Прикрепление чеков к авансовому отчету не предполагает их непосредственной фиксации на бумаге. В действующем законодательстве и общепринятых бухгалтерских практиках нет требований приклеивать или прикреплять чеки при помощи степлера, т.к. это может повредить документы и усложнить их проверку. Чеки должны непосредственно прилагаться к отчету в качестве отдельных документов, а их наличие и реквизиты должны быть отражены в самом авансовом отчете.
Как прикреплять чеки к авансовому отчету?
- Пронумеруйте чеки в том порядке, в котором они перечислены в авансовом отчете. Это систематизирует документы и упростит сверку для сотрудников бухгалтерии.
- Приложите чеки к отчету. Бумажные чеки прикладываются в оригинале. В оборотной стороне авансового отчета укажите для каждого чека:
- Номер документа;
- Дату документа;
- Наименование документа (например, «кассовый чек», «товарный чек»);
- Сумму расходов.
- Проверьте, что чеки содержат все обязательные реквизиты. В кассовом чеке должны быть указаны:
- Наименование документа;
- Порядковый номер за смену;
- Дата и время операции;
- Наименование организации;
- ИНН;
- Система налогообложения;
- Перечень товаров или услуг, их стоимость;
- Формат оплаты;
- Ф.И.О. продавца;
- Реквизиты кассового аппарата;
- Порядковый номер документа;
- Адрес сайта для проверки подлинности чека;
- QR-код
Важно: Если в кассовом чеке нет перечня товаров, его нужно дополнить товарным чеком.
- Электронный чек можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Распечатанный электронный чек приравнивается к бумажному. В отчете можно сделать пометку о том, что чек получен в электронном виде.
Дополнительные рекомендации:
- Избегайте повреждения чеков. Попытки приклеить их могут привести к заломам, разрывам или стиранию реквизитов, что сделает документы недействительными.
- Учтите риск выцветания бумажных чеков. Со временем информация на них может стать нечитаемой, что создаст проблемы при налоговой проверке. Чтобы избежать этого, можно заранее сделать копии чеков и заверить их печатью и подписью ответственного лица. Также можно сохранить сканы чеков в электронном виде (например, в бухгалтерской программе).
- Если чек утерян, попросите сотрудника получить у продавца дубликат или акт выполненных работ, подтверждающий покупку. Фотография чека не является первичным документом для налоговой.
- Проверьте правила вашей организации. Учетная политика компании может содержать дополнительные требования к оформлению авансовых отчетов и прилагаемых документов.
Важные нюансы:
- К авансовому отчету можно прилагать не только кассовые чеки, но и другие документы, подтверждающие расходы: товарные чеки, квитанции, акты, накладные, билеты и т. д.
- Расходы, оплаченные с личной карты сотрудника, необходимо подтверждать банковской выпиской.
- Срок хранения авансовых отчетов и прилагаемых к нему документов составляет 5 лет (минимальный срок согласно ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
В современных реалиях бумажные чеки — это прошлое! Hamilton Авансовые отчеты — ваш надежный помощник в отказе от бумажного документооборота. Никаких больше чеков в портфеле и страха их потерять. Все фиксируется и хранится онлайн. Просто, быстро, современно!
