Суточные предназначены для покрытия расходов, которые неизбежно возникают у сотрудника из‑за пребывания вне места постоянного жительства. Например, на питание и прочие повседневные нужды в поездке.
Поскольку при отмене командировки таких трат не возникает, выплата суточных теряет экономическое обоснование. Следовательно, если поездку отменили до выезда, выданные средства подлежат возврату. При этом стоит обратить внимание, если сотрудник успел отправиться в путь, но командировку пришлось прервать, суточные следует начислить лишь за те дни, когда он фактически находился в дороге или выполнял служебное поручение.
Что делать, если суточные уже выданы?
1. Зафиксировать причину отмены командировки
Для этого необходимо собрать подтверждающие документы, такие как служебная записка, больничный лист сотрудника, письмо от контрагента о переносе встречи, справка от перевозчика об отмене рейса и т.п.
2. Издать приказ об отмене командировки
Четко указать причину, приложить собранные документы, прописать поручение бухгалтерии закрыть расчеты и сроки возврата денег.
3. Оформить возврат средств
Сотрудник должен вернуть неизрасходованные суточные в кассу организации или перечислить на расчетный счет.
4. Составить авансовый отчет
В отчете отразить выданную сумму, подтвержденные до отмены поездки траты, суммы возвратов от поставщиков при отмене билетов или броней и остаток к возврату. К отчету приложить все подтверждающие документы.
Как отразить суточные в учете?
- Выдача суточных до отмены командировки: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кт 50 (51).
- Возврат суточных после отмены командировки: Дт 50 (51) — Кт 71.
Практические рекомендации для отражения суточных
- Не списывайте возвращенные суточные как расходы компании. Поездка не состоялась и затраты не возникли;
- Сохраняйте всю первичную документацию (приказ, служебные записки, чеки, квитанции о возврате). Наличие всей документации защитит при налоговой проверке;
- Опирайтесь на локальный акт компании, регулирующий порядок расчетов при отмене командировок.
Главное — действовать последовательно: зафиксировать причину, оформить документы и корректно отразить операции в учете.
