Бухгалтерская отчетность систематизирует всю информацию о приходно-расходных операциях и состоянии баланса. Она позволяет в любой момент получить максимально полную и объективную картину о текущем финансовом состоянии организации.

Правительство позаботилось о том, чтобы эта информация хранилась максимально долго и безопасно, поэтому в 2013 году было введено требование о ведении отчетности в электронном виде. Оно затронуло практически все хозяйствующие субъекты, в том числе те, которые были переведены на упрощенную систему налогообложения.

Важно отметить, что, если штат превышает 100 сотрудников, отчетность должна вестись только в электронном виде.

С тех пор на рынке появилось немало специализированных продуктов, которые открыли возможность достаточно удобно работать с объемными базами данных. Однако даже сегодня не во всех организациях возможности цифровых систем используются в полной мере – это связано с не комплексным покрытием проблематики тем или иным продуктом, недостаточно качественной технической поддержкой, слабым уровнем подготовки специалистов и т.п.

Сдача отчетности в электронном виде существенно повышает эффективность работы бухгалтерского и финансового отделов, а также прочих сотрудников компании, задействованных в бизнес-процессе. Это позволяет оптимизировать процесс, высвобождая рабочее время его участников, повышая их производительность, устраняя даже минимальный риск срывов сроков подачи отчетности. Все электронные системы отчетности по умолчанию самостоятельно выполняют подсчеты, поэтому внести неверные данные или банально допустить ошибку в калькуляции также невозможно.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Например, для работы с авансовой отчетностью можно использовать бизнес-приложение Hamilton Авансовый отчет – оно предоставляет пользователям следующие преимущества:

• мобильность – возможность получить доступ к программе с любого устройства и из любой локации;
• интегрируемость – простота сочетания с уже работающими на предприятии ERP-системами;
• гибкость настройки – под учетную политику организации, локальные налоговые практики, валюту и т.д.;
• прозрачность – доступ к любым операциям, возможность отследить процесс оформления и согласования документов.

Приложение является специализированным – в нем могут работать все участники бизнес-процесса, имея под рукой весь необходимый набор функций, в том числе возможность подписания документации электронной цифровой подписью. Всё это позволяет комплексно автоматизировать процесс обработки авансовой отчетности в компании, сделав его максимально удобным и экономичным.

Список документов, разрешенных для подачи в электронном виде

С помощью электронных систем можно отправлять в контролирующие органы фактически любой отчет. При этом обязательно пользоваться именно электронной системой для отправки бухгалтерского баланса и отчета о финансовой работе.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронной подачи отчетности, достаточно иметь доступ в интернет и специализированный программный комплекс – например, 1С. Это особенно удобно для небольших компаний и частных предпринимателей, которые не пользуются услугами бухгалтера и работают с отчетностью самостоятельно.

Чтобы подавать отчеты удаленно, требуется перейти на одну из систем электронного документооборота. Для этого заявителю необходимо:

• подать официальный запрос на пользование электронным документооборотом для предоставления отчетов в налоговые и финансовые службы РФ;
• подписать договор и дополнительное соглашение с авторизованной компанией, предоставляющей услуги по подключению к системам электронного документооборота;
• написать заявление в отделение налоговой службы по месту регистрации организации или получить в локальном сертификационном центре цифровой ключ или электронную цифровую подпись.

Электронная цифровая подпись предназначена для заверения документов, составленных в системах электронного документооборота. Она придает цифровому документу силу и защищает его от подделки и копирования, а также открывает сотруднику контролирующего органа всю информацию о документе – дате создания, авторстве, последних внесенных изменениях и т.д. Существует несколько видов электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Законодательство и бухгалтерская электронная отчетность

В п. 8 ст. 13 Федерального закона № 402-ФЗ закреплена возможность подачи только цифрового документа без необходимости предоставлять его дополнительно в бумажном виде. В 2013 году в силу вступили и другие важные изменения в Налоговом Кодексе – промежуточная отчетность теперь не является обязательной. Это значит, что отчеты предоставляются ежегодно всего 1 раз. К таким отчетам относятся:

• изменения размера капитала;
• целевое расходование средств, полученных налогоплательщиком;
• движение финансовых потоков в деятельности индивидуального предпринимателя или предприятия.

