В случае, когда командировка заканчивается в преддверии выходных или праздничных дней, довольно часто работники хотят провести выходные в месте командировки. Рассказываем, как сделать это грамотно!
Что такое командировка по закону?
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Важные моменты оформления командировки:
Срок командировки определяет работодатель и указывает его в приказе о направлении работника в командировку. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. (п. 7 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В стандартной ситуации срок, отраженный в приказе, и срок, подтвержденный проездными документами, совпадает.
Важные моменты для продления командировки:
Если работник задерживается в месте командировки на выходные по собственной инициативе, согласовать возможность задержки на выходные следует до начала командировки и до того, как будут приобретены обратные билеты.
Работодатель обязан возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Поэтому в ситуации, когда сотрудник задержался в месте командировки на выходные дни, организация также должна возместить ему расходы на проезд к месту жительства.
Для этого работнику необходимо оформить более поздний возврат следующим образом:
- В приказе о направлении работника в командировку указать фактический срок командировки, т. е. тот период, на который работник направляется в другую местность для выполнения задания;
- В приказе дописать информацию о фактической дате выезда из места командировки;
- Внести информацию для бухгалтерии о невыплате суточных и расходов на проживание за дополнительные дни пребывания в месте командировки.
После возвращения из командировки:
- Не забудьте создать авансовый отчет в приложении Hamilton Apps;
- При внесении данных о поездке указать «Личные дни», при этом система автоматически не будет учитывать их при расчете суточных;
- Подгрузить фотографии всех чеков, посадочных талонов, билетов, ваучеров на отели/трансферы;
- Запустить процесс согласования авансового отчета.
Такое оформление снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.
