Завершая месяц, посвященный теме электронного документооборота, давайте подведем итоги, почему это решение становится все более популярным и необходимым для бизнеса.

• Экономия бумаги и вклад в экологию

Переход на ЭДО позволяет значительно сократить использование бумаги, что не только экономит ресурсы компании, но и способствует сохранению лесов и снижению углеродного следа. Это важный шаг к устойчивому развитию и заботе о планете.

• Экономия денег

ЭДО помогает сократить расходы на печать, хранение и транспортировку документов. Компании, перешедшие на электронный документооборот, отмечают существенную экономию средств, которые можно направить на развитие бизнеса.

• Искусственный интеллект в ЭДО

Искусственный интеллект становится ключевым инструментом в ЭДО. Он автоматизирует рутинные задачи, такие как проверка подписей, создание отчетов и уведомлений, что ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок.

• Будущее ЭДО

ЭДО продолжает развиваться, легко интегрируясь с различными ERP-системами и современными технологиями. Это позволяет компаниям оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие с партнерами.

• Скорость согласования

Электронные документы обрабатываются мгновенно, что исключает задержки, связанные с физической пересылкой бумаг. Это особенно важно для компаний, где скорость принятия решений критична.

Если вы еще не перешли на ЭДО, сейчас самое время начать и внедрить в свою каждодневную работу экосистему Hamilton Apps для управления авансовой отчетностью и командировками! Это не только удобно и выгодно, но и отвечает современным требованиям бизнеса.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Облако, Работа с документами, Технологии, Хамилтон Аппс

После изучения истории и основ электронного документооборота, электронной цифровой подписи и ее хранения, настало время обсудить, где именно хранятся документы, подписанные в приложении Hamilton Apps.

Наша экосистема включает в себя электронный архив, который обеспечивает удобное и безопасное хранение документов. Этот архив интегрирован с модулем управления Workflow Engine и базой данных. В каждом модуле автоматически выполняются архивирование, индексирование документов и обработка журналов.

Электронный архив обладает рядом преимуществ, которые делают его удобным и эффективным инструментом для хранения и управления документами:

1. Экономия пространства. Электронный архив не требует физического места для хранения документов, что особенно важно для крупных организаций.
2. Быстрый доступ. Документы можно найти за считанные секунды благодаря удобной системе поиска.
3. Безопасность. Электронные архивы защищены от несанкционированного доступа, потери и повреждения данных. Резервное копирование и шифрование обеспечивают сохранность информации.
4. Масштабируемость. Система легко адаптируется под растущий объем документов компании.

Эти преимущества делают электронный архив незаменимым инструментом для современных организаций, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы.

Наши эксперты создали собственную облачную инфраструктуру и разместили серверы в современных центрах обработки данных, расположенных на территории России. Эти дата-центры обеспечивают высокий уровень защиты данных и соответствуют всем требованиям закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Мы уделяем особое внимание безопасности и конфиденциальности, чтобы наши клиенты могли быть уверены в защите своих данных.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Облако, Работа с документами, Технологии, Хамилтон Аппс

Простая электронная подпись (ПЭП) — это самый доступный вид электронной подписи, который подтверждает личность пользователя через коды, SMS-сообщения, логины и пароли.

Как получить ПЭП?

Физические лица могут оформить простую электронную подпись (ПЭП) несколькими способами:

• Через личный кабинет на сайте банка;
• В мобильном приложении финансового учреждения.

Для подтверждения личности на портале Госуслуг доступны два варианта:

• Личное посещение центра обслуживания с документами из регистрационной анкеты;
• Получение идентификационного кода через Почту России.

Создание ПЭП возможно с помощью специального дополнения — плагина «КриптоПро Office Signature» в Microsoft Office. Заверенная ПЭП на токене оформляется в удостоверяющем центре.

Для оформления ПЭП физическим лицам, записанную на токен, потребуется следующий набор документов:

• Действующий паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Заполненное заявление на получение ЭП;
• Носитель информации (токен).

Для оформления ПЭП юридическим лицам необходимо оплатить услугу в удостоверяющем центре и предоставить полный пакет документов:

• Заявление на выпуск ЭП;
• Паспорт ответственного лица;
• СНИЛС владельца подписи;
• ИНН организации.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это защищённый вид электронной подписи, который создаётся с помощью криптографических методов.

Как получить УНЭП?

Оформить УНЭП для физических лиц можно двумя способами:

• Через личный кабинет на сайте ФНС после предварительной авторизации через портал «Госуслуги»;
• Через мобильное приложение «Госключ» при наличии подтвержденной учетной записи на «Госуслугах» и актуального номера телефона в профиле.

Оформить УНЭП для юридических лиц можно следующим способом:

• В специализированных удостоверяющих центрах при условии предоставления полного пакета документов и носителя электронного ключа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это высший стандарт цифровой безопасности в мире электронных документов.

Как получить УКЭП?

Оформить УКЭП физическим лицам можно двумя способами:

• Через мобильное приложение «Госключ»;
• В специализированных центрах — аккредитованных удостоверяющих организациях, где можно оформить ЭП при личном присутствии.