Эти данные предоставляются не только в территориальные налоговые службы, но и в отдел государственной статистической службы раз в год. Чаще подаются отчеты о результатах финансовой работы и бухгалтерские балансы – для них установлен отдельный порядок и предельные сроки подачи.

Подача электронной отчетности в контролирующие органы выполняется через оператора электронного документооборота или сайт ФНС. Это позволяет гарантировать фиксацию времени подачи и получения документа, соответствие его установленной форме. Для этой же цели служит использование электронной цифровой подписи.

Подавать отчеты можно и не имея действующей системы электронного документооборота. В первую очередь стоит знать, что установленные формы отчетности размещаются на сайтах федеральных контролирующих органов – налоговой и статистики, Пенсионного фонда.

Можно ли заменить авансовый отчет в стандартном бумажном виде полностью на электронный? Как в таком случае предоставлять документы-приложения? Давайте разберемся.

Авансовый отчет – кто, кому, зачем?

Сотрудник, который был в командировке или закупал для нужд компании какие-либо хозтовары, для возмещения своих расходов должен предоставить авансовый отчет с приложением документов, отражающих его траты. Для начала этот отчет необходимо составить, приложить к нему чеки или накладные, после завизировать у руководителя — который подтверждает, что расходы были совершены на благо организации, а затем предоставить в бухгалтерию. Причем если бухгалтерия расположена в удаленном подразделении, придется отправлять документы почтой или курьером, что добавит еще несколько дней к ожиданию в том числе и денежной компенсации, плюс к этому всегда есть риск утери бумаг.

Бухгалтер внимательно проверяет правильность составления отчета, корректность приложений и может вернуть его на доработку, если находит неточности или ошибки. После корректировки авансовый отчет должен повторить свой путь. Это действительно долго, трудоемко и отнимает массу времени и у подотчетного сотрудника, и у бухгалтерии, а также многократно усложняется процесс контроля у руководителя. Как всё это оптимизировать? Ответ однозначен – комплексно автоматизировать.

Авансовый отчет и приложения в электронном виде – так можно было?

Российское финансовое законодательство разрешает компаниям вести авансовые отчеты в электронном виде. Об этом идет речь в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250.

Также если в компании используется система электронного документооборота, сотрудник может использовать для заверения отчета простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Это закреплено в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232.

Значит, и предоставлять, и утверждать авансовый отчет в электронном виде реально. В качестве приложений можно использовать, как изначально электронные документы, так и бумажные — в бухгалтерию они предоставляются именно в том виде, в котором были созданы. Рассмотрим это на примерах.

Подотчетные сотрудники предоставляют в качестве подтверждений различные документы, в случае с отчетом по командировке существенную часть из них занимают проездные. Если билет на поезд покупается через интернет, то на почту приходит подтверждение в виде электронного билета. Министерство финансов разрешает прикладывать такие купоны в виде приложения к отчету. В частности, в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 говорится, что приложить к отчету в электронном виде разрешено контрольный купон электронного билета.

Если же сотрудник использует для прибытия на место командировки не поезд, а самолет, ситуация обстоит иным образом. В этом случае подтверждением становится бумажный оригинал посадочного талона. Ссылки на это требование есть в письмах Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 и от 06.04.2015 № 03-03-06/19229. И сразу же в двух других письмах Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 и от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 оговаривается, что и на бумажном, и на электронном оригинальном посадочном талоне должны присутствовать отметки о том, что сотрудник действительно использовал для перемещений данный авиарейс. В качестве доказательства может выступать отметка о досмотре на купоне.

Сегодня подтвердить факт перелета можно не только оригинальным посадочным купоном с соответствующей отметкой, но и справкой из авиакомпании. Однако запрос такой справки менее удобен для командированного сотрудника, так как создает ему дополнительную бюрократическую работу и отнимает рабочее время.

В качестве приложения к авансовому отчету достаточно часто используется служебная записка — она оформляется, если подотчетник пользуется собственным транспортным средством. Строгих ограничений нет – составлять записку можно как в бумажном варианте, так и в электронном. Во последнем случае это разрешено, если в компании используется система электронного документооборота, и сама служебная записка заверяется цифровой подписью.

В отдельных случаях служебная записка также оформляется, если на руках у подотчетного лица нет никаких документов, подтверждающих факт проезда и проживания в командировке. Тогда в служебной записке проставляются дата прибытия к месту командировки и дата убытия, и к ней прилагается подтверждение от принимающей стороны. Если организация, куда сотрудник отправлялся в командировку, использует систему электронного документооборота, такое подтверждение можно запросить и далее подать в электронном виде.

Таким образом, бухгалтерии разрешено принимать подтверждающие документы не только в бумажном, но и в электронном виде, однако часть из них на сегодняшний день всё еще должна сдаваться бумагой. Но как же тогда использовать все преимущества электронной системы для авансовых отчетов, и при этом оставаться в правовом поле без санкций со стороны налоговых органов?

Электронный авансовый отчет – как оптимально использовать?

Итак, согласовать авансовый отчет с приложениями в электронном виде можно. Следуя требованиям, изложенным в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, такой отчет подписывается с помощью простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи. Бумажные подтверждающие документы сканируются и отправляются в электронную систему, а также передаются в бухгалтерию, которая хранит их для предоставления во время налоговых проверок.

Таким образом даже при полном переводе авансовой отчетности в электронный формат, часть бумажных документов пока всё-таки придется хранить, однако на сегодняшний день такой способ подачи и утверждения АО уже максимально экономит время задействованных в процессе сторон и при этом оказывается безопасен с точки зрения законодательства.

Во время камеральных или выездных налоговых проверок авансовые отчеты, созданные в электронном виде, распечатываются на бумаге и заверяются. Отдельно наносится отметка о том, что для подтверждения отчета использовалась электронная подпись. Такая схема разрешена – это указано в письме ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Заполнить авансовый отчет онлайн, подкрепив его сканами и фотографиями подтверждающих документов можно в приложении Hamilton Авансовый отчет. В этом приложении также может работать бухгалтер, причем все проводки за него формируются автоматически, и руководитель – каждому участнику доступна функция подписания документов ЭЦП. Приложение также предусматривает хранение всей документации в электронном архиве.

Почему бумажные документы для АО нельзя полностью исключить?

Однозначно, мир движется в сторону диджитализации, однако в силу требований законодательства некоторым областям для полного перехода в электронный формат потребуется больше времени.

В авансовом отчете обосновываются траты, совершенные сотрудниками для нужд организации. Документальное подтверждение этих трат позволяет использовать их при расчете налога на прибыль и уменьшении налоговой базы.

Эти же данные играют важную роль при исчислении НДФЛ и страховых взносов. Если расходы подтверждены соответствующими документами, компенсация не будет считаться вознаграждением и приниматься во внимание при калькуляции НДФЛ, взносов в Пенсионный фонд РФ и на страхование от профессиональных рисков.

По мере роста и развития компании многие внутренние процессы усложняются. И практически в 70% случаев это ведет к тому, что эффективность работы падает. Иногда сбой происходит лишь на одном этапе. Например, при оформлении авансового отчета происходит задержка на этапе его подписания – руководитель слишком загружен, чтобы быстро просматривать поступающие ему на стол бумаги. В результате отчет может прийти в бухгалтерию с опозданием. По цепочке небольшая просрочка превращается в серьезное отставание, что чревато задержкой компенсации сотруднику и штрафами со стороны контролирующих органов. Решить проблему быстро не получится – потребуется комплексный подход.

Интеграция бизнес-систем

Этот процесс охватывает широкий круг задач. Например, описание бизнес-процесса, его отладка, а после – оптимизация. В результате оптимизации компании удается высвободить больше ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных.

Вся деятельность компании состоит из взаимосвязанных бизнес-процессов, и, если их выполнение отлажено как часовой механизм, то ошибок не происходит, а работа выполняется грамотно, четко и точно в срок. Это значит, что руководитель получает возможность перенаправить освободившихся специалистов на выполнение других задач, то есть увеличить производительность работы компании в целом.

Интеграция подразумевает и настройку взаимодействия между различными информационными системами предприятия. Использовать несколько инструментов, а после прилагать усилия, чтобы свести результаты их работы воедино, нецелесообразно. Это требует много времени и сил, а также повышает риск возникновения ошибок.

