Работу любого предприятия невозможно представить без большого количества документов. Составление служебных записок, приказов, распоряжений составляет целый пласт работы, в которую оказываются вовлеченными все – от рядового сотрудника до руководителя компании. Существенную долю в документообороте составляют отчеты. Причем отчитываться необходимо как внутри предприятия, например о целевом расходовании аванса в командировке, так и снаружи – контролирующим органам.
[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ОНЛАЙН[/vc_button]
Для корректного составления отчета нужно следовать базовым правилам:
- фиксированная форма;
- достоверные данные с приложениями-подтверждениями;
- установленные сроки предоставления.
И если еще некоторое время назад предоставлять отчеты можно было только в бумажном виде, то сегодня прогресс шагнул далеко вперед, упростив задачу формирования и подачи отчетов и внутри, и снаружи компании.
Электронная сдача отчета в контролирующие органы
Государство обязует предприятия подавать определенный набор документов по результатам деятельности. Список контролирующих организаций разнится в зависимости от системы налогообложения и вида деятельности компании. Обязательными для всех являются Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и налоговая служба.
Подавать отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде. Однако здесь действуют некоторые ограничения. Например, крупные компании обязаны подаваться в электронном виде. Налоговая принимает электронные отчеты от компаний со штатом сотрудников более 100 человек, Фонд соцстрахования – с численностью сотрудников свыше 25 человек.
Подавать декларации в электронном виде зачастую проще и удобнее – не нужно куда-либо ездить и сидеть в очереди с бумагами. Кроме того, если бумажные отчеты необходимо подавать до 15 числа месяца, то электронные – до 20.
Предоставлять отчетность в контролирующие органы можно двумя способами: в личном кабинете на сайте госструктуры или через оператора электронного документооборота.
В первом случае регистрироваться придется на сайте каждого контролирующего органа. Там же можно будет найти формы, в которых необходимо подавать документы, и сроки. Для отправки документов понадобится квалифицированная электронная подпись. Некоторые госорганы требуют усиленную квалифицированную электронную подпись; это платно, и, чем больше подписей, тем больше придется платить.
Операторы электронного документооборота отправляют документы с помощью защитного шифрования, что обеспечивает полную конфиденциальность ваших данных. Услуги оператора также платные, их стоимость зависит от того, насколько широк список контролирующих органов и какой функционал от системы необходим. Подача производится с помощью специального инструмента – программы, в которой собраны все отчеты. Дополнительно в этой программе могут быть шаблоны, календарь-напоминание о сроках предоставления документов, проверка на возможные ошибки при заполнении онлайн-бланков.
Электронный отчет внутри компании
Чтобы управлять компанией, руководитель должен видеть результаты ее деятельности. Именно на их основе принимаются стратегические решения. Эти результаты предоставляются в виде отчетности. Именно она помогает составить полную картину работы компании за определенный период времени.
Есть также виды отчетов, которые обязательны как внутри компании, так и для предоставления в контролирующие органы: например, авансовые отчеты по общехозяйственным расходам или командировкам. Остановимся на последних.
[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]
По возвращении из командировки в течение 3 дней сотрудник обязан предоставить отчет, в котором будут описаны все целевые расходы с приложениями-подтверждениями. Если этот процесс в компании автоматизирован, сформируется отчет в электронном виде, что существенно сэкономит время сотрудника. Получить к нему доступ в любой момент может как составивший его сотрудник, так и вышестоящие специалисты – бухгалтерия, кадровый отдел, руководитель. К отчету можно приложить фото или сканы всех подтверждающих документов.
Работа с таким отчетом становится проще, быстрее и прозрачнее. Это положительно сказывается на результатах работы специалистов и компании в целом.
