно повысить управляемость предприятием, делая прозрачным совершение многих операций. Документооборот ЭДО на практике оказывается удобным за счет своей масштабируемости и простоты интеграции. Его внедрение на предприятии состоит из нескольких этапов – от определения целей и составление технического задания до обучения персонала. Однако если все задействованные в процессе стороны нацелены на результат, успех гарантирован.
