Первичная документация – это база для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в компании. Авансовый отчет является одним из важнейших документов в делопроизводстве. Цель его формирования – подтверждение факта расхода денежных сумм, выданных работникам на выполнение служебных заданий.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Основные правила заполнения авансового отчета

На кого же возлагается обязанность по заполнению этого документа? Оформление отчета в базе 1С лежит на плечах бухгалтера или руководителя организации. А подготовить бумажную версию документа должен работник, который получил средства под отчет.

Компания может выдавать деньги из кассы работникам для командировок, организации выставок, корпоративов и других мероприятий, а также для покупки товаров или заказа услуг для нужд фирмы.

Специфика формирования отчетности зависит от назначения выданных средств. Однако при оформлении любого авансового отчета необходимо следовать нескольким общим правилам:

  1. Время подачи: не позднее 3-х суток после того, как истек срок, указанный в заявке, поданной сотрудником на выдачу денежных средств. Если этот период истек, на момент, когда работник находился на больничном, в отпуске или командировке, то отчет необходимо предоставить в течение 3-х суток после его выхода на работу.
  2. Документ составляется в форме, установленной в учетной политике компании.
  3. Отчет оформляется совместными усилиями сотрудника и бухгалтера. Подотчетное лицо обязано предоставить все необходимые документы (чеки, квитанции, ПКО, РКО), которые прилагаются к отчету для подтверждения расходов.
  4. Авансовый отчет утверждает руководитель организации, подписавший заявку на выдачу денежных средств.

Отчет по командировочным расходам

Так как в большинстве случаев средства выдаются для командировочных расходов, рассмотрим нюансы отчетности по ним более подробно.

Под командировкой понимают любую поездку сотрудника организации, в ходе которой он выполняет служебные поручения. Это могут быть переговоры с контрагентами, закупка оборудования или заказ товаров, решение юридических и иных вопросов, участие в конференциях.

Командировочные расходы включают в себя проезд в оба направления, проживание в отеле или гостинице, дополнительные расходы. К последним относятся коммуникационные связи (факс, телефон), отправка почтовой корреспонденции, багажный билет, обмен денег и другие услуги, необходимые для достижения цели поездки.

Каждая статья затрат должна подтверждаться соответствующими документами. На некоторых предприятиях установлен размер суточных, который отражается в приказе и подписывается руководителем. Сумма зависит от места назначения и задач, которые стоят перед работником.

Особенности составления авансовых отчетов

Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.

Отчет должен содержать: номер и дату составления, информацию о компании (адрес, наименование), подотчетном работнике (должность, ФИО), авансовую сумму. Также указываются номера документов, прилагаемых к отчету (чеки, квитанции и другие), сумма израсходованных средств. Бухгалтер заполняет разделы «Сумма» и фиксирует номер счета, на котором будут отражаться выданные деньги.

Отчет должен быть подписан бухгалтером и главбухом, сотрудником, а после этого и руководителем организации.

Перерасход и его отражение в отчетности

Если факт перерасхода доказан, его сумму также следует отразить в отчете для последующей компенсации. Сотрудник должен предоставить документацию, подтверждающую превышение затрат над выделенной под отчет суммой.

В случае обоснованности перерасхода, к авансовому отчету необходимо прикрепить РКО. В отчете необходимо зафиксировать передачу средств по перерасходу.

Оформление авансового отчета в базе 1С

Отчеты по авансам хранятся в разделе «Банк и касса» программы 1С. Необходимо внести данные, касающиеся подотчетных лиц и организации. После этого нужно нажать на кнопку «Добавить» и в появившейся таблице заполнить разделы, необходимые для составления отчета.

Специфика отражения отчета по выданным авансовым средствам зависит от их категории. Выделяют 3 вида аванса:

  • Предоставление работнику денежной документации. Например, билет или проездной, сертификаты, марки.
  • Наличные. В этом случае цель отчета – списание наличных средств.
  • Перечисление денег на счет. В этом случае авансовый отчет оформляется для учета списания безналичных средств с р/с организации.

Для учета информации по выданным средствам в базе 1С, нужно создать новый РКО. Заполнив его по всем правилам, документ нужно распечатать и передать подотчетному сотруднику, который должен поставить свою подпись, подтверждающую получение им денежных средств.

Подписанный документ можно сохранять и проводить. В таблицу РКО необходимо внести данные о товарно-материальных ценностях, купленных подотчетным сотрудником на выданные средства.

Если подотчетному лицу при оплате товара была выдана счет-фактура, то при формировании отчета в программе необходимо поставить флажок «Счет-фактура», после чего выбрать или добавить поставщика и заполнить его карточку.

Вкладка «Возвратная тара» должна быть заполнена данными о таре, которую необходимо вернуть обратно Продавцу. А в разделе «Оплата» проставляется сумма, потраченная на приобретенный товар. Во вкладке «Прочее» фиксируются дополнительные расходы, затраченные сотрудником в процессе выполнения служебного поручения: проезд, бензин, телефонные переговоры.

Передача аванса сотруднику отражается бухгалтерской проводкой Д 60.02 К 71.01.

Сегодня для работы с авансовыми отчетами также существуют специализированные приложения, функционал которых позволяет покрыть весь процесс их оформления и задействовать всех участников бизнес-процесса. 

Эти приложения легко интегрируются с любой ERP-системой, включая 1С, SAP, Oracle и JD Edwards.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

 

Последствия ошибок в оформлении отчета

В составлении отчета важно соблюдение сроков и основных правил, которые регламентирует законодательство. Если сотрудник не предоставил отчет своевременно, контролирующий орган может учесть подотчетную сумму как доход, подлежащий начислению НДФЛ и страховых взносов.

Будьте внимательны! За прикрепление к отчету поддельного или неправильно оформленного чека предусмотрена административная ответственность.

 

Смотрите также: