Авансовый отчет обязательно подкрепляется документами, которые подтверждают целевое расходование средств сотрудником. Эти требования закреплены и в законодательстве: в указании Центробанка России 11.03.2014 № 3210-, а также Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Первичные документы должны прилагаться к авансовому отчету не только из-за установленных правил. Когда сотрудник подтверждает целевое расходование средств компании, эти суммы принимаются к сокращению налогооблагаемой базы.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Какие документы можно приложить к авансовому отчету?

Главные нормативно-правовые акты, регулирующие составление авансовых отчетов, не оговаривают конкретные первичные документы, которые могут к ним прилагаться. Ранее для составления авансовых отчетов необходимо было использовать стандартизированную форму АО-1, однако в последних изменениях закрепленной формы нет – авансовый отчет можно подавать в свободной форме. На практике во многих организациях продолжают использовать именно АО-1 как отработанную и наиболее удобную форму. В ней все прилагаемые к авансовому отчету подтверждающие документы перечисляются на обратной стороне листа по номерам, датам, содержанию расходов.

Все необходимые для подтверждения реквизиты содержатся в следующих документах:

  • кассовые чеки;
  • бланки строгой отчетности;
  • товарные чеки;
  • накладные;
  • приходно-кассовые ордера.

Требования к товарному чеку для авансового отчета

Подтвердить обоснованность расходов можно не только приходно-кассовым ордером или бланком строгой отчетности. Товарный чек также может являться подходящим обоснованием. Выдавать такой чек могут организации и предприниматели, работающие по единому налогу, а также индивидуальные предприниматели на патенте. Кассовый чек является фискальным документом, содержащим информацию об НДС, товарный чек – первичный документ, подтверждающий факт расчета между продавцом и покупателем. Они могут дополнять друг друга или использоваться в бухгалтерии по отдельности.

В товарном чеке для авансового отчета согласно требованиям законодательства должны быть указаны:

  • дата составления;
  • порядковый номер;
  • наименование поставщика товара или услуги;
  • ИНН организации/индивидуального предпринимателя;
  • полный список товаров или услуг, который оплачивал подотчетный;
  • сумма покупки в российских рублях;
  • данные сотрудника, выдавшего чек, и его подпись.

При этом форма составления чека может быть свободной, потому что законодательство не закрепляет строгих норм. Если по какой-либо причине продавец товара или услуги не может предоставить подотчетному сотруднику приходно-кассовый ордер или бланк строгой отчетности, можно воспользоваться возможностью выписать товарный чек. Строгий учет не ведется, хотя некоторые ИП и организации формируют журнал учета выдачи товарных чеков с сохранением их копий.

Чек вполне подходит в качестве документа, который может подтвердить целевое расходование средств организации. Тем более что в актуальных законодательных актах, в частности, №290-ФЗ от 3 июля 2016 года. В нем в статье 2 пункте 2.1 поясняется применение товарного чека вместо кассового. Отдельные статьи Налогового кодекса РФ также это подтверждают.

Чеки для авансового отчета: требования, которые помогут не допустить ошибки

Чтобы избежать возможных неточностей или сложностей в дальнейшем при утверждении документов либо проверке контролирующими органами, следует руководствоваться следующими правилами:

  • Товарный чек может дополнять кассовый. Тогда на нем ставится пометка «действителен при предъявлении кассового чека», а сумма НДС выносится отдельной строкой.
  • Товарный чек должен быть подкреплен мокрой печатью.
  • Товарный чек может быть закреплен надписями «получено» и «оплачено». Это не является обязательным, однако и нарушением считаться не будет.
  • Незаполненных строк в товарном чеке быть не должно. А вот лишние графы в нем можно зачеркнуть.
  • Для заполнения товарного чека рекомендуется использовать чернила черного или синего цвета.
  • Товарный чек можно разделить на два бланка или отметить в предыдущем наличие последующих, если вся покупка/оплата услуги не помещается на один стандартный бланк.
  • Важно отметить, чтобы оба бланка содержали необходимую информацию или на первом бланке была отметка о том, что существуют последующие.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Существуют приложения, позволяющие в режиме онлайн загружать первичные документы для авансового отчета. Это существенно упрощает задачу для подотчетного сотрудника и проверяющего менеджера. Такие приложения, в частности, Hamilton Авансовый отчет, предоставляют пользователям и другие возможности:

  • Мобильность. Пользоваться приложением можно на персональном компьютере, смартфоне, планшете. Оно доступно в дороге, на работе и дома.
  • Гибкие настройки. Приложение подстраивается под действующие законодательные нормы и особенности локальных бизнес-практик.
  • Прозрачность. Сотрудник создает авансовый отчет онлайн, менеджер, контролирующий расходы, мгновенно получает доступ ко всей первичной документации, руководитель легко следит за всеми расходами.
  • Поэтапное утверждение отчета. Менеджер утверждает отчет онлайн, а проводки для бухгалтерии создаются автоматически.
  • Сохранение первичной документации. Все бумажные документы (чеки, квитанции, бланки строгой отчетности) фотографируются или сканируются и сохраняются прямо в приложении.
  • Интеграция и синхронизация. Приложение с легкостью встраивается в существующую ERP-систему, может использоваться совместно с другими бизнес-инструментами.

Такие приложения необходимы для сотрудников, так как существенно упрощают процесс создания авансового отчета, организации бизнес-поездок и решение других задач. Руководителям они необходимы для более четкого планирования и контроля расходов. С их помощью можно анализировать траты и составлять статистику. В целом же бизнес-оптимизация направлена на более эффективную работу всех звеньев в компании.

 

Смотрите также: