Компания с широкой географией разброса филиалов или предприятие, сотрудники которого часто вынуждены покидать офис для длительных командировок в другие регионы и даже страны, нуждаются не только в продуманной до мелочей тревел-политике, но и в специальных мерах по оптимизации этого процесса: от планирования и утверждения командировок до составления авансовых отчетов.

КОМАНДИРОВКИ ОНЛАЙН

Все деловые поездки управляются с помощью тревел-программы. Курировать ее может тревел-менеджер – специалист, который управляет бизнес-поездками, контролирует расходы и анализирует полученные результаты или любой другой ответственный за бизнес-процесс сотрудник. Вне зависимости от того, в чьем именно ведении находится процесс, тревел-менеджмент для многих современных предприятий – это важная мера по оптимизации и контролю расходов, помогающая более эффективно планировать, распределять время и нагрузку сотрудников.

Тревел-менеджмент или разумное управление командировками

Сегодня компании разрабатывают настоящую культуру командировок, которая позволяет руководителям постоянно держать руку на пульсе расходов, а сотрудникам – эффективно принимать решения и выполнять поставленные задачи. Для поддержки этой культуры существуют специальные программы и многочисленные сервисы.

Процесс согласования командировки существенно упрощается благодаря программным инструментам. Стандартно процедура представляет собой цепочку, в которой задействованы как минимум 3-4 лица – от рядового сотрудника до руководителя подразделения или организации. Использование мобильного приложения существенно повышает скорость обработки решения: от нескольких дней до нескольких часов. Отлично дополнит это приложение внедрение модулей по автоматизации авансовых отчетов и счетов агентства, а также электронная цифровая подпись. Оптимизированные бизнес-процессы высвобождают время каждого задействованного в решении задачи лица, грамотно перераспределяют задачи и помогают избежать ошибок, характерных для человеческого фактора.

Преимущества тревел-менеджмента с точки зрения руководства компании

В крупных компаниях за организацию бизнес-поездок отвечают сотрудники, в ведении которых находится выбор поставщиков услуг, проведение тендеров и подбор максимально привлекательных корпоративных тарифов для путешествий. Однако если такого сотрудника в штате нет, вся организация командировки ложится на плечи сотрудника, который отправляется в поездку. Использование специальных мобильных приложений для бронирования билетов и составления счетов позволяет сделать это, не покидая собственного рабочего места за считанные минуты. Однако как в этом случае руководителю получить возможность контролировать расходы и действия сотрудников?

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Функции тревел-менеджера практически полностью смогут заменить программные инструменты. Для этого достаточно выбрать доверенное тревел-агентство, чьи корпоративные предложения окажутся максимально привлекательными, и ввести в программу требования политики компании, касающиеся путешествий. Далее остается лишь получать аналитическую информацию, которая доступна в удобном виде в любое время дня и ночи. В результате внедрения такого приложения в работу компании руководитель может постоянно быть в курсе положения дел, передоверять заказ билетов агентству, подтверждать выставленные им счета… Словом, полностью управлять командировками сотрудников, не покидая собственного кабинета.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Причем программа дает возможность полной организации поездки – от заказа билетов до (при соответствующей интеграции) составления отчета. Единая система по управлению поездками позволяет полностью спланировать командировку, а не останавливаться на каком-то одном этапе – например, заказе билетов. Это удобно и для сотрудника, который получает возможность решать поставленные задачи компании с максимальным комфортом, и для руководителя, который отслеживает обоснованные траты и анализирует их. В организации бизнес-поездок возможен различный подход:

  • полное самообслуживание, когда всеми вопросами заказа и бронирования занимаются сотрудники организации;
  • тревел-агентство;
  • комбинация двух вариантов.

Мобильные приложения позволяют перенести все эти подходы в единый электронный формат. Расширение функционала (возможность оплаты виртуальными картами, подтверждение счетов агентства и т.д.) только увеличивает гибкость и удобство решения.

Мобильные приложения или современный инструмент тревел-менеджмента с доказанной эффективностью

  • Доступ из любой точки мира. Использовать специальные программы можно с персонального компьютера, планшета или смартфона в офисе, дома или даже в дороге.
  • Доверительное бронирование. Заказать билеты для командировки можно самостоятельно или делегировать эту задачу авторизованному тревел-агентству или тревел-менеджеру компании.
  • Простота использования. Все функции приложения понятны, оно гибко настраивается и управляется без специальной подготовки.
  • Высокий уровень защиты. Безопасность обеспечивается за счет подтверждения деловых поездок несколькими ответственными лицами в рамках заложенной политики компании.
  • Развернутая отчетность и аналитика. Прозрачность всех операций позволяет быстро анализировать данные, составлять статистику и выкладки для дальнейшего планирования и оптимизации расходов.
  • Согласованность с политикой компании. Тревел-политика компании определяет все алгоритмы работы приложения, поэтому действия подтверждаются у ответственных лиц.
  • Гибкие возможности для интеграции. Мобильные приложения способны обрабатывать счета туристических агентств и создавать заказы на бронирование без использования сторонних программ и инструментов.

 

Смотрите также: