Если сотрудник получил от компании денежные средства для выполнения служебного задания, он в обязательном порядке должен отчитаться о факте их траты
Делается это с помощью авансового отчета, к которому прикладываются документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.
За грамотное оформление авансового отчета и наличие всех подтверждающих документов несет ответственность не только сам сотрудник, но и бухгалтерия компании, так как всё это по итогу тщательно проверяется контролирующими органами.
Бухгалтерия ответственна также и за выдачу авансовых средств сотруднику, которая должна производиться по следующим правилам:
- Средства предоставляются сотруднику для совершения определенных видов расходов: общехозяйственные, командировочные, представительские и т.п.
- Основанием для выдачи средств служит распоряжение руководителя компании.
- Расход средств обязательно отражается сотрудником в специальном отчете с приложением всех подтверждающих документов.
- Авансовый отчет с приложениями предоставляется сотрудником в срок, указанный в специальном распоряжении руководителя, закрепленном в учетной политике компании.
- Порядок и сроки предоставление средств, а также отчетов по ним, должны быть не только закреплены в учетной политике компании, но также доведены до сведения каждого её сотрудника.
Вести авансовую отчетность грамотно с учетом всех нюансов этого узкоспециализированного бизнес-процесса, а также соблюдая внутренние правила и внешние нормы, сегодня не проблема, так как российское финансовое законодательство разрешает компаниям делать это в электронном виде.
Об электронных авансовых отчетах
Согласно письмам Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 организации могут вести авансовые отчеты в электронном виде и использовать для их заверения простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Если в компании используется СЭД (система электронного документооборота), то стандартный документ можно упростить: вместо четырех подписей, которые обычно ставят на бумажной версии подотчетный сотрудник, руководитель, бухгалтер и главный бухгалтер компании, потребуется всего три — от сотрудника, руководителя и главбуха.
Как электронный документ, авансовый отчет рекомендуется визировать в следующем порядке: сначала подотчетное лицо, далее главный бухгалтер, и в завершении руководитель компании — в распечатанном виде на документе отображается время проставления подписи.
Для ведения авансовой отчетности в электронном виде компании используют специализированные ИТ-инструменты. Бизнес-приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет делать это комплексно: от создания документа сотрудником до его подписания руководителем ЭЦП (электронной цифровой подписью).
Авансовый отчет в приложении Hamilton
В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса работают и взаимодействуют в онлайн режиме. Их роли, права и действия могут быть настроены индивидуально под политики и потребности каждой компании — на схеме ниже изображен стандартный пример.
Для создания электронного авансового отчета сотрудник с любого мобильного устройства вводит логин и пароль и входит в приложение. Большая часть информации в документе уже заполнена за него по умолчанию, ему остается внести свои расходы и прикрепить фото подтверждающих документов. Далее одним кликом он отправляет документ на утверждение бухгалтеру и руководителю.
Бухгалтер получает всегда правильно-оформленный электронный авансовый отчет, однако при необходимости имеет возможность вернуть его на доработку сотруднику или отправить ему комментарий. Так как приложение автоматически формирует проводки по расходам, бухгалтеру остается только перенести их в ERP- приложение легко синхронизируется с любыми корпоративными решениями, и далее отправить электронный авансовый отчет на подписание руководителю компании.
Руководитель прямо в приложении может подписать документ электронной цифровой подписью. Ему всегда доступны все расходы сотрудников, необходимые аналитические отчеты и электронный архив документов.
Приложение позволяет не просто создавать электронные авансовые отчеты — оно фактически служит инструментом для управления общехозяйственными, командировочными, транспортными и другими видами расходов в компании, обеспечивая абсолютный комфорт всем участникам бизнес-процесса.
С помощью приложения Hamilton Авансовый отчет, в зависимости от объема документации, компании экономят до 50% времени и до 40% расходов на бизнес-процессе- подтверждением тому являются истории успеха реальных пользователей в разделе сайта Кейсы.
Электронные подтверждающие документы
Неважно электронный авансовый отчет или бумажный, к нему в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих целевое расходование средств. Эти документы становятся основанием для вычисления НДФЛ, налога на прибыль, вкладов во внебюджетные фонды; все они хранятся в бухгалтерии и используются при проведении налоговой проверки.
В качестве подтверждающих расходы документов могут выступать контрольно-кассовые или товарные чеки, накладные, билеты на транспорт и посадочные талоны, а также различные квитанции. Сегодня, когда всё стремится к цифровизации, при оплате товара или услуги мы всё чаще получаем их онлайн в виде HTML-кода, PDF-файла, в JPG или PNG форматах.
К счастью, приложить подтверждающие документы к авансовому отчету уже можно не только в бумажном виде, но в электронном. Обратите внимание, что в бухгалтерию такие документы предоставляются именно в том виде, в котором были изначально созданы.
Независимо от формата все подтверждающие документы должны содержать перечень необходимой информации. Например, кассовый чек, как самый распространенный подтверждающий расходы документ, должен содержать заводской и порядковый номер, ИНН и наименование организации, а также дату, время и суммы приобретенных товаров или услуг. Больше информации об этом можно найти в материале Кассовый чек в электронном виде.
В случае с транспортными документами важно знать, что Министерство финансов также разрешает вкладывать электронные билеты в авансовый отчет, о чем говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42273.
Если в качестве транспорта был выбран самолет, то электронные посадочные талоны, вложенные в авансовый отчет, или же бумажные, обязательно должны содержать отметку о факте перелета сотрудника. Альтернативным вариантом в этом случае может выступить справка из авиакомпании, запрошенная электронно.
Итак, согласовать авансовый отчет с приложениями в электронном виде можно — бумажные подтверждающие документы сканируются и отправляются в электронную систему, а также передаются в бухгалтерию, которая хранит их для предоставления во время налоговых проверок.