Оформить УКЭП юридическим лицам можно:

• В ФНС;
• У доверенных лиц ФНС;
• В коммерческих удостоверяющих центрах.

Как получить ЭП?

Для хранения электронной подписи существует два способа:

1. В системе Windows. Данный способ подходит для работы на одном компьютере, на котором установлен пароль.
2. На USB-токене. Данный способ требует ввода пин-кода. С USB-токеном можно работать на любом компьютере и его брать с собой.

Важно: не храните на одном токене подписи разных людей — используйте отдельный носитель для каждого владельца.

Правильно выбранная и надёжно хранящаяся электронная подпись — это гарантия безопасности ваших документов и успешного ведения дел в цифровом пространстве.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Работа с документами, Хамилтон Аппс

На сегодняшний день современные компании все чаще выбирают электронный документооборот — он экономит время, силы и ресурсы. Электронная подпись стала настоящим прорывом в мире цифровых технологий. Она позволяет заверять любые действия в online-пространстве, делая их юридически значимыми.

Что такое электронная цифровая подпись? Для чего она нужна?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является цифровым аналогом обычной подписи, который позволяет подписывать документы в электронном виде с полной юридической силой. Если описать ЭЦП простыми словами, то это специальный цифровой код, который подтверждает авторство, подлинность и неизменность электронного документа.

Для чего нужна ЭЦП:

• Для подписания договоров и документов онлайн;
• При сдаче отчётности в государственные органы;
• Для участия в тендерах и государственных закупках;
• При работе с электронными площадками;
• Для взаимодействия с порталом Госуслуг;
• В электронном документообороте с партнёрами.

Кто может пользоваться ЭЦП?

Электронная подпись — универсальный инструмент, доступный широкому кругу пользователей.

Применять ЭЦП в своей деятельности могут:

• Юридические лица;
• Индивидуальные предприниматели;
• Физические лица.

Где можно использовать ЭЦП?

Физические лица могут использовать ЭЦП для:

• Получения госуслуг;
• Осуществления документооборота с работодателем при удаленной работе;
• Записи в школу;
• Подачи документов в вузы;
• Подачи налоговых деклараций;
• Регистрации прав на недвижимость;
• Регистрации на получение патента;
• Подачи заявлений и жалоб в суды;
• Заключения договоров (на оказание услуг, купли-продажи и т.п.) и прочие услуги.

Бизнес может использовать ЭЦП для:

• Оформления электронных заявок на патент и сделок с собственностью;
• Осуществления электронного документооборота с партнерами и государственными структурами;
• Осуществления внутреннего документооборота компаний;
• Подписания заявок на участие в тендерах и электронных торгах;
• Передачи налоговых деклараций в ФНС;
• Работы с маркетплейсами;
• Работы с маркированной продукцией;
• Регистрации online-касс;
• Взаимодействия с системами «Меркурий», ЕГАИС и прочие услуги.

В современном мире ЭЦП стала неотъемлемой частью нашей жизни, открывая новые возможности для эффективного взаимодействия в цифровом пространстве.

Электронная подпись — это не просто технологический инструмент, а настоящий помощник в решении повседневных задач как для частных лиц, так и для бизнеса.

Преимущества ЭЦП очевидны:

• Экономия времени и ресурсов;
• Юридическая защищенность документов;
• Удобство удаленного взаимодействия;
• Широкий спектр применения;
• Безопасность и надежность.

Будущее ЭЦП выглядит многообещающе. С развитием цифровых технологий электронная подпись будет становиться еще более доступной и функциональной, открывая новые горизонты для пользователей.

ЭЦП — это не просто модный тренд, а необходимый инструмент для успешной работы и комфортной жизни в современном мире.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Работа с документами, Хамилтон Аппс

Современный электронный документооборот зародился с появлением первых компьютерных технологий, которые могли обрабатывать и передавать данные в цифровом формате. В 1960–1970-х годах начали создаваться системы автоматизации управления, помогавшие компаниям вести учет и работать с данными на компьютерах. Эти разработки стали фундаментом для дальнейшего развития электронного документооборота.

В 1980–1990-х годах, параллельно со стремительным развитием технологий, электронный документооборот получил мощный импульс благодаря появлению персональных компьютеров, локальных сетей и интернета. Это позволило компаниям не только автоматизировать внутренние процессы, но и наладить обмен документами в цифровом формате с партнерами и клиентами.

Основные преимущества ЭДО того периода включали:

• Ускорение обмена информацией;
• Снижение затрат на бумагу и логистику;
• Повышение точности и надежности данных.

В начале 2000-х годов электронный документооборот пережил новый этап развития. Появились облачные решения, которые позволили компаниям хранить и обмениваться документами в реальном времени. Это упростило взаимодействие между подразделениями и партнерами, а также повысило уровень безопасности и доступности данных.

Современный этап развития электронного документооборота характеризуется интеграцией с искусственным интеллектом и машинным обучением. Это позволяет автоматизировать не только передачу документов, но и их анализ, делая процессы управления более эффективными и прозрачными. В 2020-х годах электронный документооборот стал неотъемлемой частью бизнеса, обеспечивая высокий уровень интеграции и взаимодействия между компаниями.

Метки: Hamilton Apps, Автоматизация, Документы, Хамилтон Аппс