При возвращении из командировки сотруднику необходимо корректно и безошибочно заполнить авансовый отчет. Как это сделать? Пошагово разбираемся в этом вопросе вместе с вами!
Задача № 1: Собрать все подтверждающие документы
- Проездные документы (билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции);
- Документы на проживание (чеки, ваучеры, договоры);
- Кассовые чеки с QR-кодом;
- Банковские выписки (при оплате корпоративной картой);
- Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.
Задача № 2: Проверить сроки подачи отчета
- Три рабочих дня — максимальный срок сдачи отчета после возвращения из командировки;
- При возвращении из деловой поездки в выходной день или при уходе на больничный срок отсчитывается с первого рабочего дня.
Задача № 3: Правильно заполнить авансовый отчет
- На лицевой стороне АО указать общие сведения: наименование организации, дата составления отчета, ФИО подотчетного лица, должность (кроме договоров ГПХ), структурное подразделение и назначение аванса (командировка, общехозяйственные или представительские расходы и т.п.);
- В табличной части АО указать: остаток / перерасход с предыдущего АО, способ получения денежных средств (наличные / карта), сумма полученных средств, сумма израсходованных средств, остаток / перерасход, количество приложенных документов;
- На оборотной стороне АО указать перечень расходов: дата и номер документа, наименование расхода, сумма в рублях, итоговая сумма.
Задача № 4: Приложить документы и передать отчет в бухгалтерию
- Пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они указаны в отчете.
- Приложить оригиналы (или сканы — для электронного формата);
- Передать отчет в бухгалтерию и получить расписку (нижнюю часть документа с подписью бухгалтера).
Задача №5: Обратить внимание на важные особенности
- Суточные расходы не требуют подтверждающих документов;
- Все траты должны быть служебными;
- Электронные чеки необходимо распечатать;
- Иностранные документы должны быть переведены на русский язык.
Как все это оптимизировать? Подготовить авансовый отчет в облачном приложении Hamilton Авансовые отчеты.
- Большая часть информации уже заполнена за сотрудника по умолчанию;
- Поля, в которые необходимо внести недостающие данные, автоматически подсвечиваются красным цветом;
- Для подтверждения расходов сотруднику необходимо лишь сфотографировать свои чеки и прикрепить их онлайн;
- Для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».
Кстати, в Hamilton Авансовые отчеты есть возможность настройки ограничений по расходам в соответствии с политикой компании. Ограниченный перечень доступных типов расходов может быть представлен в виде удобного списка, что позволяет:
- Исключить ошибки при классификации расходов;
- Ускорить процесс внесения данных;
- Обеспечить единообразие в бухгалтерском учете.
Такой подход к организации выбора не только упрощает работу пользователей, но и повышает качество финансового учета, сводя к минимуму вероятность некорректного распределения средств по статьям расходов.
