Служебные поездки по поручению работодателя могут иметь различную продолжительность. Они могут растягиваться на много месяцев или требовать всего нескольких часов присутствия сотрудника вне его рабочего места. Давайте рассмотрим, есть ли минимальные и максимальные сроки служебных поездок согласно действующему законодательству, как производится оформление и оплата однодневных командировок.
Оформляется ли командировка на один день?
Служебные поездки регулируют следующие законодательные акты:
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», вступившее в силу 1 сентября 2025 года. Заменяет ранее действовавшее Положение № 749 от 2008 года и определяет порядок направления работников в командировки (как по территории РФ, так и за ее пределы), требования к оформлению, сроки, гарантии и компенсации расходов, а также перечень возмещаемых расходов;
- Статья 166 Трудового кодекса РФ — определяет общие положения о служебных поездках;
- Статья 167 Трудового кодекса РФ — закрепляет гарантии для работников, направляемых в командировку, такие как сохранение места работы и должности, а также среднего заработка на весь период командировки, включая время в пути;
- Статья 168 Трудового кодекса РФ — регулирует вопросы по возмещению расходов, связанных с командировкой, включая проезд, проживание, суточные и иные затраты, согласованные с работодателем;
- Локальные нормативные акты организаций (положения о командировках, трудовые договоры, коллективные договоры), которые должны быть составлены в соответствии с Постановлением № 501;
- Налоговое законодательство, связанное с налогообложением суточных и других выплат (например, лимиты по НДФЛ и страховым взносам).
Продолжительность рабочих поездок определяется только работодателем, исходя из направленного сотруднику поручения.
Действующее законодательство не устанавливает ни минимальный, ни максимальный срок командировки.
Однодневная командировка — это служебная поездка, осуществляемая в пределах одного календарного дня. Работник отправляется из постоянного места работы в другой город, выполняет порученные задания в ином месте и возвращается обратно в тот же день. Согласно Трудовому кодексу РФ, подобная поездка признается полноценной командировкой.
Кого нельзя отправлять в однодневную командировку?
Согласно Трудовому кодексу РФ, есть категории сотрудников, которых нельзя направлять в однодневные командировки даже с их согласия, а также те, кто может отказаться от поездки при наличии письменного согласия. Тип трудового договора (срочный, бессрочный или по совместительству) не играет роли.
Запрещено направлять в служебные командировки:
- Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
- Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ). Исключение — артисты и спортсмены в возрасте до 18 лет, которые могут периодически ездить на гастроли и на соревнования;
- Лиц, с которыми заключен ученический договор — в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Можно направлять в служебные командировки с письменного согласия:
- Отцов или матерей-одиночек, воспитывающие ребенка в возрасте до 5 лет:
- Матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 3 лет;
- Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
- Сотрудников, обеспечивающих уход за больными родственниками;
- Родителей или опекунов, воспитывающих без супруга / супруги детей в возрасте до 14 лет
- Родителя, имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу по мобилизации, направлен на службу в войска национальной гвардии Российской Федерации по мобилизации или заключил контракт о прохождении военной службы в период мобилизации, в период военного положения или в военное время либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации или войска национальной гвардии Российской Федерации;
- Родителей, имеющих трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, в период до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет;
- Инвалидов, если не имеются противопоказания к командировкам.
Отсутствие письменного согласия при направлении данной категории сотрудников в командировку является нарушением трудового законодательства, что может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Это определено как нарушение закона о труде и охране труда и влечет за собой наложение штрафа, а для должностных лиц при повторном эпизоде — дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.
Как оформить командировку на один день?
В расчете такой служебной поездки нет существенных отличий от более длительных деловых визитов. В табеле учета рабочего времени эти дни обозначаются стандартным образом. То же касается и расчетов:
- В рабочий день однодневная командировка рассчитывается по стандартной ставке — исходя из среднего заработка;
- В выходной день или праздничный нерабочий средняя заработная плата за этот день удваивается.
Отличие от стандартной деловой поездки заключается лишь в выплате суточных для командировки на 1 день. Если сотрудник отправляется в поездку на территории России, суточные не выплачиваются в принципе. Если же служебная необходимость заставляет его отправиться в поездку за границу, суточные выплачиваются из расчета половины от установленного тарифа. Однако возможность поощрить работника, выплатив ему аналог суточных, все же существует. Для этого в учетной политике организации или локальном приказе о командировке оговаривается возможность выдачи компенсации. Рекомендуется избегать названия «суточные» в определении этой компенсации.
Как правильно оформить однодневную командировку и издать приказ?
