Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, подтверждающие факт расходов подотчетного работника. С их помощью сотрудник отчитывается по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.
Выдача денежных средств сотрудникам компании на выполнение поручений руководителя и реализацию производственных нужд практикуется регулярно абсолютно в каждой компании. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов и чеков, подтверждающих затраты сотрудника.
На первый взгляд, все просто! Ведь у сотрудника перед глазами всегда есть образец! Статистика аудиторских проверок доказывает нам обратное — в компаниях часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации.
Как оформить авансовый отчет? Давайте разберемся в этом вопросе вместе с вами!
Авансовый отчет (АО) — это первичный документ, который подтверждает целевое использование денежных средств, выданных работнику или иному подотчетному лицу для осуществления расходов в интересах организации или индивидуального предпринимателя.
Составлением АО занимается подотчетное лицо — это работник организации или физическое лицо, заключившее гражданско-правовой договор (ГПХ) или работающее по совместительству, которому были выданы денежные средства под отчет.
Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе о подотчетных лицах или другом внутреннем учетном документе.
Подотчетное лицо обязано:
АО составляется в тех случаях, когда сотрудник получает денежные средства от работодателя на командировочные расходы (проезд, проживание, питание, связь), общехозяйственные расходы (закупка товаров, сырья, расходных материалов, оплата транспортных услуг, курьерской доставки, уплата госпошлин) или представительские расходы (офисные приемы, транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, услуги переводчиков и т.п.).
Приложение к авансовому отчету — это документы, предоставляемые на отдельных листах и подтверждающие факт совершения расходов подотчетным лицом. С их помощью сотрудник отчитывается перед компанией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.
В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться как один документы, так и пакет, состоящий из нескольких документов (кассовые и товарные чеки, квитанции, договоры аренды, акты выполненных работ, накладные на поставку, бланки строгой отчетности (БСО), проездные, путевые листы, банковские выписки и т.п.). Подтверждающие документы необходимы в качестве обоснования для списания средств, которые при составлении бухгалтерской отчетности будут учтены как расходы.
Документы для авансового отчета делятся на обязательные и дополнительные.
К обязательным первичным документам для подтверждения расходов относятся:
К дополнительным первичным документам для подтверждения расходов относятся:
Чек, выпущенный кассой (кассовый чек) при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к АО, но и является первичным бухгалтерским документом.
Чек должен содержать все характерные для первичной документации реквизиты:
Только в таком виде чек является действительным приложением к авансовому отчету и подтверждает затраты.
К кассовому чеку есть еще одно обязательное требование — он должен содержать конкретный перечень покупок. Употребление собирательного наименования товаров или услуг (например, канцтовары, стройматериалы, офисные услуги, транспортные услуги и т.п.) недопустимо.
Необходимо конкретизировать товар и услугу — ручки шариковые синие, краска белая на водной основе, копировальные услуги, аренда автомобиля и т.п. Распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, сотруднику необходимо сделать копию чека или сохранить фотографию в приложении Hamilton Авансовые отчеты.
Стоит обратить внимание, что для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому к АО желательно приложить товарный чек, который подробно детализирует расходы. Строгая форма для оформления товарного чека отсутствует, но он, как и кассовый чек, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на товарном чеке не обязательно.
Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Если к АО прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.
Если у чека отсутствует номер, то при заполнении АО для данного чека в соответствующей графе необходимо указать «б/н» (без номера).
Приходный кассовый ордер (ПКО) — это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы он сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.
Бланк строгой отчетности (БСО) — это первичный учетный документ, который подтверждает факт оплаты товара или услуги и приравнивается к кассовому чеку. К БСО относятся билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, квитанции за бытовые услуги. БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.
Накладные и акты являются важными подтверждающими документами при оформлении авансового отчета и служат доказательством целевого использования денежных средств, выданных подотчетному лицу.
Товарная накладная является первичным документом и подтверждает факт получения материальных ценностей.
Товарная накладная:
Акт выполненных работ / оказанных услуг подтверждает:
На сегодняшний день при оформлении авансового отчета допускается использование как бумажных, так и электронных документов.
