Автоматизация бухгалтерии

Бухгалтерский учет – одна из самых объемных ветвей документооборота предприятия. При этом внедрять в нее средства автоматизации, способные несколько сократить объем работ и упростить задачу сотрудников, стали относительно недавно. Переход некоторых функций от человека к программе сделал задачу более простой, сократил вероятность ошибок, которые могли привести к серьезным последствиям. Какие это функции?

• Вычисление налогов и сборов, подбивание итогового баланса.
• Формирование сводных отчетов.
• Сбор и хранение информации.
• Автоматическое заполнение бланков.

Перекладывание подобных технических задач со специалиста на средства автоматизации бухгалтерии предприятия способствует разгрузке сотрудников, однако не отменяет важности принятых ими решений. Наоборот, именно специалист вносит первичные документы в базу, отвечает за принятие решений на основе аналитики, курирует проведение всех операций.

Какие преимущества дает автоматизация бухгалтерии

• Высокоскоростная обработка большого количества информации.
• Сбор и хранение первичной документации.
• Аналитические и статистические выкладки в наглядном виде: графики, диаграммы, таблицы.
• Автоматизированное внесение реквизитов без ошибок.
• Сокращение объема бумажных документов.
• Моментальный обмен финансовой и другой информацией между сотрудниками, подчиненными и руководителями, отделами и филиалами.
• Отсутствие ошибок в расчетах.
• Налаживание электронного документооборота между компанией и контролирующими органами.
• Полная прозрачность хозяйственной деятельности предприятия.
• Оперативное реагирование на внесение корректировок в регулирующие деятельность законодательные акты.

Для кого важна автоматизация систем учета

В своей деятельности не использовать возможности компьютеров по желанию могут индивидуальные предприятия, которые имеют право сдавать отчетность в бумажном варианте. В остальных случаях законодательство предписывает внедрять в организации электронный документооборот. Его введение во много раз сокращает количество бумажных документов, используемых внутри компании и при внешних взаимодействиях.

Системы автоматизации бухгалтерского учета необходимы и руководителям предприятий, и сотрудникам.

Руководители получают возможность полностью контролировать хозяйственную деятельность предприятия, отслеживать расходы и доходы, что необходимо для долгосрочного планирования. Наглядная форма предоставления статистической информации положительно влияет на качество принимаемых решений. А благодаря мгновенному обновлению информации можно чутко держать руку на пульсе потребностей компании, а также исключать возможность недобросовестного подхода к работе со стороны подчиненных.

Для сотрудников автоматизация системы бухгалтерского учета на предприятии повышает качество и скорость работы. Рутинные операции по внесению реквизитов и вычислениям сводятся к минимуму, тогда как максимум времени остается для принятия важных решений, проведения анализа, повышения квалификации.

Хорошим примером является приложение по автоматизации авансовой отчетности, в котором как раз и задействованы сотрудники, бухгалтера и руководители. На схеме видно, что внедрение такого приложения делает бизнес-процесс максимально простым и быстрым, так как все его участники взаимодействуют онлайн в единой системе, где большая часть их рутинных действий уже автоматизирована.

Использование таких инструментов на предприятии повышает качество и скорость работы всех подразделений, минимизирует вероятность ошибки, которая может закрасться в расчеты по вине человеческого фактора. Электронный документооборот при высокой степени защищенности обеспечивает максимальную скорость подачи документов в контролирующие органы.

Этапы автоматизации

Для того, чтобы процесс внедрения системы прошел гладко, а результат достиг желаемого, внедрение происходит в несколько этапов.

1. Сбор и анализ информации. Необходим детальный анализ потребностей компании, особенностей учетной политики организации, процесса сбора и аккумуляции информации, а также должностных обязанностей сотрудников, прямо или косвенно связанных с бухгалтерским учетом.
2. Составление технического задания. Формирование технического задания требует особенно тщательного подхода, так как даже малые ошибки или неточности, закравшиеся в него, потребует немалого времени для исправления.
3. Выбор продукта. Во внимание принимается стоимость решения, сложность, требования к техническому оснащению предприятия и необходимость переподготовки персонала.