Тогда как интегрированные информационные системы работают в комплексе, открывают возможность для обмена данными и их аналитики, сведения результатов и формирования отчетности.

Интеграция состоит из двух этапов:

• отладка взаимодействий приложений и программных комплексов;
• отладка обмена данными.

Помимо тонкой настройки используемых в компаниях технических и информационных инструментов неизбежен и пересмотр алгоритма выполнения задач.

Интеграция бизнес-процессов – шаг к повышению эффективности бизнеса

Алгоритм выполнения задачи может включать несколько этапов. Изучение бизнес-процессов и их описание в ряде случае помогают выявить и устранить этапы, которые не представляют никакой ценности. В результате получается сократить цепочку действий, а значит – сделать выполнение задачи более эффективным и быстрым. Интеграция бизнес-процессов становится важным шагом на пути к оптимизации работы компании. Без нее не обойтись тем, кто нацелен на перспективное долгосрочное развитие и хочет оставаться в выигрыше даже в сложной рыночной ситуации.

Как происходит интеграция бизнес-приложений ?

Для эффективной работы компании широко используются специальные инструменты, которые помогают упростить документооборот, взаимодействие с настоящими и будущими клиентами, процесс подачи отчетов и другие рутинные задачи. Если все эти элементы комплекса разобщены, наладить их результативную работу сложно.

И снова вернемся к авансовым отчетам. Автоматизация этого процесса, бесспорно, делает работу рядовых сотрудников комфортнее и быстрее. Для руководителя повышается управляемость и прозрачность, он в любой момент можно получить доступ к данным – например, приложениям отчета, статистике. От использования таких приложений выигрывают все участники. Но сам бизнес-процесс неразрывно связан с бухгалтерией, а это значит, что система его автоматизации должна легко и быстро взаимодействовать с системами бухгалтерского учета.

Рассмотрим приложение Hamilton Авансовый отчет. Оно позволяет комплексно автоматизировать процесс обработки авансовой отчетности и при этом интегрируется с любой ERP-системой. Это значит, что все необходимые бухгалтеру данные легко подтягиваются из одной системы в другую. Такая интеграция позволяет комфортно работать в приложении без потери данных или траты времени на их внесение.

Современные приложения для интеграции с действующими информационными системами – все чаще облачные, то есть доступ к ним можно получить из любой точки мира и с удобного девайса: компьютера, смартфона, ноутбука или планшета.

Работу любого предприятия невозможно представить без большого количества документов. Составление служебных записок, приказов, распоряжений составляет целый пласт работы, в которую оказываются вовлеченными все – от рядового сотрудника до руководителя компании. Существенную долю в документообороте составляют отчеты. Причем отчитываться необходимо как внутри предприятия, например о целевом расходовании аванса в командировке, так и снаружи – контролирующим органам.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ОНЛАЙН[/vc_button]

Для корректного составления отчета нужно следовать базовым правилам:

• фиксированная форма;
• достоверные данные с приложениями-подтверждениями;
• установленные сроки предоставления.

И если еще некоторое время назад предоставлять отчеты можно было только в бумажном виде, то сегодня прогресс шагнул далеко вперед, упростив задачу формирования и подачи отчетов и внутри, и снаружи компании.

Электронная сдача отчета в контролирующие органы

Государство обязует предприятия подавать определенный набор документов по результатам деятельности. Список контролирующих организаций разнится в зависимости от системы налогообложения и вида деятельности компании. Обязательными для всех являются Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и налоговая служба.

Подавать отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде. Однако здесь действуют некоторые ограничения. Например, крупные компании обязаны подаваться в электронном виде. Налоговая принимает электронные отчеты от компаний со штатом сотрудников более 100 человек, Фонд соцстрахования – с численностью сотрудников свыше 25 человек.

Подавать декларации в электронном виде зачастую проще и удобнее – не нужно куда-либо ездить и сидеть в очереди с бумагами. Кроме того, если бумажные отчеты необходимо подавать до 15 числа месяца, то электронные – до 20.

Предоставлять отчетность в контролирующие органы можно двумя способами: в личном кабинете на сайте госструктуры или через оператора электронного документооборота.