Порядок оформления однодневной командировки стандартен:
- Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. Для оформления приказа можно использовать унифицированные формы (Форма № Т-9 — для одного сотрудника и Форма № Т-9а — для нескольких сотрудников);
- Выдаются денежные средства на необходимые расходы в качестве аванса;
- Ставится отметка в табеле учета рабочего времени и при необходимости — в журнале учета командировок;
- Если деловая поездка выпадает на выходной или праздничный день, сотрудник обязательно должен предоставить свое согласие.
Что нужно знать, если едешь в командировку на один день?
Алгоритм действий сотрудника при направлении в однодневную командировку:
- Ознакомиться с приказом, изданным руководством компании и оформленном по стандартной унифицированной или собственной, закрепленной в учетной политике организации, форме. В нем будет указано назначение поездки, поставленное задание и другие важные нюансы.
- Получить аванс на предстоящие расходы и компенсацию суточных.
- Проверить отметку в табеле учета рабочего времени. Ее проставляет работник отдела кадров, используя буквенный или цифровой код. Для обычных рабочих дней это чаще всего буквенный код «К» или цифровой код «06», для выходных и праздничных дней — «К», «06», «РВ» или «03».
- После возвращения в течение трех дней с момента приезда составить и подать в бухгалтерию авансовый отчет. К нему необходимо приложить документы, подтверждающие расходы — чеки, квитанции, накладные, бланки строгой отчетности и т.д.
В чем разница между служебной поездкой и командировкой?
Командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Служебная поездка — это поездка сотрудника, чья работа имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Такой характер работы закрепляется в трудовом договоре (например, для курьеров, водителей, проводников). Для них регулярные поездки являются частью обычной трудовой деятельности, а не временным служебным заданием.
Командировка требует обязательного оформления приказа или иного распорядительного документа работодателя. В приказе о командировке обязательно указываются срок, цель поездки, служебное задание и другие условия. По возвращении сотрудник сдает авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
Служебные поездки работников с разъездным характером работы не оформляются отдельными приказами, так как такие поездки являются частью их постоянных обязанностей.
Какие нормы суточных в 2026 году и как они оплачиваются?
На 2026 год законодательство устанавливает следующие минимальные размеры суточных:
- Для выездов по России необлагаемый НДФЛ размер выплат установлен на уровне 700 рублей в сутки;
- Для заграничных поездок размер дневного пособия, которое не облагается НДФЛ, в 2026 году составляет 2 500 рублей в день;
- Для работников с разъездным характером работы и выполняющих работу за пределами России установлен новый необлагаемый лимит по НДФЛ и увеличен до 3 500 рублей в сутки;
- Для поездок по служебному поручению на территорию ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей, установлены увеличенные лимиты суточных в командировке в размере 8 480 рублей в день.
В организации же может быть установлена собственная сумма, выплачиваемая сотруднику в качестве суточных. В этом случае размер превышения облагается налогом.
Как автоматизировать командировки?
Для удобства подготовки авансового отчета существует множество специальных бизнес-приложения. Они являются крайне актуальными для компаний любого масштаба, ведь с их помощью удается полностью оптимизировать бизнес-процессы, упрощая решение множества задач.
Одно из таких приложений — Hamilton Авансовые отчеты.
Использование приложения Hamilton Авансовые отчеты обладает рядом преимуществ для компаний и их пользователей:
- Мобильность. Приложение можно использовать с персонального компьютера, смартфона или планшета в дороге, на работе или дома.
- Локализация. Приложение настраивается под актуальные законодательные нормы и действующую политику компании (валюта, суточные, налоговые ставки и т.д.).
- Прозрачность. Весь бизнес-процесс происходит в онлайн режиме, что позволяет легко контролировать действия всех участников цепочки на всех этапах.
- Автоматизация работы бухгалтера. Бухгалтерские проводки формируются и загружаются в ERP-систему Заказчика в автоматическом режиме.
- Хранение первичной документации. Сотрудник делает фото и скан-копии подтверждающих документов и загружает их прямо в приложение.
- Гибкая интеграция. Приложение встраивается в существующую программную архитектуру и совместимо с большинством ERP-систем (1С, SAP, Oracle, JD Edwards).
Таким образом, внедрение Hamilton Авансовые отчеты позволяет:
- Ускорить процесс оформления и согласования авансовых отчетов;
- Снизить нагрузку на бухгалтерию;
- Обеспечить полное соответствие требованиям законодательства;
- Повысить прозрачность финансовых операций;
- Упростить работу сотрудников, находящихся в разъездах или командировках.
Для компаний, стремящихся к цифровой трансформации, оптимизации финансовых процессов и командировочных расходов, внедрение экосистемы Hamilton Apps становится важным инструментом повышения эффективности бизнеса.
