С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом и его оформление больше не требуется по закону. Тем не менее, вопросы о нем до сих пор волнуют сотрудников, отправляющихся в командировку: действительно ли оно не нужно в 2026 году? В каких случаях его можно оформить? Может ли компания закрепить его использование во внутренних регламентах?
Наши эксперты Hamilton Apps подготовили исчерпывающий разбор всех нюансов, связанных с командировочным удостоверением.
Нужно ли командировочное удостоверение в 2026 году?
В 2026 году командировочное удостоверение не является обязательным документом для большинства организаций. В соответствии с постановлением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, использование командировочного удостоверения отменили с 2015 года. На сегодняшний день основным заменяющим документом является приказ о направлении в командировку сотрудника.
Но до сих пор в некоторых компаниях существуют исключения, которых сотрудники обязаны придерживаться.
Командировочное удостоверение может потребоваться, если:
- Его использование закреплено во внутренних локальных нормативных актах (ЛНА) компании;
- Организация относится к государственным или муниципальным учреждениям, применяющим ведомственные правила.
С 2015 года законодательство упростило оформление командировки.
Теперь для подтверждения командировки достаточно предоставить:
- Приказ о направлении в командировку (по форме Т‑9, Т9-А или собственный утвержденный шаблон компании);
- Авансовый отчет с приложенными чеками, билетами, квитанциями, бланками строгой отчетности (БСО), посадочными талонами, подтверждениями бронирования, выписками по банковской карте и т.п.;
- Копию заграничного паспорта с отметками о пересечении границы (при заграничных командировках);
- Служебную записку при использовании личного или служебного транспорта (если сотрудник ездил на личном или служебном транспорте).
При этом компании имеют право сохранить использование командировочного удостоверения для дополнительного подтверждения сроков и места пребывания сотрудника и для внутреннего контроля выполнения задач в поездке. Также его использование помогает обосновать расходы перед налоговой при возникновении спорных ситуациях. Компания вправе использовать унифицированную форму Т‑10, утвержденную Госкомстатом, так и собственный разработанный бланк с обязательными реквизитами.
Где при использовании командировочного удостоверения компании часто делают ошибки?
- Считают, что командировочное удостоверение полностью отменено. В реальности его можно применять по желанию компании — главное закрепить это в ЛНА.
- Не фиксируют текущие изменения в учетной политике компании. Если организация решила отказаться от удостоверений или ввести их, это нужно отразить в учетной политике и локальных актах.
- Путают цели документа. Удостоверение не заменяет приказ о командировке и не является единственным подтверждением расходов. Оно лишь дополнительно фиксирует сроки и место пребывания.
- Не хранят документы. Командировочное удостоверение, как и другие первичные учетные документы, необходимо хранить не менее 5 лет.
Что изменилось после отмены командировочного удостоверения?
Теперь командировочное удостоверение больше не требуется по умолчанию. Его место занял приказ о направлении в командировку. Приказ запускает процесс командировки: фиксирует цель поездки, сроки, место назначения и служит основанием для выдачи аванса.
Какие еще документы автоматически больше не являются обязательными?
Вместе с командировочным удостоверением утратили статус строго обязательных и связанные с ним документы:
- Отметки в удостоверении от принимающей стороны. Теперь для подтверждения сроков пребывания в командировке достаточно проездных билетов, чеков из гостиницы и служебной записки (если сотрудник ездил на личном транспорте);
- Дополнительные служебные записки исключительно для фиксации дат прибытия или убытия.
Почему старые шаблоны командировочных удостоверений до сих пор встречаются в компаниях?
Несмотря на отмену, командировочное удостоверение можно встретить в документообороте, и на это есть несколько причин:
Причина 1. Привычка
Многие бухгалтеры и кадровики десятилетиями работали с этой формой и воспринимают ее как надежный способ зафиксировать сроки пребывания сотрудника в другом городе. Для них это привычный инструмент контроля.
Причина 2. Внутренние регламенты
Некоторые компании сохранили требование оформлять удостоверение в локальных нормативных актах. Такая практика не противоречит законодательству при условии официального закрепления соответствующего порядка.
Причина 3. Дополнительные гарантии
В спорных ситуациях командировочное удостоверение является дополнительным аргументом для обоснования расходов перед налоговой. В связи с этим некоторые организации предпочитают подстраховаться.
Причина 4. Инерция документооборота
В компаниях с долгой историей и устоявшимися процессами изменения внедряются постепенно. Пока не проведена масштабная автоматизация учетной политики, старые формы могут сохраняться «по инерции».
Какие документы подтверждают срок командировки?
Отмена командировочного удостоверения в 2015 году не оставила компании без инструментов подтверждения сроков командировки. Напротив, подход стал гибким и опирающимся на реальные документы. Раньше все сводилось к командировочному удостоверению с отметками принимающей стороны. Сегодня картина иная: срок пребывания в другом городе или стране подтверждается комплексом документов, каждый из которых несет свою информационную нагрузку.
Какие документы для отчета по командировке необходимы?
Билеты и маршрут‑квитанции четко фиксируют дату и время выезда и возвращения. Для бухгалтерии это прямое подтверждение того, когда сотрудник отправился в командировку и когда вернулся.
Посадочные талоны не всегда сохраняются в бумажном виде, но их электронная версия служит дополнительным подтверждением факта перелета. Если сотрудник летит с пересадками, талоны по всем участкам маршрута помогут выстроить точную хронологию поездки.
Документы по проживанию фиксируют период, в течение которого сотрудник находился в месте командировки. В них указаны даты заезда и выезда, наименование, адрес места проживания и сумма оплаты.
Особый случай — поездка на личном или служебном транспорте. Здесь в качестве документа выступает служебная записка.