В первом случае регистрироваться придется на сайте каждого контролирующего органа. Там же можно будет найти формы, в которых необходимо подавать документы, и сроки. Для отправки документов понадобится квалифицированная электронная подпись. Некоторые госорганы требуют усиленную квалифицированную электронную подпись; это платно, и, чем больше подписей, тем больше придется платить.

Операторы электронного документооборота отправляют документы с помощью защитного шифрования, что обеспечивает полную конфиденциальность ваших данных. Услуги оператора также платные, их стоимость зависит от того, насколько широк список контролирующих органов и какой функционал от системы необходим. Подача производится с помощью специального инструмента – программы, в которой собраны все отчеты. Дополнительно в этой программе могут быть шаблоны, календарь-напоминание о сроках предоставления документов, проверка на возможные ошибки при заполнении онлайн-бланков.

Электронный отчет внутри компании

Чтобы управлять компанией, руководитель должен видеть результаты ее деятельности. Именно на их основе принимаются стратегические решения. Эти результаты предоставляются в виде отчетности. Именно она помогает составить полную картину работы компании за определенный период времени.

Есть также виды отчетов, которые обязательны как внутри компании, так и для предоставления в контролирующие органы: например, авансовые отчеты по общехозяйственным расходам или командировкам. Остановимся на последних.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

По возвращении из командировки в течение 3 дней сотрудник обязан предоставить отчет, в котором будут описаны все целевые расходы с приложениями-подтверждениями. Если этот процесс в компании автоматизирован, сформируется отчет в электронном виде, что существенно сэкономит время сотрудника. Получить к нему доступ в любой момент может как составивший его сотрудник, так и вышестоящие специалисты – бухгалтерия, кадровый отдел, руководитель. К отчету можно приложить фото или сканы всех подтверждающих документов.

Работа с таким отчетом становится проще, быстрее и прозрачнее. Это положительно сказывается на результатах работы специалистов и компании в целом.

Бумажный документооборот традиционно используется внутри предприятий для обмена корреспонденцией между субъектами бизнеса и контролирующими органами. Постепенно его сменяет цифровой, располагающий всеми преимуществами современных технологий – высокой скоростью, уровнем безопасности, доступностью и эффективностью. Разберемся подробнее, какими возможностями обладает цифровая технология и почему ее стоит предпочесть традиционной бумаге.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА[/vc_button]

Какие функции выполняет электронный документооборот

Это зависит от того, какие именно задачи требуется решить при внедрении электронного документооборота (ЭДО) на предприятии. Как правило, основными функциями являются:

• формирование цифровой копии документа;
• создание и быстрый поиск атрибутных карточек;
• использование готового шаблона текста с подстановкой в него переменных;
• подготовка электронного документа на фирменном бланке компании;
• сохранение цифровой версии в различных форматах;
• учет и ведение журналов, анализ документов;
• согласование и утверждение документов;
• централизованная рассылка.

Система может внедряться практически в любую отрасль деятельности компании. Кадровый и бухгалтерский учет, складское и архивное дело, безопасность, управление – автоматизация документооборота играет свою роль в успешном контроле и налаживании бизнес-процессов, улучшении качества и производительности труда.

Какие преимущества несет документооборот ЭДО для предприятия

• Создание цифрового файла и регистрация его в системе единоразовы и не требуют копирования.
• Одновременное выполнение нескольких операций с документом сокращает время на его обработку.
• Единая база документации исключает ее дублирование в нескольких экземплярах.
• Практически мгновенный поиск документа по карточке.
• Формирование отчетности и базы для анализа.

Если же говорить предметно, то после внедрения на предприятии электронного документооборота обработка каждого документа сокращается минимум на 1,5 часа в день. Дополнительно стоит приплюсовать к этому и стоимость канцелярских принадлежностей – бумаги, ручек, корректоров и т.д. А поиск бумажных документов в архивах занимает массу времени, тогда как электронный находится в базе за несколько секунд, причем рядовым сотрудником.

Еще одно преимущество, которое стоит выделить отдельной строкой, это бессрочное хранение информации. Картотека сотрудников, конфиденциальная информация и многое другое при должной организации сохраняются в течение десятилетий.

Электронный документооборот внутри и снаружи компании

Закон никак не ограничивает использование автоматизированных систем для ведения делопроизводства на предприятиях и в некотором смысле даже поощряет: в 1994 году была внедрена электронная цифровая подпись как средство идентификации пользователей.