К электронным первичным документам относятся:
При использовании электронных первичных документов необходимо обратить внимание:
Для заполнения авансового отчета наиболее распространенной считается унифицированная форма № АО-1. Организация также имеет право разработать собственную форму, но она должна быть утверждена приказом руководителя и включена в учетную политику.
В Hamilton Apps все печатные формы, поля, перечень ответственных лиц настраиваются индивидуально и под запросы Заказчиков.
На лицевой стороне АО указываются общие сведения: наименование организации, дата составления отчета, ФИО подотчетного лица, должность (кроме договоров ГПХ), структурное подразделение и назначение аванса (командировка, общехозяйственные или представительские расходы и т.п.).
В табличной части АО указываются: остаток / перерасход с предыдущего АО, способ получения денежных средств (наличные / карта), сумма полученных средств, сумма израсходованных средств, остаток / перерасход, количество приложенных документов.
На оборотной стороне АО указывается перечень расходов: дата и номер документа, наименование расхода, сумма в рублях, итоговая сумма.
После отмены в 2013 году обязательной формы АО-1 у коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей появилась возможность разработать и внедрить свободную форму. Но внедрить в бизнес-процессы компании ее нужно по правилам. Разработанная форма должна быть утверждена в учетной политике организации и может включать в себя при необходимости любые дополнительные поля.
Для признания документа действительным он должен содержать обязательные поля:
При разработке собственной формы АО рекомендуется:
Главным преимуществом свободной формы АО является возможность его адаптации под специфику бизнеса и текущие запросы. При разработке собственной формы важно соблюдать баланс между удобством использования и требованиями законодательства. Во избежание ошибок лучше доверить данную задачу экспертам Hamilton Apps, которые адаптируют все печатные формы исключительно под запросы Заказчика и внедрят в текущие бизнес-процессы.
Иногда при заполнении АО можно столкнуться с перерасходом — ситуацией, когда фактические расходы сотрудника превышают сумму выданного аванса. В этом случае компания обязана компенсировать сотруднику разницу.
В данной ситуации сотрудник при заполнении АО указывает сумму полученного аванса, отражает все фактические расходы, фиксирует сумму перерасхода и прикрепляет подтверждающие документы.
При получении такого АО бухгалтер проверяет корректность всех внесенных данных и выдает сотруднику компенсацию перерасхода.
Подтверждающие документы к АО прикрепляются в форме приложений на листах. Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях они должны содержать все необходимые реквизиты.
При составлении АО по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета. Если билет электронный, необходимо предоставить его в распечатанном виде и также приложить к нему посадочный талон. Несмотря на то, что на электронных билетах отсутствует подпись и печать, действующее законодательство не признает это нарушением.
Желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному или выходному дню, у налоговой могут возникнуть вопросы.
К одному АО может прилагаться несколько подтверждающих документов. Количество таких приложений определяется перечнем чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения?
При подготовке отчета необходимо наклеить все подтверждающие документы на отдельные листы. Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. Каждый отдельный документ считается как одно приложение. Если документ занимает несколько листов — каждый лист считается отдельно. После этого считается общее количество и отражается в АО.
При нумерации приложения стоит избегать основных ошибок:
Подготовить авансовый отчет можно в разы быстрее и проще в облачном приложении Hamilton Авансовые отчеты. Большая часть информации уже заполнена за сотрудника по умолчанию. Поля, в которые необходимо внести недостающие данные, автоматически подсвечиваются красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их онлайн. Далее для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».
Таким образом, сотрудник за считанные минуты составляет только 100% правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.
Функционал приложения Hamilton Авансовые отчеты полезен для всех участников бизнес-процесса. Например, благодаря кастомизированным настройкам, проводки по АО формируются за бухгалтера автоматически, а подписание документов руководителем осуществляется без их распечатки — с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), при этом у Заказчика есть выбор — простая электронная подпись (ПЭП) или усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Использование облачного приложения Hamilton Авансовые отчеты делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников, многократно упрощая и ускоряя его.