Сотрудник составляет ее по возвращении и указывает:
- Маршрут поездки;
- Даты и время выезда и возвращения;
- Пройденное расстояние (например, подтверждается информацией из навигатора);
- Чеки с АЗС, парковки, за использование платных дорог.
При проверке документов бухгалтерия в первую очередь смотрит на подтверждение расходов и их соответствие срокам командировки. Все документы должны быть:
- Подлинными (или официально заверенными копиями);
- Содержать четкие даты;
- Соотноситься с приказом о командировке.
Это необходимо, чтобы без проблем учесть расходы при налогообложении и избежать вопросов со стороны проверяющих органов.
HR‑отдел обращает внимание на соблюдение сроков и выполнение задач. Сопоставляя даты в проездных документах и отчетах, специалисты могут:
- Убедиться, что сотрудник находился в командировке в установленные сроки;
- Проверить, не использовал ли сотрудник служебную поездку для личных целей (например, задержался в городе после окончания командировки);
- Корректно отразить период командировки в табеле учета рабочего времени.
Когда компания может оставить командировочное удостоверение во внутренних правилах?
Законодательство дает компаниям свободу в выстраивании внутреннего документооборота. Если руководство считает, что командировочное удостоверение помогает контролировать процессы, его можно закрепить в локальных нормативных актах, например, в Положении о командировках или учетной политике организации.
В локальных нормативных актах прописывают:
- Форму удостоверения;
- Порядок заполнения и передачи удостоверения;
- Ответственность за оформление и проверку удостоверения;
- Порядок получения отметок у принимающей стороны;
- Правила действий при невозможности получения отметок у принимающей стороны.
Многие организации сохраняют командировочное удостоверение из‑за сложившейся практики. Для бухгалтерии и HR‑отдела этот документ десятилетиями служил удобным инструментом и собирал ключевые данные о поездке. Сотрудники, кадровики и бухгалтеры нередко предпочитают работать с проверенными формами, даже если закон их больше не требует. Перестраивать процессы — значит тратить время на обучение, адаптацию шаблонов, настройку систем учета. Поэтому компании оставляют удостоверение просто потому, что «так привыкли».
При этом важно понимать, что внутреннее использование не равно обязательности по закону.
Обязательность по закону означает, что документ требуется для всех организаций без исключения. Например, приказ о направлении в командировку, который нужен всегда.
Обязательность во внутренних правилах действует только внутри конкретной компании. Она не создает новых требований для рынка. Это локальное решение, принятое с учетом специфики бизнеса.
Нужно ли командировочное удостоверение для поездок за границу?
В 2026 году командировочное удостоверение для заграничных поездок не обязательно. Его отменили в 2015 году, и это правило распространяется в том числе на зарубежные командировки.
Зарубежная поездка также подтверждается приказом о направлении в командировку. Приказ задает правовую основу поездки и фиксирует: кто едет, куда, на какой срок и с какой целью.
Дальше вступают в силу документы, подтверждающие факт поездки. Даты выезда и возвращения проще всего отследить по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Если страна не ставит штампы (например, Беларусь, Казахстан), на помощь приходят билеты и посадочные талоны, которые четко фиксируют даты перелетов или переездов. Проживание подтверждается чеками из отеля или бронированием через онлайн‑сервисы. А все остальные траты от транспорта до деловых ужинов фиксируются чеками, выписками по карте и счетами на иностранном языке (с обязательным переводом на русский язык для бухгалтерии).
Если сотрудник едет на личном или служебном транспорте (например, в соседнюю страну), он составляет служебную записку с маршрутом, пробегом и чеками за бензин, платные дороги и парковку.
Как правильно оформить командировку без командировочного удостоверения?
Приказ — ключевой документ, который легализует служебную поездку. Все тонкости и нюансы по правильному оформлению приказов мы уже ранее разобрали в нашей статье «Приказ о направлении в командировку: значение, содержание и правила оформления в 2026 году».
Помимо приказа, в зависимости от обстоятельств могут потребоваться дополнительные документы. В статье «Командировка без ошибок: пошаговая инструкция по заполнению и оформлению документов на 2026 год» подробно разобрали, какие документы необходимы для оформления командировки.
Более подробно про корректное заполнение авансовых отчетов рассказываем в статье «Авансовый отчет: полное руководство по оформлению приложений документов».
Упрощение документооборота после отмены удостоверения сэкономило компаниям и сотрудникам немало времени. Теперь вместо заполнения одной универсальной формы достаточно собрать объективные доказательства поездки — билеты, чеки, выписки. Внедрение Hamilton Apps делает этот процесс прозрачнее, а отчетность — надежнее.
Часто задаваемые вопросы
1. Нужно ли командировочное удостоверение в 2026 году?
Ответ: В 2026 году командировочное удостоверение не обязательно, т.к. его использование отменили с 2015 года (постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014).
2. Можно ли использовать командировочное удостоверение внутри компании?
Ответ: Компания может использовать командировочное удостоверение добровольно, если закрепила это в локальных нормативных актах.
3. Нужно ли командировочное удостоверение для зарубежной командировки?
Ответ: Командировочное удостоверение для зарубежной командировки также не является обязательным.
4. Чем подтверждать срок поездки без командировочного удостоверения?
Ответ: Срок поездки без командировочного удостоверения подтверждается проездными билетами, посадочными талонами, документами на проживание, а при использовании личного транспорта — служебной запиской с указанием дат убытия и прибытия, а также сопутствующими документами (путевым листом, чеками, квитанциями).
5. Можно ли использовать старый шаблон командировочного удостоверения?
Ответ: Старый шаблон командировочного удостоверения (форма Т-10) можно использовать добровольно, если это закреплено в локальных нормативных актах компании.