Для использования электронных документов и внешнего электронного документооборота соответствующий пункт прописывается в учетной политике организации. Он дает право составлять «первичку» в цифровом виде и заверять ее соответствующей подписью. Если электронный документооборот планируется применять и для внешнего обмена документацией, необходимо заключить договор с контрагентом.

Электронная цифровая подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной. Квалифицированная подпись приравнивает электронный документ к бумажному, обладая высокой степенью защиты.

Системы ЭДО становятся неотъемлемой частью автоматизации бизнес-процессов. Обойтись без них невозможно, тогда как их внедрение позволяет существенно повысить управляемость предприятием, делая прозрачным совершение многих операций. Документооборот ЭДО на практике оказывается удобным за счет своей масштабируемости и простоты интеграции. Его внедрение на предприятии состоит из нескольких этапов – от определения целей и составление технического задания до обучения персонала. Однако если все задействованные в процессе стороны нацелены на результат, успех гарантирован.

Безбумажное делопроизводство сегодня встречается даже в небольших компаниях. Исключение классического бумажного документооборота не только спасает леса – оно самым что ни на есть положительным образом сказывается на повышении эффективности бизнеса. Как это возможно и в чем выражается? Разбираемся ниже.

Зачем необходим электронный документооборот в организации

Использование программных средств на предприятии позволяет добиться следующих результатов:

• минимизация сроков обращения документов и повышение скорости работы сотрудников;
• мгновенный и безошибочный поиск документа в системе даже при наличии минимальной информации о нем;
• возможность в любой момент отследить текущее состояние документа и лицо, ответственное за его выполнение;
• общая база документов без необходимости хранения их в нескольких экземплярах.

Применение электронного документооборота возможно в различных сферах деятельности организации: кадровом и бухгалтерском учете, управлении, производстве, складском и архивном деле. Система имеет как базовый, так и расширенный функционал, что удобно для решения специализированных задач компании.

Существует несколько степеней защиты, которые позволяют оградить внутренние данные компании от несанкционированного доступа. Современные системы ЭДО поддерживают высокий уровень безопасности. Автоматизировать и должным образом защитить делопроизводство сегодня возможно в любой отрасли.

Как происходит внедрение электронного документооборота

Успешность интеграции системы зависит от соблюдения ряда условий:

• Своевременная и грамотная подготовка технического задания с учетом всех требований к системе и особенностям построения рабочего процесса.
• Заинтересованность в результате всех сторон – не только руководства и разработчика, но и конечных пользователей, которые будут иметь дело с системой ежедневно.
• Поэтапная и постепенная установка.

В целом внедрение производится в несколько этапов:

• разработка технического задания;
• выбор подходящего программного продукта;
• перечисление и описание бизнес-процессов;
• составление общего плана работ;
• установка и запуск программного продукта;
• тестирование и отладка программы;
• запуск системы в эксплуатацию;
• мониторинг.

При этом важно не только выбрать и внедрить хороший продукт, но и обучить персонал работать с ним, а также постоянно производить мониторинг. Вовлеченность в процесс всех участников и их нацеленность на успешный результат помогут избежать ряда проблем и быстрее справиться с возникающими трудностями.

Электронный документооборот в компании как часть комплексной автоматизации

Необходимость в оптимизации бизнес-процессов рано или поздно встает перед каждым предприятием, даже небольшим. И в этом случае эксперты сходятся во мнении, что лучше всего использовать комплексный подход. На первый взгляд кажется, что автоматизировать делопроизводство в разных отраслях деятельности – оправданное решение. На практике же получается, что свести воедино модули, внедренные по очереди, не всегда возможно – синхронизировать их работу становится практически невыполнимой задачей.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА[/vc_button]

Тогда как внедрение единой системы позволяет автоматизировать бизнес-процессы разом. Ключевое в этом случае – выбрать программный комплекс с возможностью расширения и усовершенствования. Современные системы электронного документооборота в организации подходят для интеграции в ERP-архитектуру. А функционал таких комплексов существенно расширяется за счет бизнес-приложений, которые делают процесс управления предприятием более удобным, гибким, прозрачным и контролируемым.